Handboek voor Incentronauten

1. Wat hoeven we niet af te spreken

Als het gaat om de relatie tussen werkgever en werknemer dan heeft de Nederlandse wet al heel veel voor ons geregeld. Daar hoeven we dus niks over te roepen. Om het gemakkelijk te maken hebben we de belangrijkste impact van deze wetten samengevat in dit document. Én we geven aan waar Incentro zelf invulling heeft gegeven aan zaken die niet door de wet zijn bepaald. Niets spannends, onze hoofdregel is en blijft ‘denk na’.

1.1 Pensioen

In de pensioenwet is al van alles geregeld. Mooi zo. Incentro stelt 5% van de pensioengrondslag van een werknemer beschikbaar als pensioenbijdrage. Dit is je salaris minus een bedrag dat wordt afgedekt door de AOW (de zogenaamde AOW franchise). In 2024 is dit bedrag op basis van wettelijke bandbreedtes vastgesteld op €17.545.

Incentro stelt dus 5% van de pensioengrondslag beschikbaar aan jouw pensioen. In tegenstelling tot andere bedrijven stijgt dit percentage niet als je ouder wordt (gelijkheidsprincipe; iedereen krijgt bij ons hetzelfde) en verplichten wij je niet om een eigen bijdrage te betalen (maximale keuzevrijheid). Vooral voor oudere collega’s kan dit een stapje terug zijn als ze overstappen naar Incentro, houd daar rekening mee als je akkoord gaat met jouw nieuwe salaris.
Het is nog leuk om te weten dat de pensioenwetgeving verandert en alle bedrijven per 2027 toe moeten naar een vlak tarief. Met onze aanpak lopen we dus voorop.

Laat je adviseren
We weten dat pensioen geen hobby is van veel collega’s, maar uiteraard wel belangrijk. We raden je daarom aan om je bij indiensttreding goed te laten adviseren, je keuzes te maken en het af te vinken. Daarvoor kan je gebruik maken van onze onafhankelijke pensioen adviseurs van Het Pensioenbureau. Zij kunnen met je meedenken over jouw persoonlijke situatie. Periodiek komt het Pensioenbureau langs bij Incentro, je Office Manager weet van de hoed en de rand. Daarnaast is het verstandig om dit na een aantal jaar dienstverband nogmaals te doen. Vaak is je persoonlijke situatie veranderd, wat tot nieuwe inzichten en keuzes kan leiden.

1.2 Opzegtermijnen

Hier hebben we dus de wet voor, specifiek artikel 672. Concreet betekent dit dat de medewerker een opzegtermijn heeft van een volle kalendermaand. Dus opzeggen voor het einde van de maand, dan geldt de volgende maand als opzegtermijn. De opzegtermijn vanuit Incentro is afhankelijk van de duur van je dienstverband. Maar ook daar geldt dat goed overleg uiteindelijk de basis is voor een mooi afscheid.

1.3 Verlof

Bij een volledig dienstverband heb je recht op 27 vrije dagen per kalenderjaar. Verdere regels over vakantiedagen zijn bepaald in wetsartikel 638. Het recht op verlof in verband met zwangerschap, bevalling, adoptie en pleegzorg is allemaal in de wet geregeld. Zie hiervoor de wet arbeid en zorg.

1.4 Ziekte

Rondom ziekte is er van alles vastgelegd in de wet, in deze link vind je alle informatie. Een belangrijk punt tijdens ziekteverlof: nadenken over een aantal praktische zaken. Wie moeten er op de hoogte zijn? Wat moet er geregeld worden om te voorkomen dat zaken in de soep lopen door je plotselinge afwezigheid? Oftewel, een belletje of berichtje naar de juiste personen. Daarnaast moet je jezelf ziekmelden op je eerste ziektedag in AFAS, en weer beter melden op je eerste werkdag. Op deze manier zorgen we ervoor dat onze verzuimpartner niet onnodig aan de bel trekt.

