¿Qué es una intranet y para qué sirve?

¿Qué es una intranet?

Según la wikipedia, una intranet se trata de una red informática que, utilizando el protocolo de Internet, nos permite compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una empresa u organización. Existen intranets corporativas, municipales o docentes, entre otras.

Básicamente, estamos hablando de una red privada por la que podemos compartir información y documentos con otros usuarios de esa misma red.

¿Para qué se sirve una intranet?

Una intranet tiene múltiples propósitos dentro de una organización. Principalmente, mejora la comunicación interna al ofrecer un canal centralizado para compartir noticias, actualizaciones y documentos importantes. También permite centralizar recursos, de modo que los empleados puedan acceder fácilmente a herramientas y bases de datos necesarias para su trabajo diario. Además, fomenta la colaboración al integrar aplicaciones que facilitan el trabajo en equipo y la gestión de proyectos. Por último, proporciona un entorno seguro y controlado para proteger la información sensible de la organización.

Hay diferentes tipos de intranets, una de las más utilizadas es la intranet web, que haría las veces de una nube pero menos evolucionada. Los diferentes tipos de cloud computing han jugado aquí un papel muy importante para dejar a las intranets en un segundo plano. Veamos más en detalle qué intranets existen.

Tipos de intranet

Las intranets pueden clasificarse según su alcance y la tecnología utilizada:

1. Redes LAN

Estamos hablando de redes de rango local (local area network, en inglés). Se trata de una intranet, en la que los ordenadores que la componen se encuentran en la misma red. Suelen ser las redes que se instalan en una oficina o incluso en una casa, para poder compartir documentación entre todos los ordenadores de dicha oficina, contando con carpetas compartidas por todos. A veces, si la instalación es más rudimentaria, la conexión se realiza por cables, aunque lo común es que sea por ondas.

2. Redes MAN

Las redes MAN, son redes de rango metropolitano (metropolitan area network, en inglés). Se tratan de redes de mayor alcance y velocidad. Su información es transmitida por fibra óptica, cables de cobre o usando la tecnología de microondas. Estas redes son muy útiles para reducir problemas de latencia y seguridad, que podríamos tener con las redes LAN. Aunque, en realidad, el funcionamiento es muy similar al de dichas redes.

3. Redes WAN

Por último nos encontramos con las redes WAN, redes de área extensa (Wide range area network, en inglés). Una red WAN puede abarcar desde los 100 km hasta miles de kilómetros. Lo que supone que estamos hablando de redes que pueden abarcar países o incluso continentes.

Las redes WAN cuentan con muchas máquinas que se dedican a transmitir la información y trabajando exclusivamente para ejecutar distintos programas de usuarios. Estas señales pueden ser emitidas por cables, radiofrecuencia o satélite.

El problema que muchos expertos señalan de las redes WAN es que la velocidad de la misma es bastante más baja que la de otras redes. Además, la seguridad suele tener quiebras por haber tantos usuarios conectándose a la vez y a la misma red.

Características habituales de una intranet

Entre las características más comunes de una intranet se incluyen:

• Acceso restringido: Sólo los miembros autorizados de la organización pueden acceder a la intranet, garantizando la privacidad y seguridad de la información.
• Interfaz web: La mayoría de las intranets utilizan navegadores web como interfaz, facilitando su uso y reduciendo la necesidad de software adicional.
• Integración de aplicaciones: Pueden integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados por la organización, como sistemas de gestión de proyectos, bases de datos y aplicaciones de recursos humanos.
• Personalización: Es posible adaptar la intranet a las necesidades específicas de la organización, incluyendo funcionalidades y diseños personalizados.

Cómo implementar una intranet en tu organización

La implementación de una intranet puede parecer un proyecto complejo, pero con una buena planificación y ejecución, se puede llevar a cabo de manera eficiente. Aquí hay algunos pasos clave para hacerlo:

1. Definir los objetivos y necesidades de la organización

Antes de empezar, es fundamental identificar por qué se necesita una intranet y qué problemas se busca resolver. ¿Es para mejorar la comunicación interna, centralizar documentos, o agilizar procesos? Estos objetivos ayudarán a determinar las funcionalidades requeridas.

2. Elegir una plataforma o proveedor adecuado

Existen diversas opciones para desarrollar una intranet, desde soluciones personalizadas hasta plataformas listas para usar como Google Workspace, o herramientas especializadas en intranets corporativas. Considera factores como el presupuesto, la escalabilidad y la facilidad de uso.

3. Diseñar una estructura intuitiva y amigable

La usabilidad es clave. Organiza la información de manera lógica, con menús y secciones claras, para que los usuarios puedan encontrar lo que necesitan rápidamente. Asegúrate de que el diseño sea atractivo y funcional.

4. Incorporar funciones esenciales

Además de las características básicas, como acceso a documentos y noticias, considera incluir funcionalidades como:

• Integración con herramientas de gestión de proyectos
• Chats internos o foros de discusión
• Paneles personalizados para cada usuario o equipo

5. Capacitar a los equipos

Para que la intranet sea efectiva, los usuarios deben saber cómo usarla. Organiza sesiones de formación y proporciona recursos como manuales o tutoriales.

6. Realizar pruebas y ajustes

Antes del lanzamiento oficial, realiza pruebas piloto con un grupo reducido de usuarios. Recoge sus comentarios y ajusta la plataforma según sus necesidades y sugerencias.

7. Promover su uso continuo

Una vez implementada, anima a los equipos a utilizar la intranet mediante campañas internas, gamificación (como recompensas por participación) o asignando tareas que requieran el uso de la plataforma.

Conclusiones

Una intranet es una herramienta esencial para mejorar la comunicación, centralizar recursos y fomentar la colaboración dentro de las organizaciones. Sin embargo, las soluciones en la nube han ganado terreno gracias a su flexibilidad, accesibilidad desde cualquier lugar y capacidad de escalabilidad.

Mientras que las intranets tradicionales son ideales para entornos cerrados y altamente controlados, las plataformas en la nube permiten a las empresas adaptarse a un entorno laboral más distribuido y global. La combinación de ambas tecnologías puede ofrecer lo mejor de dos mundos: la seguridad y personalización de una intranet junto con la accesibilidad y potencia de la nube.

La decisión entre intranet y soluciones en la nube debe basarse en las necesidades específicas de cada organización. Al priorizar una infraestructura tecnológica moderna y flexible, las empresas pueden garantizar su competitividad en un mercado en constante evolución.