Gestión de proyectos de ingeniería en movilidad con monday.com

El reto

El equipo necesitaba una solución que les permitiera:

• Actualizar tareas y avances desde el terreno, sin depender del ordenador.
• Registrar documentación y fotografías asociadas a cada fase del proyecto.
• Planificar tiempos, desplazamientos y agendas en distintas localizaciones.
• Coordinar responsables y disponibilidad de forma clara y centralizada.
• Notificar hitos de facturación a administración en el momento adecuado.
• Dar a Dirección un estado real y fiable del avance de los proyectos.

La herramienta que habían usado hasta entonces no conseguía que el equipo mantuviera el sistema actualizado, lo que dificultaba tener una visión precisa del estado de los proyectos y de la carga de trabajo.

La solución implantada

Diseñamos en monday Work OS un sistema operativo de proyectos adaptado al flujo real de Soultec:

• Gestión completa del proyecto: fases, tareas, responsables y documentación siempre visibles.
• Uso clave de la aplicación móvil, permitiendo, principalmente, actualizar avances directamente desde campo, subir fotografías, informes y documentos por fase, y cerrar tareas sin depender de oficina.
• Calendario operativo y planificación de recursos, para coordinar desplazamientos y disponibilidad del equipo.
• Automatizaciones para hitos de facturación, que notifican a administración cuándo avanzar cada tramo.
• Dashboards para dirección, con visibilidad fiable del portfolio de proyectos y su estado real.

Además de la configuración técnica, acompañamos al equipo con sesiones de formación práctica orientada a su día a día, especialmente centrada en el uso de la app móvil y en la operativa desde obra. Esto permitió garantizar una adopción estable y sostenida y que el sistema se integrara en la operación real sin añadir carga extra.

Resultados e impacto

• El sistema se actualiza desde el terreno, sin esfuerzo adicional.
• La información refleja el estado real del proyecto, no una versión atrasada.
• La planificación de agendas, recursos y ubicaciones es más precisa y coordinada.
• Los hitos de facturación se activan a tiempo, reduciendo esperas y reprocesos.
• Dirección cuenta con reportes fiables y recientes para tomar decisiones.

El cambio no fue solo tecnológico. Al actualizar el proyecto directamente desde obra y unificar la planificación en un mismo sistema, la información pasó a ser fiable, compartida y accionable.