Build or buy: legacy modernization die past bij jouw familiebedrijf

Laatst sprak ik een ondernemer die al drie keer van softwarepakket was gewisseld. "We dachten telkens: nu hebben we dé oplossing," vertelde hij. "Maar elke keer liepen we tegen dezelfde muren aan." En zijn verhaal is niet uniek. De vraag is dus niet welke software het beste is, maar welke aanpak bij jouw bedrijf past. Build or buy? Laten we eens inzoomen.

De scorecard: wanneer kies je wat?

Want zo’n keuze is allesbepalend voor de toekomst van je bedrijf. Je wil voorkomen dat je over een jaar wéér moet switchen, met alle rompslomp die daarbij komt kijken. Hieronder zie je daarom precies wanneer je voor welke optie kiest en leggen we uit waarom deze factoren je uiteindelijke keuze bepalen. 

De 100-medewerkergrens 

Waarom precies honderd? Onder deze grens ontbreekt vaak de kritische massa. Je hebt namelijk niet alleen het budget nodig voor maatwerksoftware, maar ook mensen die het project kunnen trekken. Een product owner is geen bijbaan die iemand ‘er wel even naast doet’ - het vraagt specifieke vaardigheden en fulltime aandacht. 

Kleinere bedrijven onderschatten dit vaak. "We bouwen dit wel even," hoor ik dan. Maar zonder de juiste capaciteit in huis, wordt het een dure gok. Je hebt iemand nodig die jouw processen door en door kent, die kan schakelen tussen business en IT én die de lange adem heeft om dit tot een succes te maken. Heeft jouw bedrijf minder dan honderd medewerkers en heb je al ervaring met dit soort projecten? Dan ben jij misschien wel de uitzondering op deze regel.

De andere cruciale factoren 

Naast bedrijfsgrootte zijn ook je bedrijfsprocessen een belangrijke factor in de uiteindelijke keuze. Werk je op een manier zoals de meeste bedrijven in jouw branche? Dan is standaard software waarschijnlijk prima. Maar als je processen écht anders zijn, dan heb je maatwerk nodig. Standaardsoftware dwingt je in een keurslijf dat niet past. 

Ook je groeiverwachtingen spelen mee. Blijf je de komende jaren stabiel? Kies standaard. Maar wil je snel kunnen schakelen, nieuwe markten aanboren, innoveren? Dan heb je de flexibiliteit van maatwerk nodig. Je kunt niet wachten tot je softwareleverancier jouw briljante idee in versie 3.2 een keer meeneemt.

Het maatwerk-op-standaard drama

Hier zie ik het het vaakst misgaan: bedrijven denken slim te zijn door de aanschaf van een standaardpakket en bouwen daar vervolgens maatwerk bovenop. Je gebruikt dan misschien 40% van de standaardfuncties, betaalt voor 100% en bouwt er nog eens 30% bij. 

Je gooit niet alleen onnodig geld weg aan dure licenties, maar bij de eerste update kom je vaak nog dieper in de problemen. Jouw zelfgebouwde maatwerk is niet meegenomen in de standaard updatecyclus van de softwareleverancier. Dus bij elke update loop je het risico dat het deel maatwerk onbruikbaar wordt. 

De kracht van een softwarefabriek 

Het bouwen van maatwerksoftware vraagt dus om expertise. Als je ons je software laat bouwen, doen we dat met Thinkwise. Je koopt hiermee niet alleen de daadwerkelijke software - je koopt een softwarefabriek. We leren jouw developers of IT team hoe zij zelf aan de slag kunnen met updates, upgrades en hele nieuwe automatiseringen.  

Een mooi voorbeeld hiervan is een groente- en fruitbedrijf waarmee ik sinds kort samenwerk. Ze willen op korte termijn een eigen transporttak opzetten, wat met hun oude systeem onmogelijk was. Nu bouwen we samen wat ze nodig hebben, wanneer ze het nodig hebben. Waar hun concurrenten maanden wachten op een aanpassing van hun leverancier, bouwen zij het met Thinkwise zelf in weken. Ze kunnen inspelen op kansen die anderen moeten laten liggen. 

Het echte kostenplaatje

De initiële investering voor maatwerk ligt hoger – daar is geen twijfel over. Maar kijk eens naar de kosten voor standaard software gedurende een jaar of vijf: licenties lopen door en worden elk jaar duurder en je betaalt waarschijnlijk ook voor functies die je niet gebruikt. Maatwerk? Eenmalige bouw, daarna alleen onderhoud.  

Een klant berekende laatst dat hij jaarlijks zo’n 30.000 euro kon besparen door de licenties van drie systemen te vervangen door eigen ontwikkeling in Thinkwise. "We betaalden voor functies die we één keer per jaar gebruikten," zei hij. Nu heeft hij precies wat hij nodig heeft - niet meer, niet minder.

Wil je hier meer over weten?

In 6 heldere punten leg ik uit waarom legacy software niet alleen je IT frustreert, maar je hele business vertraagt. En belangrijker nog: wat je eraan kunt doen. 

👉 Download de orangepaper en zet die eerste stap naar toekomstbestendige IT.