Bisakah Google Workspace Gantikan Microsoft 365? Panduan Lengkap untuk Migrasi

Memindahkan keseluruhan organisasi dari satu productivity suite ke yang lainnya terdengat seperti proyek yang akan mengakhiri karier. Dan, ya, memang bisa, apalagi kalau Anda memperlakukannya kayak memencet tombol saklar. Namun, ketika Anda urai jadi langkah-langkah yang terencana dan mudah dikelola, tiba-tiba hal ini bukan lagi sebuah "mimpi buruk", namun sesuatu yang "menantang tapi masih bisa, kok". Kuncinya adalah memahami bahwa migrasi bukan sekadar memindahkan file dari satu cloud ke cloud lain, tetapi mengubah cara orang-orang bekerja, berkomunikasi, dan berkolaborasi.

Google Workspace vs. Microsoft 365: Mengapa organisasi mempertimbangkan peralihan ini

Sebelum kita masuk ke bagaimana, mari kita masuk ke mengapa. Tentunya, suatu organisasi melakukan migrasi bukan karena itu adalah hal yang fun. Keputusan tersebut, biasanya, disebabkan oleh beberapa alasan konkret: menghemat biaya, alat kolaborasi yang lebih baik—yang enggak bikin tim merasa stuck di tahun 2015, kemudahan integrasi dengan layanan Google lain yang sudah dipakai, atau sekadar user experience yang tidak berantakan. Atau, terkadang, karena ingin menghindari kompleksitas lisensi Microsoft. Atau bahkan, karena manajemen ingin memulai baru dengan alat-alat yang lebih modern. Apapun alasannya, keputusan tersebut sudah melalui proses panjang.

Langkah 1: Audit semua yang Anda gunakan

Mulai dari mencari tahu apa saja yang Anda gunakan di Microsoft 365, bukan apa yang Anda bayar. Ada perbedaannya, loh!

Masuk ke konsol admin dan tarik laporan penggunaan (usage report) untuk Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, dan layanan-layanan lainnya. Bisa saja, Anda menemukan kalau setengah dari organisasi Anda hidup bersama Outlook dan Excel, sementara lisensi Power BI—yang mahal itu—cuma mengumpulkan debu. Dokumentasi integrasi pihak ketiga, workflow kustom, dan sistem-sistem lama Anda yang mungkin masih mengandalkan SharePoint 2013. Audit ini berperan sebagai reality check Anda, selain perencanaan pastinya, soal apakah Google Workspace bisa menangani beban kerja organisasi Anda.

Langkah 2: Petakan layanan Microsoft yang ekuivalen dengan Google

Di sinilah titik krusialnya. Gmail menggantikan Outlook, Drive menggantikan OneDrive dan SharePoint, Meet menggantikan Teams (kurang lebih), dan Sheets menggantikan Excel (dengan beberapa catatan).

Namun ingat, ini bukan penggantian satu lawan satu yang sempurna. Beberapa fitur enggak akan bisa diterjemahkan dengan mulus. Pengguna Excel yang mahir akan mengeluh soal Sheets yang kekurangan fungsi tertentu. Master SharePoint perlu memikirkan kembali seluruh arsitektur informasi mereka untuk Drive dan Sites. Dokumentasikan kesenjangan ini sejak awal, komunikasikan secara jujur, dan siapkan rencana untuk edge cases. Mungkin beberapa pengguna tetap menggunakan Excel untuk tugas-tugas tertentu. Mungkin Anda melengkapinya dengan pihak ketiga. Hanya saja, jangan menjanjikan kesamaan fitur jika hal itu tidak ada.

Langkah 3: Pilih pendekatan migrasi Anda

Di sini, Anda punya pilihan:

• Big bang (semua orang beralih bersamaan): tercepat, tapi risikonya pun besar.
• Bertahap (per departemen): lebih aman, tapi perjalanannya panjang.
• Hibrid (jalankan keduanya berbarengan untuk sementara): pendekatan ini memberikan Anda ruang, namun membutuhkan biaya lebih dan berpotensi membuat pengguna bingung.

Untuk banyak organisasi, pendekatan bertahap adalah pilihan yang paling masuk akal. Mulai dengan satu grup pengguna yang melek teknologi yang mampu menangani kendala dan memberikan saran. Kemudian, lanjutkan per departemen yang kurang bergantung pada fitur-fitur khusus Microsoft. Simpan pengguna ahli (power users) dan workflow rumit pada tahap akhir setelah Anda menyelesaikan masalah yang muncul.

Langkah 4: Atur Google Workspace dengan baik

Sebelum memigrasikan satu email, konfigurasikan Google Workspace dengan benar. Atur domain Anda, konfigurasi catatan DNS untuk Gmail, buat unit organisasi yang mencerminkan struktur perusahaan, dan tetapkan peran admin. Konfigurasikan pengaturan keamanan, autentikasi dua faktor (two-factor authentication), dan kebijakan pencegahan kehilangan data (data loss prevention). Atur grup untuk departemen, proyek, dan daftar distribusi. Pekerjaan dasar ini memang membosankan, namun penting. Kalau salah, Anda akan memperbaiki masalah permissions berbulan-bulan. Google Admin console adalah rumah baru Anda, jadi, biasakan diri Anda.

Langkah 5: Migrasikan email dulu

Email adalah urat nadi sebagian besar organisasi, jadi mulailah dari sana.

