Interactief Telerportaal transformeert voorraadbeheer, communicatie en logistiek bij Agrico

Over Agrico

Agrico is een coöperatief aardappelbedrijf dat de aardappelbranche innoveert, aardappelwaardeketens creëert, versterkt en verduurzaamt. Hierin komen onder andere onderzoek, ontwikkeling, oogst, opslag en handel samen met als doel het verhogen van de efficiency, kwaliteit, voedselveiligheid en voedselzekerheid. Dankzij de samenwerking van honderden telers bieden ze een assortiment van meer dan 75 unieke aardappelrassen, die perfect aansluiten op lokale markten en behoeften.

Inefficiënt door een gebrek aan inzicht

Als coöperatief aardappelbedrijf verspreidt Agrico niet alleen de aardappels, maar ze geeft ook graag advies aan haar telers.

Agrico voelt zich namelijk verantwoordelijk voor een goede groei van de telers. Daarom zijn ze ook aardappeladviseur (dat is nog eens een mooie functietitel). Ze adviseren telers op de juiste teeltwijze, oogstmethodes, opslag en logistiek. Het gaat dus over meer dan alleen het logistieke aspect van deze heerlijke piepers. En dat klinkt allemaal heel mooi, maar er was een hindernis.

De benodigde informatie voor dit advies kostte hen ontzettend veel tijd. Het werd een administratieve rompslomp (veel Excel, veel bellen, veel informatie en veel papier) voor zowel de telers als de medewerkers. Zonde van de tijd. En daarbij dus hoog tijd voor een mooi stukje technologie!

Native applicatie voor aardappeltelers

Samen met Agrico zijn we rond de tafel gegaan en hebben we de specifieke behoefte inzichtelijk gemaakt. Er moest een app komen met de volgende vereisten en features:

• Bruikbaar op desktop & mobile
• Beschikbaar zonder internetverbinding
• Gemakkelijk inzicht in opdrachten, voorraad, teeltplanning, financiën en inspecties
• Gemakkelijk wijzigingen doorvoeren en statussen aanpassen (zoals het melden van voltooide opdrachten, het inzien van voorraadgegevens, en het administratief verwerken van ladingen)

Met deze behoeften in gedachten werd al snel duidelijk dat een op maat gemaakte, native applicatie de beste oplossing was. Een native app biedt namelijk de perfecte basis om te starten en deze vervolgens op maat uit te breiden naar de specifieke wensen. Zo is het concept voor het Telerportaal ontstaan!

Data vanuit een ERP-systeem

Om deze applicatie te voeden met relevante informatie, hebben we voor een datamodel gekozen waarbij bestaande data regelmatig wordt bijgewerkt vanuit het ERP-systeem. De data wordt enkel gesynchroniseerd wanneer dat nodig is voor een specifieke teler, waardoor die snel toegang krijgt tot gewijzigde informatie. Dankzij de native app hadden we volledige controle over welke data de teler ontvangt. Zo werd niet alleen de prestatie van de app beter, maar zorgde we er ook voor dat alleen relevante data werd opgehaald.

Diepte-interviews voor functionaliteiten

De functionaliteiten van het Telerportaal hebben we in nauwe samenwerking met Agrico en haar telers bepaald. Door uitgebreide interviews kregen we inzicht in de behoeften, waardoor onze UX- en UI-expert aan de slag kon gaan met het ontwerp. Hieronder lees je meer over de functionaliteiten die het Telerportaal zo gebruiksvriendelijk maken.

Offline mobile app

Er is altijd een actueel overzicht van bijvoorbeeld voorraad en opdrachten, zowel on- als offline. Super handig als je als teler op het land of in de schuur staat.

Nieuwe inzichten

Direct inzicht in sorteer- en verlaadopdrachten, in plaats van stapels papierwerk en eindeloze telefoongesprekken. En daarnaast ook nieuwe inzichten door het toevoegen van filters.

'Inloggen als' functionaliteit

Medewerkers van Agrico kunnen gebruik maken van een 'inloggen als' functionaliteit, zo kunnen ze door de ogen van de telers kijken. Hierdoor kunnen Agrico-medewerkers moeiteloos inzicht verkrijgen in zaken zoals voorraad en daarnaast ook gemakkelijk meekijken als een teler tegen problemen aanloopt.

Push-notificaties

Telers zijn gelijk op de hoogte van aanpassingen in opdrachten door push-notificaties op mobiel en desktop. Lekker efficiënt dus!

Portaal bouwen in fases

Het was onze prioriteit om telers vanaf het begin een positieve ervaring te bieden, met als doel hun enthousiasme voor de app te vergroten. Om eventuele startproblemen glad te strijken, hebben we de app in fasen geïntroduceerd:

1. We zijn gestart met een basisversie van het Telerportaal, zodat telers op een fijn tempo vertrouwd konden raken met het nieuwe platform.
2. Een aantal telers nam deel aan testen, demo’s en verbetersessies, waarbij ze een read-write versie van het portaal gebruikten.
3. Na enkele weken werden groepen telers uitgenodigd om het portaal in een read-only modus te gebruiken.
4. Na deze testperiode van ongeveer drie maanden, stelden we het portaal open voor read-write toegang. Oftewel: de telers konden niet alleen data bekijken, maar ook bewerken, bijwerken of toevoegen.
5. De zogenaamde Teler-foon werd in het leven geroepen, waarbij de Product Owner en collega’s snel de telers konden bijstaan. Dit proactieve contact zorgde voor een vlotte overgang naar het gebruik van de app voor iedereen.