

Néstor
Product consultant
8 min de lectura
14 de julio de 2025
¿Qué es el seguimiento de proyectos y por qué es tan importante hoy?
Tabla de contenidos
- ¿Cuáles son los errores más comunes al hacer seguimiento de un proyecto?
- ¿Qué metodologías existen para hacer un seguimiento eficaz?
- ¿Qué herramientas digitales facilitan el seguimiento de proyectos?
- ¿Cómo medir si el seguimiento está funcionando? ¿Qué KPIs utilizar?
- ¿Qué papel juega la tecnología como la IA o la automatización en el seguimiento?
- ¿Qué habilidades blandas mejoran el seguimiento de proyectos?
- ¿Cómo aplicar un buen seguimiento de proyectos en situaciones reales?
- ¿Qué buenas prácticas garantizan un seguimiento de proyectos exitoso?
- ¿Cuál es el futuro del seguimiento de proyectos?
- Preguntas frecuentes
Va más allá del simple control: implica una supervisión continua y estratégica que permite detectar desviaciones, tomar decisiones correctivas y garantizar que cada proyecto aporte el valor esperado a la organización.
La velocidad con la que cambian los entornos digitales y la consolidación del trabajo híbrido han convertido el seguimiento de proyectos en una necesidad crítica. Sin un control adecuado, muchos equipos no logran cumplir con los objetivos establecidos. Según estudios recientes del Project Management Institute, solo el 48% de los proyectos logran entregar plenamente el valor esperado, mientras que un 40% obtiene resultados parciales y un 12% fracasa completamente. Esta realidad pone de manifiesto la urgencia de contar con sistemas de seguimiento sólidos y efectivos.
La diferencia entre el éxito y el fracaso empresarial a menudo radica en la capacidad de ejecutar proyectos de manera consistente. Las organizaciones que subestiman la gestión de proyectos sufren 50% más fracasos en sus iniciativas y desperdician hasta 28 veces más dinero por ineficiencias, según datos de PM360 Consulting. Por el contrario, las empresas con prácticas maduras de seguimiento logran proyectos 2,5 veces más exitosos que aquellas sin metodologías establecidas.
¿Cuáles son los errores más comunes al hacer seguimiento de un proyecto?
Aquí destacamos los errores más frecuentes en el seguimiento de proyectos:
- La falta de objetivos claros encabeza la lista, siendo responsable del 37% de los fracasos de proyectos. Cuando los equipos no comprenden exactamente qué deben lograr, el seguimiento se vuelve errático y poco efectivo.
- Otro error frecuente es la ausencia de indicadores de éxito o métricas definidas desde el inicio. Sin KPIs claros, es imposible determinar si un proyecto va por buen camino o necesita correcciones. Los equipos terminan navegando a ciegas, tomando decisiones basadas en percepciones subjetivas en lugar de datos objetivos.
- La falta de apoyo directivo representa otro factor crítico. Los datos muestran que más del 60% de los proyectos exitosos cuentan con sponsors comprometidos, mientras que aquellos sin respaldo ejecutivo enfrentan obstáculos constantes para obtener recursos y tomar decisiones rápidas.
- La proliferación de herramientas mal integradas también causa estragos en el seguimiento. Muchas organizaciones utilizan hojas de cálculo dispersas, correos electrónicos y aplicaciones aisladas que fragmentan la información. Esta dispersión hace que los responsables dediquen mucho tiempo a consolidar datos en lugar de analizar y actuar sobre ellos.
¿Qué metodologías existen para hacer un seguimiento eficaz?
La elección de la metodología adecuada determina la eficacia del seguimiento y debe alinearse con la naturaleza del proyecto y la cultura organizacional. Las metodologías predictivas o en cascada siguen dominando en proyectos con requerimientos bien definidos desde el inicio, como construcción de infraestructuras o implementaciones de sistemas regulados.
Las metodologías ágiles han revolucionado el seguimiento mediante ciclos cortos de retroalimentación y adaptación continua. En lugar de esperar al final del proyecto para evaluar resultados, los equipos revisan el progreso cada una o dos semanas, ajustando prioridades según el valor entregado.
Sin embargo, la tendencia actual apunta hacia enfoques híbridos que combinan lo mejor de ambos mundos. Por ejemplo, un proyecto de transformación digital puede tener fases predictivas de planificación y arquitectura, seguidas de sprints ágiles para el desarrollo y pruebas.
¿Qué herramientas digitales facilitan el seguimiento de proyectos?
La transformación digital ha democratizado el acceso a herramientas sofisticadas de seguimiento. Las plataformas en la nube han ganado protagonismo especialmente tras el auge del trabajo remoto, donde más del 60% de los profesionales de proyectos trabajan de forma híbrida.
Las herramientas modernas deben ofrecer visibilidad en tiempo real, permitiendo que todos los miembros del equipo vean el estado actualizado del proyecto sin esperar reuniones formales. La automatización representa otra funcionalidad clave, enviando notificaciones automáticas cuando las tareas cambian de estado o alertando sobre plazos próximos a vencer.
Un ejemplo destacado es monday.com, que sobresale por sus capacidades de automatización intuitiva y más de 200 integraciones nativas. Su plataforma permite crear tableros personalizables con vistas múltiples (Kanban, cronograma, calendario) que se adaptan a diferentes metodologías de trabajo. Los equipos pueden automatizar flujos sin conocimientos técnicos y generar dashboards ejecutivos que consolidan información de múltiples proyectos.
Además, el mercado de herramientas de gestión de proyectos crecerá un 10,6% anual hasta 2030, reflejando la demanda creciente por soluciones más sofisticadas.
¿Cómo medir si el seguimiento está funcionando? ¿Qué KPIs utilizar?
La efectividad del seguimiento se demuestra a través de métricas objetivas que van más allá del simple cumplimiento de plazos. Los KPIs tradicionales, como el porcentaje de avance y la desviación del cronograma, siguen siendo relevantes, pero deben complementarse con indicadores más estratégicos que reflejen el valor real entregado.
Los KPIs estratégicos incluyen métricas como la satisfacción del cliente final, el impacto en los objetivos de negocio y la calidad de los entregables. Un proyecto puede completarse a tiempo y dentro del presupuesto, pero si no resuelve el problema del cliente o no genera el ROI esperado, el seguimiento habrá fallado en su propósito fundamental.
Los cuadros de mando personalizados representan otra evolución importante. Diferentes stakeholders necesitan diferentes perspectivas: los desarrolladores quieren ver el estado de sus tareas, los project managers necesitan visibilidad del progreso general, y los ejecutivos requieren métricas de alto nivel.