Mocht je langdurig ziek zijn dan is de werkgever wettelijk verplicht om het eerste en tweede jaar minimaal 70% van je salaris uit te betalen. Bij incentro kiezen we ervoor om het eerste jaar 100% te betalen en pas het tweede jaar naar 70% te gaan. Indien wij ervoor kiezen om ten gunste van een collega van deze regel af te wijken, kunnen hier in de toekomst geen rechten aan ontleend worden.

2. Wat we extra afspreken

2.1 Feestdagen

De wet laat wat ruimte over hoe om te gaan met nationale feestdagen. Op de volgende nationale feestdagen ben je bij Incentro vrij (en kost het je dus geen vakantiedagen):

• 1 januari - Nieuwjaarsdag

• Variabel - Tweede paasdag

• 27 april - Koningsdag

• Variabel - Hemelvaartsdag

• Variabel - Tweede Pinksterdag

• 25 december - Eerste kerstdag

• 26 december - Tweede kerstdag

2.2 Flexibele feestdagen

Waarom zou je verplicht vrij moeten zijn op één van de in het handboek beschreven nationale feestdagen, terwijl je misschien liever vrij bent op een andere feestdag, zoals Eid-al-fitr, Keti Koti, Pride, Diwali, Chinees Nieuwjaar of je verjaardag? We willen dat jij kunt vieren wat voor jou belangrijk is. Uren die je schrijft op een nationale feestdag worden omgezet in flexibele feestdagen in afas. Die dag kan je eerder of later dat jaar op een andere, voor jou geldende, feestdag inzetten. Wel onder voorwaarde dat je je dagelijkse werkzaamheden kunt voortzetten zoals je gewend bent.

2.3 Bijzonder verlof

Bij het overlijden van je partner, je eigen ouders of je eigen kinderen heb je recht op betaald verlof vanaf de dag van overlijden tot en met de dag van de uitvaart. Daarnaast krijg je één dag verlof bij het overlijden van kleinkinderen, kinderen van jouw partner uit andere relaties, grootouders, overgrootouders, schoonouders, broers, zussen, zwagers en schoonzussen. Voor de bruiloft of geregistreerd partnerschap van jou, jouw kinderen of jouw ouders krijg je één dag verlof. Ondertrouw (kan tegenwoordig vaak elektronisch) en andere bruiloften zijn voor eigen rekening. Een verhuizing zien we als een privé aangelegenheid. Je krijgt hier geen betaald verlof voor van Incentro.

2.4 Geboorteverlof (partnerverlof)

Bij de geboorte van je kind krijg je als partner een week betaald verlof (‘partnerverlof’, ‘geboorteverlof’ of ‘vaderschapsverlof’ genoemd) om van je kind te genieten. Daarna(ast) heb je sinds 1 juli 2020 de mogelijkheid om tot 5 weken aanvullend verlof op te nemen:

• De overheid betaalt tijdens deze periode 70% van je salaris uit (dit is wettelijk geregeld);

• Om het nog aantrekkelijker te maken betaalt Incentro tevens je secundaire arbeidsvoorwaarden door (denk aan je mobiliteitsvergoeding, je pensioenbijdrage en de winstdeling);

• Uitzondering op dat laatste vormt de onkostenvergoeding (die maak je niet, dus daar vindt de belastingdienst wat van).

Dit aanvullend verlof ‘kost’ je dus slechts 30% van je bruto salaris. Er zijn een aantal voorwaarden aan deze regeling verbonden:

• Het verlof moet binnen 6 maanden na de geboorte van je kind worden opgenomen en het maximum is 5 werkweken (wettelijk geregeld);

• Als je minder dagen wilt opnemen kan dat natuurlijk ook;

• Je stemt het tijdig af met je Field Manager.

2.5 Betaald ouderschapsverlof (per 02-08-2022)

Als je ouder wordt, kun je maximaal 9 weken betaald ouderschapsverlof opnemen. Daarmee krijg je tijd om te wennen aan de nieuwe gezinssituatie en om samen met je partner bewust keuzes te maken over de verdeling van werken en zorgen. 

