Automatización Agentica para resolver disputas de facturas

Imagina...

Cuando una tecnología irrumpe, no somos capaces de pensar en base a la nueva realidad. Un ejemplo es el transporte refrigerado, hace 100 años, nadie pensaría en tener productos frescos en los supermercados. Cuando se creó la impresión 3D, nadie pensó en las aplicaciones que eso tendría para ciertas industrias. Se veía como un lujo. Sin embargo la impresión 3D de audífonos revolucionó una industria en solo dos años. Los que lideraron el cambio sobrevivieron. Los que no, desaparecieron. Así funciona el liderazgo frente a la disrupción. Se ve el caso en el siguiente enlace: enlace.

Con los avances en automatización y en agentes ocurre algo similar. Sabemos que está ahí, que es el futuro, pero no sabemos llevarlo a nuestro día a día.

Con este artículo, quiero ilustrar un caso práctico, que es transversal a muchos departamentos financieros, y que a día de hoy, ya está resuelto.

Trabajas en la empresa “Components S.A.”, que fabrica componentes y compra materias primas a varios proveedores. ¿Cómo usarías la tecnología para resolver un caso real?

Problema real

Los proveedores envían facturas por entrega de materiales. A veces facturan un peso diferente del que realmente entregaron; otras veces aplican un precio anterior que ya no está vigente; otras olvidan aplicar descuentos que estaban acordados en el contrato anual.

Sin automatización

El equipo de finanzas tiene que:

• abrir la factura,
• revisar el albarán de entrega,
• revisar el contrato para ver los precios/agreed discounts,
• buscar correos con acuerdos de precios,
• si algo no cuadra, escribir al proveedor, esperar respuesta,
• corregir manualmente en SAP o el ERP, etc.

Este proceso puede tardar varios días, requiere muchas idas y venidas, hay errores humanos, demoras en los pagos, conflictos con proveedores, etc.

Con los agentes

Components S.A. configura un agente con estas reglas:

• El agente recibe la factura digitalmente (ya sea por correo o subida).
• Extrae automáticamente la cantidad entregada, el precio, compara con el contrato vigente (que está almacenado o en integración con SAP).
• Verifica si el descuento acordado ha sido aplicado.
• Si ve una discrepancia clara (por ejemplo, precio distinto al del contrato, o cantidad diferente al albarán), automáticamente genera un correo al proveedor señalando la discrepancia y pidiendo aclaración o ajustando.
• Si la discrepancia es demasiado compleja (por ejemplo, varios ítems con diferentes acuerdos, o cláusulas especiales), el agente lo asigna a un contable para que lo revise.
• Lleva un historial de los casos previos, aprende patrones: si siempre pasa que un proveedor específico manda mal los descuentos, el agente “sabe” ya que hay que revisar específicamente esos casos, etc.

Beneficios para Components S.A.

1. Menos tiempo perdido en tareas repetitivas.

2. Menos errores humanos.

3. Proveedores contestan más rápido, menos disputas prolongadas.

4. Mejora en relaciones con proveedores.

5. Más transparencia y trazabilidad del proceso.

6. Los empleados del departamento financiero pueden dedicar tiempo a tareas más estratégicas, no tanto a correcciones y revisiones manuales.

Agente de IA vs Automatización agéntica

A veces nos cuesta marcar los límites tecnológicos, por eso queremos utilizar este ejemplo para indicar dónde está la diferencia:

• Combina IA + automatización de procesos empresariales.
• Puede leer, procesar y ejecutar tareas en distintos sistemas (ERP, CRM, PDFs, correos) siguiendo reglas definidas y aprendiendo de patrones.
• Tiene capacidad de interacción humana opcional (“human-in-the-loop”) cuando no puede resolver algo solo.
• Ejemplo del video: el agente recibe facturas, compara con contratos y políticas, genera solicitudes de corrección o las ajusta, y escalando a un humano si es necesario.

Clave: No es solo “IA que piensa” → es IA integrada en un flujo automatizado de negocio, capaz de ejecutar tareas completas y repetibles.