Tu compañero no sabe la respuesta. Tu motor de búsqueda con IA, sí.

¿Te acuerdas de aquella vez que estuviste una hora buscando ese contrato? ¿O esa guía que sí estaba en una carpeta, pero… en cuál exactamente? Mientras tanto, el reloj avanzaba y tu cliente seguía esperando una respuesta.

En infinidad de organizaciones, esta sigue siendo la realidad diaria: los documentos se pierden en cajones digitales y todos buscan información que existe, pero que nadie encuentra.

Por qué falla la búsqueda tradicional

Hace unas dos décadas empecé a profundizar en enterprise search: cómo hacer que toda la información de una empresa fuese realmente accesible. Y el problema era exactamente el mismo que hoy: la búsqueda tradicional depende de palabras clave.

Si escribes “bicicleta” pero el documento habla de un “ciclo”, simplemente no aparece. Intentábamos solucionarlo con sinónimos y asteriscos, pero eso solo generaba más ruido y menos claridad. Terminabas revisando decenas de documentos hasta dar con el correcto.

El verdadero problema es aún más evidente si buscas “plataforma petrolífera 200 km al norte de la plataforma A”, porque no recuerdas su nombre, pero todos los documentos la mencionan como “plataforma B”… nunca la encontrarás. Tus palabras y las del documento no coinciden. Fin.

La IA rompe ese bloqueo La búsqueda con IA entiende el contexto, no solo las letras.
Sabe que un “freno de mano” puede estar relacionado con una “bicicleta” aunque no aparezcan juntas.

Esto es posible gracias a la búsqueda vectorial, que trabaja con tokens capaces de capturar el significado real de las palabras.

De buscar, a hablar con tus datos

Aquí es donde llega el salto radical. La búsqueda tradicional te da un enlace. La búsqueda con IA te da una respuesta clara, un resumen y el fragmento exacto del documento que necesitas.

Lee el contenido por ti, identifica lo importante y te lo entrega ya masticado. Y surge la gran pregunta: ¿Cómo sabe la IA qué documento es el correcto? Los sistemas tradicionales meten todo en una base de datos y cruzan los dedos.
La IA, en cambio, analiza señales de relevancia: quién es el autor, cuándo se creó, quién colaboró, si fue revisado o comentado, qué relación tiene contigo y con otros documentos Sin esas señales, obtienes respuestas aparentemente confiables… basadas en malas fuentes.

Con IA, hablas con tu base de conocimiento, como antes hacías con la web global a través de ChatGPT.
La diferencia es que ahora la conversación es con tus propios datos.

¿Qué obtienes realmente?

“Encontrar las cosas un poco más rápido” puede sonar menor. Pero es mucho más que eso. Significa: desbloquear el conocimiento oculto de la empresa, evitar que los datos queden atrapados en carpetas o herramientas, tomar decisiones más rápidas con información fiable, ahorrar horas de búsqueda y hacer más con el mismo equipo Y aquí empieza lo realmente interesante:

La búsqueda con IA es la alfombra roja hacia los Agentes de IA Con una base de conocimiento estructurada, los agentes pueden: redactar informes, tomar decisiones operativas, ejecutar tareas autónomas, y razonar en tiempo real con información fiable.

La búsqueda con IA deja de ser una herramienta de productividad personal para convertirse en un pilar estratégico de la automatización empresarial.

Cuatro opciones para tu organización

Si has llegado hasta aquí, en realidad tienes cuatro caminos posibles:

No hacer nada

Puedes dejar de leer y tomarte un café. Pero entonces tu empresa seguirá con la información repartida en cajones y silos, mientras que la IA podría convertir ese conocimiento colectivo en algo accesible para todos.

Elegir Microsoft Copilot

Copilot permite buscar con IA dentro de tus documentos. El problema: siempre busca dentro de departamentos o silos verticales.
La búsqueda con IA que realmente transforma es end-to-end: atraviesa toda la organización.
Copilot está bien para productividad personal y tareas de oficina, pero no resuelve el problema real. Es automatización de oficina “plus-plus”, nada más.

Construirlo internamente

Dime, ¿cuándo fue la última vez que un proyecto de TI interno salió perfecto? Exacto.Hay muchas soluciones de “búsqueda con IA” supuestamente listas para usar. Suenan sencillas, pero al final solo colocas contenido plano en una base de datos vectorial, sin las señales de relevancia que diferencian un documento importante de uno irrelevante. Resultado: mucho esfuerzo para acabar con una versión descafeinada de Copilot.

Contar con un experto

Para mí, esta es la única opción realista.
En Incentro combinamos años de experiencia en enterprise search con IA moderna. Conocemos los principios fundamentales: garbage in, garbage out, cómo determinar relevancia, la gestión de contenido, los permisos y los roles.
Si no tienes acceso a un documento, tampoco deberías obtener la respuesta. Parece lógico, pero estos detalles son los que acaban determinando el éxito de tu motor de búsqueda con IA.

Cómo te ayudamos a avanzar

Somos uno de los pocos preferred partners de Glean en los Países Bajos. Glean comparte la misma profunda experiencia en búsqueda que nosotros: está formada por ex empleados de Google que trabajaron en enterprise search antes de que se volviera mainstream. Han convertido el concepto RAG (Retrieval Augmented Generation) en un producto real, con un panel de administración donde solo tienes que pulsar botones, en lugar de esos proyectos internos que acaban multiplicando por cinco el coste previsto.

¿Qué hace diferente a Glean? Glean entiende la relevancia del contenido mejor que otros proveedores. No solo indexa texto, sino también quién es el autor, quién ha colaborado, si los comentarios han sido aprobados y cómo se relacionan los documentos entre sí.
Estas señales garantizan que no obtengas respuestas bonitas basadas en malas fuentes.

Pero Glean es mucho más que búsqueda. También es una plataforma de Agentic AI que permite convertir ese contenido valioso en un contexto sólido con el que alimentar Agentes de IA. Así obtienes agentes precisos, que no “alucinan” ni improvisan.

Para las empresas que no quieren la licencia completa de Glean, también desarrollamos soluciones personalizadas. En ese caso, seleccionamos un contexto específico —por ejemplo, el conocimiento del producto desde ventas hasta soporte— y creamos un agente inteligente que funciona de forma transversal entre departamentos, pero siempre con foco.

Para quién resulta interesante

No todas las empresas necesitan IA search. Si sois 10–15 personas, lo normal es preguntar a quien sabe la respuesta. Pero a partir de 100 empleados, la historia cambia departamentos que necesitan buscar entre ellos, equipos distribuidos, documentación repartida en múltiples sistemas y procesos transversales.
En ese punto, la búsqueda con IA deja de ser un “nice to have” y se convierte en una necesidad estratégica.

Deja de buscar. Empieza a encontrar.

Si necesitas una solución a medida, te acompañamos para ir más allá de lo habitual y convertir tus datos en decisiones reales. Tu equipo tiene cosas más importantes que hacer que perder una hora buscando un documento que está ahí… pero escondido. Con búsqueda basada en IA, pasan de “buscar y encontrar tarde” a entender y actuar en el momento.

¿Quieres descubrir en qué áreas puede marcar la mayor diferencia en tu organización? Hablemos.