• De overheid betaalt 70% van je salaris uit (dit is wettelijk geregeld);

• Om het extra aantrekkelijk te maken betaalt Incentro, net als bij het aanvullend partnerverlof, je secundaire arbeidsvoorwaarden door (denk aan je mobiliteitsvergoeding, je pensioenbijdrage en de winstdeling);

• Uitzondering op dat laatste vormt de onkostenvergoeding (die maak je niet, dus daar vindt de belastingdienst wat van). 

Dit aanvullend verlof ‘kost’ je dus slechts 30% van je bruto salaris. Er zijn een aantal voorwaarden aan deze regeling verbonden:

• Voorwaarde is dat je deze 9 weken opneemt in het eerste levensjaar van je kind (wettelijk geregeld); 

• Als je minder dagen wilt opnemen kan dat natuurlijk ook;

• Je stemt het tijdig af met je Field Manager.

2.6 Overwerk

In ons vak hoort overwerken er soms bij. Eigenlijk noemen we het dan ook geen overwerk. Natuurlijk kan het wel eens doorslaan. Als je in een maand meer dan 100% van de uren betaald ingezet geweest bent voor een opdrachtgever, dan worden die betaalde uren uitbetaald (100%). Als het uren in het weekend betreft, dan krijg je 150% van die uren uitbetaald. Een keertje overwerken is prima, maar als dit structureel wordt, klopt er iets niet. Niemand heeft er wat aan als je je over de kop werkt en jij zelf al helemaal niet. Onderneem dus tijdig actie als je dit herkent, bijvoorbeeld door dit met je Field Manager te bespreken. Ook dat is professioneel gedrag.

2.7 Conflicten

Geen wrijving, geen glans. Conflicten komen overal voor, en vaak dragen ze bij aan een nog beter eindresultaat. Soms ook niet, dan is het conflict niet meer effectief. In die gevallen toont zich de ware professional in het adequaat oplossen van het conflict. De allerbelangrijkste regel bij het oplossen van een conflict is opnieuw ‘denk na’. Soms helpt het om dit samen met een andere collega te doen. Binnen Incentro zijn er heel veel manieren waarop je hulp kunt krijgen bij het oplossen van een conflict. Uiteraard kan je bij je eigen manager aankloppen. Maar dat hoeft niet. Kies de persoon waarbij jij je het beste voelt. Dat kan een consultant zijn, een andere manager, een vestigingsdirecteur, iemand van de board, of de OR. En indien gewenst zouden we zelfs een extern persoon in kunnen schakelen.

2.8 Vertrouwenspersoon

Bij Incentro gaan we op een respectvolle manier met elkaar om. Krijg je tijdens je werk (dus ook bij opdrachtgevers of partners) onverhoopt toch te maken met seksuele intimidatie, agressie, discriminatie of pesten, dan kun je dit bespreken met een vertrouwenspersoon. Uiteraard heeft een vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht. Lees hieronder wat onze vertrouwenspersoon voor jou kan betekenen en hoe je in contact komt. Lees meer:

• MEER OVER INCENTRO'S VERTROUWENSPERSOON

2.9 Beoordelen

Incentro kent een regulier professioneel beoordelingsproces. Jaarlijks bepaal je met je manager de doelen voor volgend jaar, en kijk je terug op hoe het gegaan is met de doelen van voorgaand jaar. Daarnaast is natuurlijk de dagelijkse feedback en continue focus op verdere professionalisering van groot belang. Spreek elkaar aan op professionaliteit, werk met gebalanceerde feedback en maak elkaar beter.

2.10 Salaris

Je salaris wordt iedere maand voor het eind van de maand overgemaakt. De jaarlijkse salarisruimte (hoeveel er gemiddeld verhoogd gaat worden) wordt (vaak gezamenlijk) op vestigingsniveau bepaald. De individuele verhogingen worden met meerdere peers vastgesteld, waarbij de directeur het overzicht bewaart en een veto kan uitspreken. Dit werkt alleen in een setting waarin er een hoge mate van transparantie is, wees je daarvan bewust.

