Conectando marketing, ventas y operaciones con monday CRM + IA

El reto

Sistemas desconectados y demasiados procesos manuales

Antes de trabajar con Incentro, Activacar gestionaba su operativa desde diferentes entornos, lo que hacía que la comunicación entre áreas dependiera de procesos manuales y seguimientos continuos.

La información debía trasladarse constantemente entre equipos, muchas veces mediante correos o tareas internas, generando pérdidas de tiempo, riesgo de errores y poca visibilidad sobre el estado real de cada cliente o instalación.

Además, elaborar informes o medir KPIs requería varios días de trabajo recopilando datos desde diferentes fuentes, dificultando tener una visión clara y actualizada del negocio.

A esto se sumaba otro reto importante: coordinar equipos internos e instaladores externos dentro de un mismo entorno, manteniendo diferentes niveles de acceso para proteger información sensible de la compañía.

La solución

Un entorno conectado para marketing, ventas y operaciones

Tras analizar la situación junto al equipo de Incentro, Activacar decidió centralizar toda su operativa en monday CRM, creando un entorno conectado y escalable para gestionar todo el ciclo de cliente.

El proyecto permitió conectar marketing, ventas y operaciones en un único sistema, automatizando procesos clave y eliminando gran parte del trabajo manual entre equipos.

La solución diseñada incluyó:

• Un embudo completamente conectado, desde la captación del lead hasta la gestión de instalaciones y operaciones.
• Automatizaciones para mover oportunidades entre fases, activar seguimientos automáticos y trasladar información entre equipos sin intervención manual.
• Capacidades de IA integradas para estructurar KPIs, conectar tableros, agilizar la prospección B2B y automatizar flujos de seguimiento comercial.
• Permisos avanzados y vistas específicas para instaladores externos, garantizando colaboración segura sin exponer información sensible.
• Dashboards y reporting en tiempo real conectados con herramientas como Looker Studio.

Los resultados

Más visibilidad, menos trabajo manual y una operación conectada

La implementación de monday CRM supuso un cambio en la forma de operar de Activacar, conectando equipos, procesos y datos en un único entorno.

• Ahorro de tiempo y mayor productividad: Al eliminar la entrada manual de datos entre departamentos, ventas y operaciones trabajan de forma mucho más alineada y los procesos fluyen automáticamente entre equipos.
• Medición en tiempo real: Activacar pasó de invertir días en construir reportes a trabajar con dashboards visuales y más de 50 KPIs automatizados conectados con herramientas como Looker Studio.
• Mayor visibilidad operativa: Toda la información comercial y operativa se centraliza ahora en un único entorno, facilitando el seguimiento de clientes, instalaciones y oportunidades en tiempo real.
• Colaboración más segura con equipos externos: Gracias a los permisos avanzados de monday CRM, los instaladores externos acceden únicamente a la información necesaria para cada proyecto, manteniendo protegidos los datos sensibles del negocio.
• Adopción rápida: La facilidad de uso de monday CRM permitió acelerar la adopción interna y simplificar el trabajo diario de diferentes perfiles dentro de la compañía.