Lumbre: conectando clientes y proyectos de comunicación con monday

Así lo cuenta lumbre ▶

El reto

Cuando cada cliente trae su propia forma de trabajar

Cada organización con la que trabajaba Lumbre tenía necesidades, equipos, ritmos y niveles de madurez diferentes. La información podía llegar en un Excel compartido, en un cuaderno de notas, en documentos de Drive, por email o en hojas de cálculo muy complejas creadas por el propio cliente.

El volumen y la variedad de la información aumentaban la carga mental y obligaban a explicar procesos varias veces, localizar datos en distintos lugares y hacer seguimientos manuales para llegar a tiempo.

Lumbre necesitaba una base operativa común que protegiera la calidad del trabajo y respetara, a la vez, la particularidad de cada cuenta.

La solución

Un espacio de trabajo compartido con cada cliente

Desde sus inicios, Lumbre eligió monday por su capacidad para adaptarse a proyectos de comunicación muy diferentes. Su flexibilidad permitía organizar cuentas, procesos y equipos en un mismo entorno, manteniendo una estructura común y configurando cada espacio de trabajo según las necesidades de cada organización.

Un encargo puntual, un evento, una campaña o un plan de comunicación a largo plazo pueden partir de una estructura común y adaptarse después a cada interlocutor.

Actualmente, Lumbre utiliza monday en todo el ciclo del proyecto:

• El brief empieza a tomar forma desde la primera reunión. Las necesidades se registran como tareas con fecha, responsable y fuente de información.
• Clientes y colaboradores participan como parte del equipo, con conversaciones, documentación, comentarios, aprobaciones y avances vinculados a cada tarea.
• Cada persona puede consultar el proyecto en la vista que mejor encaje con su trabajo: el tablero para gestionar tareas, el calendario para controlar entregas, el cronograma para planificar las distintas fases o la vista de carga de trabajo para distribuir recursos.
• Las automatizaciones asignan acciones recurrentes y envían notificaciones, reduciendo el seguimiento manual y el micromanagement.
• Un agente de IA prepara cada mañana un resumen con las prioridades del día y ofrece visibilidad sobre lo que viene después.

Lumbre ya contaba con un conocimiento avanzado de la herramienta. El trabajo con Incentro se ha centrado en llevar ese uso un paso más allá: identificar patrones de coordinación que se repiten entre proyectos, convertirlos en automatizaciones útiles y configurar la plataforma alrededor de su operativa real.

Así, Lumbre puede aprovechar las funcionalidades que aportan valor sin dedicar horas a explorarlas una a una.

Los resultados

Más foco en la comunicación y menos tiempo dedicado a coordinarla

• Aproximadamente un 60 % menos de emails con clientes.
• Un contexto compartido para cada tarea, con conversaciones, documentos, responsables, fechas y comentarios siempre vinculados.
• Decisiones más rápidas al acceder a la información relevante sin tener que reunir datos dispersos.
• Menos carga de seguimiento gracias a las asignaciones y notificaciones automáticas.
• Más visibilidad para los clientes, que pueden consultar el avance y participar directamente en el proyecto.
• Mayor tranquilidad y foco diario mediante la priorización del trabajo y la visibilidad de los próximos hitos.
• Una operativa más eficiente para gestionar cuentas diferentes manteniendo un acompañamiento personalizado.