¿Cómo pueden las organizaciones lograr una mejora sustancial en el rendimiento y en la confiabilidad mediante la digitalización y la automatización de los procesos, y cuáles son los requisitos esenciales para una implementación exitosa?

El reto al que se enfrentan las empresas es el de detectar cuáles son los procesos robotizables de una organización para mejorar la experiencia del cliente, la calidad del servicio, la capacidad de respuesta, la calidad del proceso y su impacto económico.

Cuando estás planteando automatizar un proceso, deberías fijarte en las tareas repetitivas que se realizan cada día en la empresa. Pero, más allá de esto, también habría que identificar si los procesos tienen reglas de negocio claras y específicas, es decir, si son estandarizables.

También si las acciones que se llevan a cabo manualmente son lentas e improductivas y, por lo tanto, no añaden valor a la organización, requieren revisión y a menudo conducen a retrabajo.

En el caso de que el proceso no aporte un valor añadido, ya que es meramente de revisión o transcripción y no aporta ninguna evaluación o valoración al respecto, también habría que considerar automatizarlo.

Además, habría que comprobar si las tareas que se quieren automatizar implican la interrelación entre varias aplicaciones informáticas, así como las comunicaciones estándar entre las distintas áreas de la empresa.

La automatización de procesos consiste en integrar múltiples pasos complejos y repetitivos en un sistema unificado de varios pasos. Al utilizar la automatización de procesos, puedes aumentar fácilmente la eficiencia y la productividad de la empresa. En este sentido, al automatizar tareas, acelerarás el ritmo de trabajo, eliminarás errores y liberarás tiempo que podrás utilizar para cualquier otra tarea. El uso de la automatización del proceso de decisiones basado en reglas puede ayudarte a superar los desafíos empresariales y de TI.

Existen distintos niveles de automatización de procesos y el nivel avanzado es la automatización inteligente que combina capacidades de Machine Learning e Inteligencia Artificial.

Las empresas que han empezado un proceso de automatización de procesos se enfrentan a distintos desafíos.

La oposición de los empleados a la automatización es un desafío importante que necesita ser abordado con una comunicación efectiva y una participación activa para mostrar los beneficios de la automatización y garantizar una transición fluida.

Además, los desafíos de integración añaden una capa adicional de complejidad, ya que las empresas deben lidiar con la compatibilidad de sistemas heredados y la fragmentación de datos. Esto requiere una cuidadosa planificación estratégica para desbloquear la eficiencia, facilitar la escalabilidad y fomentar la innovación.

Por otro lado, la falta de flexibilidad en las soluciones de automatización y el riesgo de dependencia excesiva de la tecnología subrayan la importancia de enfoques equilibrados que prioricen los retornos a largo plazo sobre la gratificación instantánea.

La comunicación clara y la colaboración entre todos los miembros del equipo son esenciales para ejecutar con éxito las estrategias de automatización y lograr los resultados deseados, destacando la responsabilidad colectiva de los desarrolladores, gerentes de proyecto y analistas de negocios en este proceso.

Al superar los principales retos que supone la automatización, el siguiente escollo es el de los costes.

Todo proceso de automatización RPA supone un coste, ya que el lanzamiento ya representa una importante inversión, cada proceso hay que pagarlo y el mantenimiento para que funcione todo correctamente también.

Pero, el análisis detallado de todos los gastos determinará su visibilidad y, una vez implementado el proceso de automatización, la rentabilidad está asegurada, ya que el retorno de la inversión es evidente. En este sentido, podemos asegurar que la robotización en sí aporta un ahorro económico que permite recuperar fácilmente la inversión realizada. Se estima que el retorno de la inversión se va a producir entre los 4 y los 6 primeros meses.

Pero hay que añadir que, a medida que pasan los meses y avanza la fase de implementación, el ahorro será menor. De todos modos, en su favor hay que defender que también se reducirán los costes de asesoramiento en la gestión del cambio.