2.11 Onkostenvergoeding

In 2022 hebben we een grootschalig onderzoek gedaan naar de onkostenvergoeding en daarmee zijn we uitgekomen op een onkostenvergoeding van €83,- per maand bij een fulltime dienstverband. Dat bedrag is opgebouwd uit thuiswerkkosten, vergoeding voor jouw mobiele telefoon en de kleine kosten die je normaal maakt als je aan het werk bent. Denk aan een kopje koffie onderweg, een broodje of kleine parkeerkosten. Ook hier geldt de "denk na" regel.

2.12 Geheimhouding

Onderdeel van het werken als een consultant is dat je professioneel omgaat met de informatie van onze opdrachtgevers. In het addendumkan je lezen hoe we dit aanpakken. Lees dit goed door, want als consultant heb je hier dagelijks mee te maken.

• LEES MEER IN HET ADDENDUM

2.13 Social media

Je kan prima zelf inschatten van wat wel en niet professioneel is om te plaatsen op social media. Daar hoeven we geen afspraken over te maken.

3. Speciale voorwaarden en mogelijkheden

Incentro heeft een aantal bijzondere voorwaarden met verschillende doelen. Sommigen zijn bedoeld om onze footprint op deze planeet te reduceren, anderen dragen bij aan een nog grotere betrokkenheid onderling. Een ding is voor al die regelingen hetzelfde: ze zijn voor iedereen. Onafhankelijk van of je junior of senior bent, je lang of kort in dienst bent en van hoeveel je verdient. Het idee daarachter is dat salaris de manier is waarop we onderscheid maken in marktwaarde, en dat de rest voor iedereen gewoon hetzelfde is. Zo krijgen we geen verborgen beloningsverschillen, en is alles lekker transparant.

3.1 Winstdeling

Ieder jaar keert Incentro 10% van de jaarwinst uit aan alle medewerkers. Iedereen ontvangt deze winstdeling, mits je in de maand van uitbetalen (mei) nog in dienst bent. Bij de verdeling van het totale bedrag voor de winstdeling wordt alleen gekeken naar het percentage dienstverband en het aantal maanden dat je in het betreffende jaar in dienst was. Het betaalmoment in mei heeft te maken met het afronden van de jaarrekening. Pas als dat proces is afgerond, kunnen we met zekerheid zeggen hoeveel winst er te verdelen is. Wil je alvast een beetje gaan rekenen? De winstdeling is gebaseerd op de geconsolideerde winst van Incentro International na aftrek van winstbelasting. Het totaalbedrag dat we hiervoor reserveren is inclusief de te betalen werkgevers- en werknemerslasten.

3.2 Eigenaar worden van Incentro

Iedere Incentronaut kan mede-eigenaar worden van Incentro. Dit hebben we geïntroduceerd om de betrokkenheid nog verder te vergroten. Om dat mogelijk te maken is er een Stichting Administratie Kantoor (STAK) opgericht, die aandelen van Incentro in bezit heeft. De STAK geeft certificaten uit en die kunnen Incentronauten tijdens de handelsmomenten kopen en verkopen. Incentro kiest er bewust voor om certificaathouders ook daadwerkelijk mee te laten beslissen (bijvoorbeeld over de uitkering van dividend), het is daarmee meer dan alleen een economisch eigenaarschap.

Rondom een regeling als deze moet veel georganiseerd worden. In Google Drive is een speciale folder met alle relevante bestanden over de regeling. Het is wel belangrijk om te beseffen dat ook deze vorm van eigenaarschap een vorm van beleggen is. De in het verleden behaalde resultaten bieden geen enkele garantie voor de toekomst. Denk hieraan voordat je besluit om mee te doen. En let erop dat je, als je wilt kopen of verkopen, je houdt aan de beschreven tijdlijnen.