Alat migrasi Google dapat menarik email, kontak, dan kalender langsung dari Exchange. Anda dapat menggunakan Google Workspace Migrate untuk migrasi kalender dan Drive, atau pihak ketiga, seperti BitTitan atau SkyKick, untuk skenario yang lebih kompleks. Jadwalkan migrasi di luar jam kerja, komunikasikan dengan jelas kepada para pengguna tentang apa yang diharapkan, dan siapkan rencana dukungan seandainya ada yang panik bertanya, "Email saya ke mana?" Uji coba dengan kelompok kecil terlebih dahulu, lalu tingkatkan skalanya. Jangan mencoba memigrasikan 500 mailbox sekaligus, kecuali Anda menikmati kekacauan.

Langkah 6: Pindahkan file secara sistematis

Migrasi OneDrive dan SharePoint akan lebih sulit daripada email karena cara orang-orang menata (atau tidak menata) file mereka.

Gunakan Google Workspace Migrate atau layanan pihak ketiga untuk memindahkan file secara bertahap. Mulai dengan konten personbal OneDrive, lalu shared drives dan situs SharePoint. Permissions biasanya langsung tertransfer, namun tetap verifikasi semuanya. Beberapa tipe file mungkin saja tak bisa terbuka dengan baik di editor Google, terutama spreadsheets atau lembar kerja Excel yang kompleks dengan makro atau dokumen Word dengan format rumit. Komunikasikan hal ini di awal dan berikan solusi alternatif, seperti menyimpan sejumlah file dengan format aslinya.

Langkah 7: Latih pengguna Anda (dengan sungguh-sungguh)

Di sinilah kebanyakan migrasi gagal. Anda enggak bisa begitu saja mencemplungkan orang ke Google Workspace dan berharap mereka bisa berenang sendiri. Mereka enggak akan bisa. Mereka akan frustrasi, produktivitas akan menurun, dan mereka akan menyalahkan Anda.

Jadwalkan sesi pelatihan untuk kelompok pengguna yang berbeda. Pengguna mahir memerlukan pelatihan lanjutan tentang Sheets, pengorganisasian Drive, dan fitur kolaborasi. Pengguna biasa membutuhkan dasar-dasar tentang Gmail, Calendar, dan Drive. Buat panduan referensi cepat, rekam video tutorial, dan siapkan saluran bantuan khusus. Jadikan pelatihan sesuatu yang wajib, bukan opsional. Ya, orang akan mengeluh. Tapi, mereka akan lebih banyak mengeluh kalau Anda tidak melatih mereka.

Langkah 8: Tangani pengguna Microsoft fanatik

Pasti saja akan selalu ada pengguna yang menolak meninggalkan Microsoft, terutama Excel. Anda enggak perlu menghabiskan waktu berdebat dengan mereka. Google Workspace memberikan dukungan untuk menyunting file Office langsung di Drive, walaupun dengan beberapa limitasi. Untuk para pengguna yang betul-betul membutuhkan aplikasi Office, mereka bisa melanjutkan penggunaannya ketika menyimpan file di Drive. Memang tidak ideal, tapi itu lebih baik daripada pemberontakan. Pilih pertempuran Anda dengan bijak.

Langkah 9: Migrasikan komunikasi dan kolaborasi

Kalau Anda menggunakan Teams, migrasi ke Google Chat dan Meet memerlukan perubahan pola pikir. Tools-nya berbeda dan filosofinya pun berbeda. Chat lebih sederhana dan ringan. Meet fokus sepenuhnya pada konferensi video. Anda mungkin membutuhkan Slack atau layanan lain untuk memenuhi kesenjangan itu.

Migrasikan riwayat chat bila memungkinkan, namun terkadang, memulai baru pun tetap oke. Atur Spaces untuk kolaborasi tim, konfigurasi pengaturan Meet untuk organisasi Anda, dan bentuk norma komunikasi baru. Ini adalah perubahan budaya sekaligus perubahan teknis.

Langkah 10: Lakukan penonaktifan Microsoft 365 dengan hati-hati

Jangan batalkan lisensi Microsoft Anda sehari setelah migrasi. Jalankan secara paralel selama, setidaknya, satu bulan, atau mungkin lebih. Kemudian, pastikan Anda:

• Biarkan Exchange tetap daring, semisal salah satu tim Anda ingin mengakses email lamanya.
• Pertahankan akses OneDrive untuk mereka yang masih mengunduh file.
• Arsipkan situs SharePoint yang tidak dapat dimigrasikan.

Setelah Anda yakin seratus persen kalau semua hal-hal kritis telah dipindahkan, maka Anda bisa mulai membatalkan lisensi Microsoft 365 Anda. Bahkan pada saat itu pun, tetap pertahankan akses. Siapa tahu saja masih ada seseorang yang baru ingat soal dokumen penting yang lupa mereka sebutkan.

Realita yang tak ingin didengar siapa pun

Google Workspace takkan langsung menyelesaikan semua masalah Anda. Kalau organisasi Anda tidak terorganisasi di Microsoft 365, begitu pula di Google Workspace. Tools-nya berbeda, bukan sakti. Beberapa hal akan lebih baik: kolaborasi yang lebih lancar, interface yang lebih bersih, dan integrasi yang lebih baik dengan layanan Google. Beberapa hal akan lebih buruk: fitur spreadsheet yang kurang canggih, alat presentasi yang lebih sederhana, dan fitur khusus perusahaan yang lebih sedikit. Itulah konsekuensinya. Yang penting adalah apakah manfaatnya lebih besar daripada kekurangannya untuk organisasi Anda.