¿Sabías que, de acuerdo con Computer World, los trabajadores de una empresa pueden dedicar hasta el 36% de su jornada laboral a buscar documentos importantes? Para muchos equipos de trabajo, este es un dolor de cabeza que impacta de manera negativa en el cumplimiento de los objetivos.

¿Sabías que, de acuerdo con Computer World, los trabajadores de una empresa pueden dedicar hasta el 36% de su jornada laboral a buscar documentos importantes? Para muchos equipos de trabajo, este es un dolor de cabeza que impacta de manera negativa en el cumplimiento de los objetivos.

La cantidad de documentos que se manejan en las organizaciones puede ser abrumadora, por lo que contar con un gestor documental open source eficiente se vuelve imprescindible para garantizar la productividad y el éxito del negocio. De ahí la necesidad de conocer qué es Alfresco, un gestor documental que organiza y administra la información de forma eficiente, al igual que simplifica su búsqueda y recuperación. 

Si quieres explorar los beneficios de Alfresco en la nube, primero te explicamos cómo resolver con esta herramienta algunos desafíos comunes de la gestión documental.

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Alfresco es un sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en Java, que se basa en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos como Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux. 

La implementación de Alfresco abarca una amplia gama de funcionalidades y soluciones, desde la gestión de documentos corporativos hasta la colaboración en línea entre trabajadores, todas con el objetivo de mejorar flujos de trabajo y el gobierno de activos digitales.

Las principales funcionalidades de Alfresco se pueden clasificar en tres grandes soluciones:

  • Alfresco Content Services: es un software ECM (Enterprise Content Management) o sistema de gestión de contenido empresarial que proporciona una estructura para la organización, almacenamiento y distribución de documentos y otros contenidos digitales relacionados con los procesos de una empresa. 

  • Alfresco Cloud (PaaS): permite implementar su software de gestión documental en la nube, con la integración en entornos native cloud, como Google Cloud Platform.

  • Alfresco Governance Services: es una solución de gestión de contenido empresarial que ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y políticas de retención de datos. Permite la definición de políticas de retención y eliminación de datos, asegurando que los datos se eliminen de manera segura y efectiva cuando ya no son necesarios.

Alfresco en la nube es una solución altamente escalable y flexible. Sin ir más lejos, algunos de los beneficios de contar con una solución open source de gestión documental como Alfresco en la nube son los siguientes:

  • Accesibilidad: permite integraciones con software usados en procesos de negocio como Java, SAP, Salesforces, MS Office y Openoffice para que los usuarios puedan acceder a sus documentos y archivos desde cualquier parte y en cualquier momento.

  • Seguridad: es posible unafácil implementación de medidas de seguridad robustas y acceso controlado para proteger documentos e información confidencial de la empresa y sus clientes.

  • Capacidad de almacenamiento: a medida que las empresas crecen, también aumentan sus necesidades de almacenamiento. En este sentido, Alfresco en la nube permite escalar la capacidad de almacenamiento de acuerdo con las necesidades de cada organización.

  • Colaboración y sincronización: puede soportar mejor la colaboración y el trabajo en equipo entre usuarios en modalidad de teletrabajo.

  • Rentabilidad: es posible pagar solo por el almacenamiento y las características que una empresa necesita, lo que la convierte en una opción más rentable a largo plazo.

Existen tres desafíos clave en la gestión documental que toda empresa enfrenta al tratar de manejar la información de su negocio:

  1. Organizar grandes cantidades de información.

  2. Controlar un historial de versiones y cambios.

  3. Asegurar el cumplimiento normativo.

Todos estos desafíos pueden ser abordados de forma eficiente con Alfresco en la nube:

Los contratos se pueden almacenar de forma segura en una única ubicación en Alfresco en la nube, de manera que los usuarios pueden acceder a sus documentos y archivos desde cualquier parte y en cualquier momento, lo que facilita la colaboración y el trabajo en equipo. También, permite etiquetar y categorizar los documentos, asignando metadatos relevantes, para facilitar su búsqueda y recuperación. 

No llevar un control preciso de las versiones y los cambios que se generan de los documentos puede provocar retrasos o errores. 

Con la solución de control de versiones de Alfresco, el equipo puede tener un historial completo de versiones y cambios, de manera que se evita la confusión y las inconsistencias que surgen cuando se trabaja con varias versiones de un mismo documento en la nube. Asimismo, esto facilita la auditoría y el cumplimiento normativo.

Por otro lado, se pueden restaurar versiones anteriores y llevar un control de accesos para evitar cambios no deseados y cuidar la integridad de los documentos.

