Vivimos en una época donde se genera una gran cantidad de datos continuamente. Estos datos contienen información valiosa que puede dar respuesta a muchas preguntas de negocio. El problema es que surgen de forma caótica y de muy diversas fuentes.

Es común que se almacenen en un solo departamento de la empresa, sin que el resto de la organización tenga acceso a ellos. Para que la información pueda aprovecharse al máximo, se requieren técnicas y herramientas adecuadas para la recogida de datos que permitan su posterior análisis.

Vivimos en una época donde se genera una gran cantidad de datos continuamente. Estos datos contienen información valiosa que puede dar respuesta a muchas preguntas de negocio. El problema es que surgen de forma caótica y de muy diversas fuentes.

Es común que se almacenen en un solo departamento de la empresa, sin que el resto de la organización tenga acceso a ellos. Para que la información pueda aprovecharse al máximo, se requieren técnicas y herramientas adecuadas para la recogida de datos que permitan su posterior análisis.

El primer paso para que los datos se conviertan en conocimiento es recopilarlos. La recogida de datos es el proceso metódico a través del cual se toman datos específicos que permiten resolver problemas de investigación, mostrar tendencias y hacer predicciones. 

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Las organizaciones de todo tipo se enfrentan a ineficiencias y problemas provocados por los constantes cambios en el entorno empresarial y en la sociedad. Por otra parte, pueden tener acceso a una fuente de conocimiento inagotable a través de los datos, siempre y cuando los sepan recolectar y gestionar. 

Cuantos más datos relevantes se tengan, se podrán tomar decisiones mejor informadas y detectar nuevas oportunidades de negocio. Los datos permiten identificar riesgos potenciales para actuar antes de que se conviertan en un problema; también proporcionan herramientas para elaborar teorías y predicciones.

De acuerdo al estudio The Data Paradox de Forrester Consulting, 70% de las empresas están recopilando datos más rápido de lo que pueden usarlos y 60% de ellas luchan con los silos de datos. Por esta razón, es prioritario tener un sistema eficiente de recogida de datos que permita depurar información poco relevante, que solo sirva para objetivos inmediatos o exclusivos.

Para el éxito de la recolección de datos es importante hacer un plan estratégico considerando lo siguiente: 

Los datos precisos permiten a las empresas aumentar su eficiencia. Hacerse preguntas sobre el objetivo de la recogida de datos y el análisis permite colocar las herramientas de colecta de datos en los lugares donde más se necesitan. Comprender qué áreas de la empresa requieren más atención eventualmente las ayudará a avanzar.   

El segundo paso para crear un plan de recogida es identificar qué datos están disponibles. De entre toda la información que entra a la empresa, ¿cuál puede brindar las respuestas necesarias? Es importante tomar en cuenta que, en ocasiones, un solo dato puede dar múltiples respuestas. En este punto se debe hacer una lista con los datos necesarios para responder a los objetivos del plan. 

Al definir qué datos se necesitan para obtener respuestas, se puede determinar los métodos más adecuados para recopilar y medir los datos: encuestas, escucha social, observación, entrevistas, etc. De estas técnicas para la recogida de datos hablaremos más adelante. 

Para consolidar y vincular los datos de la empresa, es indispensable identificar en qué parte de los procesos se recogerán datos esenciales y quiénes son las personas involucradas. Por ejemplo, los equipos de marketing generan clientes potenciales, tienen información sobre el tráfico en la web y el comportamiento de los usuarios; los equipos de ventas adquieren nuevos clientes y el departamento de contabilidad posee información sobre ingresos y egresos. Es indispensable que estas personas se alineen con el proyecto de recogida de datos para garantizar su entrega en el formato correcto. 

Una vez que se determina qué se debe recolectar, en dónde y quién puede hacerlo, es momento de seleccionar las tecnologías más convenientes. Para alinear los equipos y facilitar el flujo de datos, es importante considerar a la empresa en su conjunto, en lugar de seleccionar herramientas individuales para cada departamento. Es preferible elegir una plataforma que integre distintas soluciones para todos los procesos comerciales.

Cuando la misma organización es quien se encarga de recopilar datos, se consideran datos primarios. Si lo hace una fuente externa, se les denomina datos secundarios. Algunos métodos funcionan mejor para recopilar información cuantitativa (que puede contabilizarse fácilmente) y otros son idóneos para obtener datos cualitativos (cuyos valores no son numéricos). Los siguientes son algunos sistemas habituales: 

La entrevista es una charla cara a cara para recolectar información. Generalmente, se usa para conocer opiniones, por lo que los datos que se obtienen son de tipo cualitativo. Según el nivel de rigidez en su formato pueden ser estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas. Las herramientas para la entrevista incluyen grabadora de audio, videocámara o cámara digital.  

Las encuestas son muy utilizadas en marketing para identificar puntos de dolor u opiniones acerca de la experiencia del cliente. Hay software de CRM con la opción de enviar encuestas, pero también hay plataformas automatizadas de correo electrónico que envían cuestionarios en distintos puntos del viaje del cliente. Aunque menos comunes actualmente, también están los cuestionarios en papel. Las encuestas permiten recopilar datos cuantitativos y cualitativos.

Este es un método en el que se reúne a un grupo pequeño de personas y se les hacen preguntas abiertas. El objetivo de un grupo de enfoque es recopilar datos cualitativos y detallados sobre sentimientos y formas de pensar. También es posible crear grupos de enfoque de manera digital usando plataformas para gestionar comunidades en línea o incluso a través de grupos en redes sociales con segmentos específicos de clientes.

Cuando los datos se almacenan de forma aislada en cada departamento, sin ser compatibles con otros conjuntos de datos ni estar disponibles para el resto de la organización, se genera lo que se conoce como silos de datos. Esto sucede, sobre todo, cuando cada departamento emplea sus propias herramientas de recolección de datos porque sirven para sus necesidades, pero no son parte del ecosistema tecnológico de la organización.

El mayor reto al momento de recolectar datos es unificar la información que se obtiene de distintos medios y romper las barreras para tener una visión holística de la empresa. Las plataformas unificadas de datos eliminan los silos para conectar las fuentes de datos con integraciones nativas. Existen plataformas basadas en analítica e Inteligencia Artificial que centralizan los datos empresariales antes dispersos. Además de recopilar, estas soluciones almacenan, gestionan y analizan según sea necesario. 

El objetivo detrás de la recogida de datos es obtener información que permita formular respuestas. Este proceso es crucial, ya que de sus resultados dependerá la calidad de la información para las siguientes etapas de análisis de datos. Integrar todos los sistemas dentro de una misma plataforma es la manera más efectiva de evitar silos de datos en las organizaciones.

Obtén el mayor provecho de tus datos; acércate a Incentro y recibe asesoramiento experto. Conoce nuestras soluciones personalizadas para unificar las fuentes de recogida de datos, llevar a cabo analítica predictiva y visualización.

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