Si nos centramos en el ahorro económico, uno de los mayores beneficios de implementar RPA dentro de la organización es el ahorro en el coste de mano de obra. Cuando inviertes en un sistema RPA, estás invirtiendo en el futuro de tu empresa. Un futuro en el que no será necesario dedicar innumerables horas de trabajo de los empleados a completar manualmente tareas repetitivas.

Tener que completar constantemente tareas repetitivas es una causa importante de agotamiento y estrés dentro de los empleados y esto puede acarrear un problema importante de salud mental. En lugar de sobrecargar a los empleados con tareas repetitivas, tiene sentido que las empresas inviertan en sistemas RPA. De esa manera, pueden reducir también los costes asociados con el agotamiento de los empleados, como las bajas laborales prolongadas, los bajos niveles de productividad y las altas tasas de error.

La automatización RPA de procesos ofrece una serie de beneficios significativos para las organizaciones.

La ventaja más importante es liberar a los empleados para que puedan concentrarse en tareas que requieren su valioso conocimiento y creatividad, lo que finalmente conduce a unos trabajadores más comprometidos.

La ausencia de errores también contribuye al incremento de la productividad, mientras que los costes de formación se eliminan, reduciendo así los costes operativos.

Por otro lado, la estandarización de procesos propia de la automatización reduce las ineficiencias y las dudas innecesarias, mejorando las prácticas y aumentando la agilidad de las operaciones. Los estudios demuestran que los robots funcionan de dos a cinco veces más rápido que los humanos, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y reducen el 80% los errores.

Además, la centralización y monitorización de los robots agiliza la comunicación entre aplicaciones, permitiendo una mejor gestión del volumen y la reasignación eficiente de tareas.

Por último, es importante señalar que la automatización no solo reduce los errores, sino que también facilita la canalización de los errores de procesamiento hacia una cola de trabajo específica para su análisis personalizado.

Al margen de los beneficios en la productividad de la empresa, las herramientas de automatización RPA ofrecen dashboards con información valiosa para el control de todos los procesos automatizados y mejorar la toma de decisiones.

Los dashboards operativos de las herramientas de automatización RPA son básicos para supervisar las actividades de los robots en tiempo real, especialmente durante las etapas iniciales de un programa de RPA. Aportan información relevante sobre el rendimiento de los robots, incluidos niveles de actividad, tiempos de finalización de procesos y tasas de éxito.

Durante las implementaciones iniciales de RPA, el enfoque está en garantizar que los robots cumplan con sus tareas asignadas. Los equipos operativos supervisan de cerca los dashboards, ajustando vistas y métricas para supervisar el flujo de trabajo y abordar problemas rápidamente.

A medida que avanza el programa, los dashboards se utilizan para rastrear volúmenes de transacciones, el uso de los robots y tasas de excepción, facilitando los esfuerzos de mejora continua. En consonancia con los objetivos de liderazgo, estos dashboards ayudan a gestionar la distribución de las cargas de trabajo y mejorar el rendimiento de los robots.

La información que se indica es de especial utilidad para los puestos directivos de la empresa y, de todo lo anterior, la principal ventaja que ofrece respecto a otras alternativas es que ofrece información en tiempo real. Esto permite a los directivos tomar decisiones más rápidas y mejor informadas, lo que tiene consecuencias positivas en el rendimiento de la empresa.

Incentro apuesta por la sinergia entre IA y RPA como herramienta disruptiva para las empresas. La automatización de procesos repetitivos mediante RPA permite reducir costes, aumentar la velocidad y mejorar la calidad del trabajo. Se estima que para 2030, el 30% de las tareas a nivel mundial podrían ser automatizadas.

Como partner de UiPath, líder en software RPA, ofrecemos un servicio de asesoramiento y acompañamiento a las empresas en la implementación de soluciones RPA. Nuestra metodología se basa en la obtención de resultados tangibles a corto plazo, lo que facilita la adopción de esta tecnología por parte de las organizaciones.

Contacta con nosotros y descubre cómo Incentro podemos ayudar a tu organización a descubrir e implementar con éxito las soluciones RPA de UiPath.

Contacta con nosotros para ampliar información