Garantizar el cumplimiento normativo en la gestión de documentos se vuelve más complejo cuando se trata de empresas que operan en múltiples jurisdicciones y deben cumplir con diferentes regulaciones, como la International Organization for Standardization: ISO 30300 y 30301. 

Alfresco Governance Services es una solución que permite a las empresas establecer políticas de retención y eliminación de datos para garantizar el cumplimiento normativo, además de la trazabilidad de los documentos. Este último es un aspecto crítico en el cumplimiento normativo de gestión documental, ya que es lo que permite demostrar ante las entidades pertinentes que se ha cumplido con las regulaciones y políticas de retención de datos.

Muchas empresas se han beneficiado de implementar Alfresco y algunas de sus soluciones para conseguir mejorar la eficiencia y productividad al simplificar la búsqueda y recuperación de documentos, controlar versiones y cumplir con las regulaciones y políticas de retención de datos.

  • Pitney Bowes: es una empresa de tecnología estadounidense, implementó Alfresco Process Services para diseñar y administrar procesos en el desarrollo de software de Ship & Mail. Fue capaz de automatizar y optimizar sus flujos de trabajo, reduciendo errores e incrementando su eficiencia.

  • Cisco: es una empresa que ofrece soluciones innovadoras de redes definidas por software, seguridad y nube, para lo que aprovechó una amplia gama de funcionalidades de Alfresco para diseñar e implementar una plataforma transformadora, escalable, abierta y fácil de emplear en un tiempo récord.

  • NASA: mundialmente conocida, la Administración Nacional de Aeronáutica y el Espacio implementó soluciones de Alfresco para llevar un control de versiones en documentos con una elevada interacción entre distintos profesionales y consultores expertos, como investigadores, ingenieros y equipos de trabajo. Consigue así gobernar todas las investigaciones y mantener accesible la información para cada equipo.

Algunos de los sectores que se benefician de Alfresco en la nube son los servicios legales, la educación, la atención médica, la fabricación y la distribución. 

Uno de los problemas más comunes en un despacho legal es la gestión de contratos. A menudo, los abogados deben manejar múltiples versiones de un mismo contrato, dado que hacen ajustes en reuniones y lo revisan con las partes interesadas, además de asegurarse de que se cumple con los plazos de vencimiento y renovación.

Alfresco en Google Cloud para la gestión de contratos facilita este proceso de organizar y administrar los documentos legales de los clientes. Les ayuda a acceder de manera eficiente a la información necesaria, mejora la colaboración entre equipos y garantiza la seguridad de los documentos confidenciales. 

Alfresco contribuye a mejorar la eficiencia en la gestión de documentos relacionados con los estudiantes y el personal. 

Con la solución de gestión de flujos de trabajo, la universidad puede automatizar los procesos de inscripción de estudiantes y la contratación de personal. Asimismo, ayuda a almacenar, buscar y recuperar fácilmente documentos académicos, expedientes estudiantiles, materiales educativos y otros recursos importantes.

En este caso, Alfresco garantiza la integridad y confidencialidad de los registros médicos de los pacientes y otros documentos importantes. Asimismo, facilita la colaboración entre profesionales de la salud, y el hospital puede automatizar los procesos de aprobación para la emisión de recetas y otros documentos, mejorando la eficiencia en la atención que se brinda a los pacientes. 

Con la solución de gestión de flujos de trabajo de Alfresco, es posible automatizar los procesos de aprobación para la producción de productos y la contratación de personal. También, ayuda a controlar los permisos de acceso con jerarquías de acceso a la información fundamental, de forma que siempre se mantenga la seguridad de los documentos e información de clientes, estimaciones de negocio, proveedores y cumplimiento normativo.

Con Alfresco en la nube, las empresas pueden gestionar contenido y colaborar de manera eficiente y desde cualquier lugar. Además, la nube ofrece un entorno seguro y confiable para almacenar y proteger datos sensibles, cumpliendo con los requisitos de seguridad y privacidad.

En Incentro contamos con una solución personalizada de Alfresco en Google Cloud para abordar el desafío de migrar entornos de Alfresco a la nube. Esta solución está diseñada específicamente para mejorar la accesibilidad, flexibilidad y la capacidad de almacenamiento escalable, reduciendo costes de hardware e infraestructura.

Al implementar Alfresco en la nube, las empresas pueden aprovechar su escalabilidad, accesibilidad y rentabilidad para optimizar sus procesos de gestión de documentos y mejorar la colaboración, la productividad y la eficiencia, resolviendo los desafíos de la gestión documental en un solo lugar.

Contacta con nosotros y juntos exploraremos el potencial de Alfresco en Google Cloud. 

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