¿Qué papel juega la tecnología como la IA o la automatización en el seguimiento?
La automatización de procesos está liberando a los gestores de proyecto de tareas repetitivas. Actividades como la actualización de estados, la generación de informes de progreso y la distribución de notificaciones pueden automatizarse, permitiendo que los profesionales se concentren en decisiones estratégicas.
La inteligencia artificial promete transformaciones aún más profundas. Los algoritmos de machine learning pueden analizar patrones históricos de proyectos para predecir riesgos con mayor precisión que los métodos tradicionales, sugiriendo ajustes prescriptivos en la planificación.
Como ejemplo, monday.com está incorporando capacidades analíticas avanzadas que aprovechan estos desarrollos tecnológicos. Su plataforma puede generar insights automáticos sobre el rendimiento del equipo, identificar cuellos de botella recurrentes y sugerir optimizaciones en los flujos de trabajo.
¿Qué habilidades blandas mejoran el seguimiento de proyectos?
El seguimiento efectivo trasciende las herramientas y metodologías: depende fundamentalmente de las habilidades humanas que permiten a los equipos colaborar y superar obstáculos. Las organizaciones que priorizan las habilidades blandas alcanzan hasta un 72% de éxito en sus proyectos, comparado con el 65% de aquellas que las descuidan.
La comunicación efectiva encabeza la lista de competencias críticas. Los gestores de proyecto deben traducir información compleja en mensajes claros para diferentes audiencias. Por su parte, el liderazgo situacional permite adaptar el estilo de dirección según las necesidades específicas de cada momento.
La gestión del cambio se ha vuelto esencial en entornos volátiles donde los requerimientos evolucionan constantemente. Los profesionales exitosos no solo aceptan el cambio, sino que lo anticipan y ayudan a sus equipos a adaptarse positivamente.
¿Cómo aplicar un buen seguimiento de proyectos en situaciones reales?
Los casos prácticos ilustran cómo el seguimiento efectivo transforma los resultados empresariales. Metrovacesa adoptó monday.com para centralizar la gestión de proyectos y mejorar la colaboración, consiguiendo reducir notablemente el tiempo invertido en coordinación por correo electrónico y el trabajo manual. Gracias a tableros visuales, automatizaciones e integración, ahora pueden monitorizar sus OKRs y proyectos con más eficiencia.
Zippo implementó monday.com Work OS para gestionar su ciclo de desarrollo de producto, dejando atrás plantillas estáticas y correos. Gracias a tableros personalizables, vistas en tiempo real y plantillas para cada categoría, lograron aumentar sus proyectos activos en un 87 % y obtener un ROI 8 veces superior
En el ámbito internacional, casos como los Juegos Olímpicos de Tokio 2020 demuestran cómo las metodologías ágiles y el seguimiento dinámico permitieron reprogramar un megaevento durante la pandemia, manteniendo la calidad y el éxito del proyecto.
¿Qué buenas prácticas garantizan un seguimiento de proyectos exitoso?
Las mejores prácticas para un seguimiento efectivo incluyen varios elementos fundamentales:
- Definir objetivos SMART y KPIs desde el primer día del proyecto.
- Asegurar alineación estratégica con los objetivos empresariales.
- Contar con apoyo activo de sponsors ejecutivos.
- Fomentar transparencia y comunicación constante entre stakeholders.
- Implementar gestión proactiva de riesgos y control de cambios.
- Formar continuamente al equipo en metodologías y herramientas.
La mentalidad de mejora continua debe impregnar todo el proceso. Al cierre de cada proyecto, es fundamental realizar sesiones de "lecciones aprendidas" que capturen insights valiosos para futuras iniciativas.
¿Cuál es el futuro del seguimiento de proyectos?
El futuro del seguimiento apunta hacia una gestión más estratégica e inteligente. Las oficinas de gestión de proyectos (PMO) han evolucionado de simples entes de control a activos estratégicos que participan en la definición de la estrategia empresarial.
Así pues, el project manager del futuro será más un estratega de negocio que un controlador táctico. La automatización liberará tiempo para enfocarse en la gestión del talento, la comunicación con stakeholders y la toma de decisiones críticas donde la creatividad y el liderazgo son insustituibles.
La sostenibilidad también ganará peso en la evaluación de proyectos. Los ejecutivos querrán saber no solo si el proyecto entrega valor económico, sino si lo hace de manera responsable con el entorno y si fortalece la capacidad organizacional para enfrentar cambios futuros.

Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre seguimiento y monitorización en gestión de proyectos?
Aunque suelen usarse como sinónimos, la monitorización se centra en la observación de métricas, mientras que el seguimiento incluye análisis y toma de decisiones basadas en esos datos.
¿Cuándo es mejor usar metodologías predictivas frente a ágiles?
Las metodologías predictivas funcionan mejor cuando el proyecto tiene requerimientos bien definidos desde el inicio, como infraestructuras o proyectos regulados. Las ágiles son ideales para entornos de incertidumbre y cambio constante.
¿Qué pasa si un proyecto no tiene sponsor activo?
Los proyectos sin apoyo ejecutivo tienen mayor probabilidad de retrasarse, perder presupuesto o desalinearse con la estrategia del negocio. Es fundamental asegurar este respaldo desde el inicio.
¿Puedo hacer seguimiento sin herramientas digitales?
Es posible, pero mucho menos eficiente. Las herramientas digitales mejoran la visibilidad, la colaboración y la trazabilidad, especialmente en equipos distribuidos o proyectos complejos. Si quieres hacer un test, puedes probar monday.com de forma gratuita.
¿Cómo capacito a mi equipo en mejores prácticas de seguimiento?
Puedes empezar por formaciones en metodologías reconocidas, herramientas específicas y sesiones internas de "lecciones aprendidas" que fomenten la mejora continua.

¿Tienes dudas sobre monday.com?
Néstor
Product consultant
15 min de lectura
¿Qué es monday.com y por qué cada vez más equipos lo usan para gestionar proyectos?

15 min de lectura
¿Qué es monday.com y por qué cada vez más equipos lo usan para gestionar proyectos?

2 min de lectura
Crear un Pluggable Widget envolviendo una librería de React

4 min de lectura
El por qué del uso de Mendix
