Conoce la historia de Jetty: un robot digital que comenzó como un experimento de Automatización de Procesos Robóticos (RPA, por sus siglas en inglés) y se convirtió en un colega digital altamente valorado en el departamento de Operaciones de Recursos Humanos de Just Eat Takeaway.com. Descubre cómo esta solución de Automatización de Procesos Robóticos transformó a Jetty en un activo crucial, automatizando procesos globales y entregando un valor significativo a Just Eat Takeaway.com.
Sobre Just Eat Takeaway.com
Just Eat Takeaway.com destaca en el mercado global online de entrega de alimentos, que conecta a los consumidores con miles de socios conectados en 20 mercados, ofreciendo una amplia variedad de opciones que van desde restaurantes hasta comercios minoristas.
El esfuerzo: procesos globales con personalización local
Como una gran empresa que abarca diversas geografías y equipos, tenemos una gran cantidad de procesos diversos. La automatización de las operaciones de recursos humanos puede aportar numerosos beneficios a las organizaciones, incluida una mayor eficiencia, reducción de costos, mayor precisión y una mejor experiencia para los empleados.
Si bien el equipo de recursos humanos de JET automatizó la mayoría de los procesos de Workday (sistema de gestión de recursos humanos) utilizando una API, esto se vuelve realmente complejo para operaciones globales con reglas específicas por país. Por ejemplo, el proceso para el permiso de maternidad es internacional, pero difiere según el país. Automatizar estas reglas en Workday no era una opción, lo que resultaba en mucho trabajo manual. Esto nos dio muchas razones para comenzar un proyecto piloto para automatizar procesos globales. Juntos, identificamos tres procesos de automatización específicos, todos ejecutados dentro de los sistemas Workday y JET Pay.
Acerca de JET
PayAl proporcionar una asignación de JET Pay, las empresas permiten a los empleados disfrutar de una asignación para comidas donde quiera que trabajen. Esto les permite a los empleados mejorar sus experiencias alimenticias a lo largo del día, ya sea comenzando con un café por la mañana, almorzando con compañeros de trabajo, trabajando horas extras o disfrutando de bocadillos con amigos y familiares los fines de semana. Con JET Pay, los equipos ahora pueden disfrutar de opciones infinitas en cuanto a comidas, con la opción de que sus comidas favoritas sean entregadas en la oficina utilizando la aplicación o pagar con la tarjeta JET Pay en la cantina de la empresa y en restaurantes cercanos.
El proyecto piloto: ¡RPA al rescate!
Como una nueva ventaja para los empleados, JET Pay no se había integrado completamente en Workday, por lo que el equipo de operaciones de recursos humanos tenía que ingresar datos manualmente para nuevas contrataciones, terminaciones y cambios de trabajo, lo que generaba algunos desafíos. ¡Ahí es donde entramos nosotros con RPA! Una excelente solución para automatizar dichos procesos y comenzar nuestro proyecto piloto.
Iniciando con la Automatización de Procesos Robóticos
El equipo de operaciones de recursos humanos en Just Eat Takeaway.com (JET) estaba familiarizado con los beneficios de la RPA y veía muchas oportunidades para utilizar esta tecnología para mejorar procesos y eficiencia. Esta técnica podría ser un complemento para automatizar procesos que no podían automatizarse.
Ellie Horne, Especialista Funcional de Sistemas de Recursos Humanos, explicó:
"En la mayoría de los casos, construimos una integración para automatizar procesos, pero esto no sería posible en algunos casos. La RPA es excelente para automatizar este tipo de procesos. El robot entra y se encarga de todas las tareas tediosas y repetitivas".
Automatizar un proceso con RPA puede tomar desde un día hasta un par de meses. La mayoría de los procesos se realizan en cuatro semanas desde el análisis hasta la producción. Dado que esta era la primera experiencia para el equipo de recursos humanos de JET, querían saber exactamente en qué consistiría un proyecto, desde los recursos hasta los presupuestos, la infraestructura y el modelo de soporte.
Sus objetivos principales:
Aprender cómo ejecutar con éxito un proyecto de RPA de principio a fin.
Demostrar que la RPA es una solución adecuada para automatizar procesos manuales de recursos humanos..
Gran parte del proyecto consistió en asegurarnos de tener un enfoque global. Hubo mucha menos estandarización de lo esperado. Pero ahora estamos 100% seguros de que los procesos se ejecutan de la manera en que deben ejecutarse.
Lecciones valiosas: ¡más estandarización y cumplimiento!
Al principio, el objetivo principal de este proyecto era automatizar los procesos de principio a fin. Pero ahora, mirando hacia atrás, el equipo descubrió que ¡este proyecto resultó en más que solo automatización!
Antes de comenzar a construir un robot, se comienza con un análisis de procesos. Este es un paso muy importante porque no se quiere automatizar un proceso con muchas excepciones. Por lo tanto, los procesos actuales fueron evaluados y rediseñados para convertirse en un proceso global estandarizado. Esto no solo simplificó el proceso, sino que también creó más cumplimiento al tratar con datos sensibles.
¡Bienvenido Jetty!
Puede sonar extraño darle un nombre a un software. Pero para el equipo de JET, darle a Jetty un rostro facilitó mucho la comunicación e hizo que el concepto fuera comprensible para los empleados.
Jetty realiza tres tareas diferentes de principio a fin y ahorra tiempo a todos los equipos globales de Operaciones de Recursos Humanos. Gracias a la optimización del proceso, el 90% de los casos siguen el flujo sin contratiempos. Eso significa que Jetty puede procesarlos fácilmente. El equipo de recursos humanos solo procesa casos excepcionales. El tiempo dedicado por los equipos de Operaciones de Recursos Humanos al proceso de JET Pay se ha reducido en un 80%.
La gestión del cambio siempre ha sido un pilar importante en JET; por lo tanto, siempre estuvieron en contacto directo con el equipo de Operaciones de Recursos Humanos para gestionar el cambio. Una encuesta muestra que el 100% del equipo:
Está de acuerdo en que Jetty les da tiempo para trabajar en otras tareas.
Está de acuerdo en que Jetty mejora los procesos de manera positiva
Quiere seguir trabajando con Jetty en el futuro.
Trabajar con Incentro fue un cambio total de juego. Fueron accesibles, flexibles y se tomaron el tiempo para entender nuestras necesidades. El workshop que proporcionaron nos ayudó a comprender los pasos necesarios para una automatización exitosa, y su disposición para adentrarse en los detalles técnicos de UiPath, fue muy valorada por todo el equipo.
¿Por qué elegir un robot de RPA?
Con la implementación de RPA como una herramienta para automatizar procesos globales, JET está experimentando beneficios extras. Uno de los beneficios más destacados es su capacidad para moverse sin esfuerzo entre varios sistemas.
Luciana Popescu, Gerente de Procesos de Recursos Humanos y Capacitación Digital, explicó que crear un bot como un trabajador digital es un proceso sencillo siempre y cuando el equipo de IT esté involucrado y proporcione el acceso y las credenciales de inicio de sesión necesarias. Además, el uso de RPA no conlleva costos adicionales, incluso cuando se trabaja con múltiples sistemas. También mencionó que, si bien tienen otros sistemas para automatizar tareas, las tarifas de licencia necesarias para cambiar de un sistema a otro pueden ser exorbitantes. En contraste, RPA es una solución mucho más rentable para navegar de manera fluida entre varios sistemas.
En resumen, ¡objetivo alcanzado!
