Una base de datos CRM es un sistema que registra todos los datos e interacciones con los usuarios, lo que permite una mejor gestión de las relaciones con los clientes. Según el informe The Linkedin State of Sales Report 2020, el 53% de los vendedores de alto rendimiento confían más en los datos, ya que les permite obtener mejorarlos resultados en los objetivos de ventas. Para lograrlo, estos profesionales manifiestan que dedican más tiempo a mantener actualizados los sistemas CRM, ya que lo consideran vital para ayudarles a maximizar sus metas.

Una base de datos CRM es un sistema que registra todos los datos e interacciones con los usuarios, lo que permite una mejor gestión de las relaciones con los clientes. Según el informe The Linkedin State of Sales Report 2020, el 53% de los vendedores de alto rendimiento confían más en los datos, ya que les permite obtener mejorarlos resultados en los objetivos de ventas. Para lograrlo, estos profesionales manifiestan que dedican más tiempo a mantener actualizados los sistemas CRM, puesto que lo consideran vital para ayudarles a maximizar sus metas.

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¿Quieres saber cómo y por qué utilizar una base de datos CRM? En este artículo descubrirás todo lo que necesitas saber para optimizar las ventas de tu empresa y gestionar a tus clientes de forma más efectiva.

Una base de datos de CRM es una forma de recopilar, almacenar y analizar información de los clientes. Al recoger toda la información e interacciones que la empresa tiene con los clientes, el CRM se convierte en una máquina altamente efectiva para aumentar las ventas y mejorar la experiencia del cliente.

Las bases de datos pueden almacenar diferentes tipos de datos, por ejemplo: datos contextuales, datos binarios, datos numéricos o fechas y marcas de tiempo. Los tipos de datos de una base de datos se refieren al formato de almacenamiento de datos.

Estos sistemas ayudan a evaluar la eficacia de las campañas de automatización de marketing, encontrar valiosas oportunidades de venta cruzada o identificar formas de mejorar la velocidad y la eficiencia de sus representantes de servicio al cliente o equipo de ventas. 

Una de las características más impactantes de las bases de datos CRM es su capacidad para ayudar a una empresa a organizar los datos de sus clientes de forma detallada y óptima. Los principales beneficios de estas bases son impulsar las ventas y mejorar las relaciones con los clientes. Esto hace que aumente la retención de clientes y la rentabilidad.

La información de los clientes puede venir de distintas fuentes, ya sea el sitio web, una llamada al equipo de soporte, una solicitud de información o una modificación de la dirección de entrega de un pedido. 

Trabajar con diferentes tipos de datos provenientes de distintas plataformas, hojas de cálculo que se administran manualmente o bandejas de entrada de correo electrónico puede ser un caos. Un sistema de bases de datos CRM ayuda a detectarlo, organizarlo e integrarlo con el fin de poner orden en la diversidad de fuentes y datos.

Una base de datos CRM puede convertirse en una adición poderosa para casi cualquier organización, pero su impacto solo será bueno si los datos están actualizados y tienen un alto grado de fiabilidad. 

La mejor base de datos de CRM para una empresa debe ser potente y fácil de usar. Si es demasiado complicada o de difícil acceso, el equipo no la mantendrá o no sacará el máximo provecho a esta herramienta. 

También debes considerar que el software de CRM debe ser accesible desde cualquier lugar. Los datos pueden cambiar rápidamente, especialmente para los clientes potenciales que están a punto de comprar. Por tanto, la empresa necesita la información más reciente, ya sea que el usuario esté en su oficina, en una feria comercial o trabajando desde casa.

Al principio, un Excel puede parecerte útil en la gestión de tus relaciones con tus clientes. Es simple de usar, de fácil acceso y todos tenemos cierta experiencia manejando esta herramienta. Sin embargo, con el tiempo, tu negocio crecerá y, con toda seguridad, un Excel ya no será suficiente, ya que en muchos casos no se puede integrar con otras plataformas y no se pueden crear informes, entre muchas otras limitaciones.

Este tipo de sistemas permite organizar la información, gestionarla y analizarla de forma totalmente centralizada para que todos los miembros de la organización puedan acceder a los contactos, los clientes potenciales, las interacciones y hasta las oportunidades comerciales. Permiten crear informes, dashboards, hacer proyecciones y hasta detectar la intención de compra de cada uno de los clientes potenciales.

Las principales ventajas de utilizar bases de datos con un software CRM son:

  • Conocimiento detallado de los clientes 

  • Visualización de todas las interacciones con clientes y potenciales

  • Anticipación de las necesidades del cliente

  • Seguimiento de históricos de ventas Detección de nuevas oportunidades de venta 

  • Centralización de los datos Automatización de los procesos de venta

  • Creación de Informes y análisis

  • Optimización de la atención al cliente

Hay muchos otros factores a considerar al elegir una base de datos de CRM, pero el tamaño de los datos y el costo deben ser considerados como principales. Cuando hablamos del tamaño de los datos, nos referimos a la cantidad de registros en la base de datos. Si tienes una gran cantidad de clientes, debes elegir una base de datos con una gran cantidad de registros o, de lo contrario, comenzarás a tener bloqueos y no podrás disfrutar de las ventajas reales de esta herramienta. 

Por otro lado, tenemos el costo, que podría ser un problema si se tiene un presupuesto ajustado. Puedes encontrar bases de datos de CRM gratuitas o plantillas de Excel, pero es posible que no ofrezcan las funciones que necesita tu empresa, ni la seguridad para garantizar la protección de tus datos. 

También debes tener en cuenta qué tipos de CRM debes utilizar:

  • CRM de código abierto: son soluciones de software que están disponibles en línea y se descargan e instalan en los propios servidores de una empresa. Ten en cuenta que para su implementación debes tener profesionales especializados. CRM On-premise: al igual que las soluciones de código abierto, las soluciones locales residen en los propios servidores de una empresa. Las soluciones locales también requieren hardware y personal de IT para administrar, operar y mantener el software de CRM. Es la opción más cara, ya que requieren un gran pago por adelantado para comprar el software.  En este punto podría también hablarse de la poca flexibilidad a la hora de ampliar el número de registros límite o algo similar a esto que promueva la idea de gestionar todo desde la nube. 

  • CRM basado en la nube: es una excelente opción para las empresas que buscan comenzar a usar CRM de forma rápida y sencilla, sin tener que administrar el software real por sí mismas. Las soluciones CRM basadas en la nube están a cargo de proveedores de servicios y se ofrecen a las empresas en un modelo SaaS. Su costo/beneficio permite que los sistemas sean más rentables, ya que se puede pagar según las necesidades de uso. Esto permite a la empresa trabajar con flexibilidad, eficiencia, enfocando sus tareas al negocio y no a la actualización y gestión de la infraestructura.

A medida que crezca tu base de datos de clientes, analiza las configuraciones de la base de datos CRM que funcionan y las que no funcionan para tu organización. Es posible que descubras que puedes olvidarte del seguimiento de algunos datos, o que necesites realizar un seguimiento más detallado en otras áreas. Este tipo de ajustes te ayudarán a aprovechar al máximo tu inversión en su CRM y tu base de datos.

En Incentro somos expertos en el asesoramiento e implementación de plataformas unificadas de datos, un producto inteligente que hemos denominado Smart Data Platform, un sistema totalmente escalable, seguro y robusto, al mismo tiempo que se ajusta a las necesidades de cada cliente.

¿Estás preparado para sacarle el máximo partido a tus datos?

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