Vind je het leuk om vast te gaan rekenen? De waarde van Incentro wordt bepaald met de volgende formule:

Waarde Incentro = 5 x (1x winst van 3 jaar geleden + 2x winst van 2 jaar geleden + 3x winst vorig jaar) / 6

3.3 Mobiliteitsregeling

Iedere Incentronaut komt in aanmerking komt voor de mobiliteitsregeling. We onderscheiden een aantal varianten:

• Leasenie: € 450 bruto + vergoeding zakelijke vervoerskosten

• Lease elektrisch: € 780,-

• Lease fossiel: € 740,- Let op: In 2025 willen we CO2 neutraal zijn. Daarom is het vanaf 1/1/2022 niet meer mogelijk om auto's te bestellen die op fossiele brandstof rijden. Deze optie gaat dus vervallen.

• Lease fiets: Wordt verrekend met je leasenie, lease elektrisch of lease fossiel budget

• Office management: Vergoeding zakelijke vervoerskosten (autokosten € 0,32 p/km)

De details over mobiliteit:

• MEER OVER DE MOBILITEITSREGELING

• MEER OVER LEASE BIKE PLAN

3.4 NS Business Card

Om duurzame mobiliteit aan te moedigen, kunnen alle Incentronauten een NS Business Card krijgen. Incentro betaalt hiervoor, dus vraag jezelf wel even af of je ‘m echt gaat gebruiken.

Er zijn voor jou geen kosten aan het gebruik van deze NS Business Card verbonden. Mocht je een leaseauto hebben, dan verwachten we wel dat die stil staat, als je met het openbaar vervoer reist.

Let op: de NS Business Card is alleen bedoeld voor zakelijk gebruik.

3.5 Pick your own laptop

Bij Incentro krijg je iedere vier jaar een budget van €2.250,- (exclusief BTW) voor de aanschaf van een laptop. Voor dat bedrag mag je je eigen laptop uitzoeken.

Om rekening mee te houden

• De belastingdienst vereist dat je de laptop minimaal 90% zakelijk gebruikt, anders zien ze het als een vorm van loon en moet er loonbelasting worden afgedragen.

• Bij aankoop moet de factuur op naam van Incentro staan.

• Als je kiest voor een Windows laptop, moet je daar een Windows Pro licentie op activeren.

• De eerste vier jaar blijft de laptop eigendom van Incentro.

• Ga zorgvuldig om met je laptop. Mocht je nalatig zijn (denk bijvoorbeeld aan een laptop die in de auto ligt en vervolgens gestolen wordt), dan zijn de daaruit voortvloeiende kosten voor jou.

• Mocht je een keer specifieke software nodig hebben om voor een klant te werken, dan vergoedt Incentro de licentiekosten.

• Let goed op bij het gebruik van tools die je werk vergemakkelijken, zoals browser plugins, omdat deze potentieel een geheimhoudingsovereenkomst / NDA met je klant in gevaar kunnen brengen.

• Als je meer wilt besteden dan het budget, dan mag dat. Dat wordt dan verrekend met je salaris.

Standaard Incentro laptop
Als het niet zoveel uitmaakt wat voor laptop je gebruikt, dan kun je ervoor kiezen om gebruik te maken van een standaard Incentro laptop. In dat geval krijg je een laptop die nog niet is afgeschreven en in de kast ligt (wel een goede dus!), of een nieuwe laptop indien er geen meer voorradig is. Je kunt daarbij kiezen uit een standaard Dell laptop, Macbook of Chromebook. De office managers zijn op de hoogte van de exacte modellen.

Uit dienst of einde looptijd
Als je je eigen laptop hebt uitgezocht, gaat het apparaat met jou mee als je Incentro verlaat. Je betaalt dan de op dat moment geldende restwaarde van de laptop. Incentro schrijft de laptop lineair af in een periode van 48 maanden naar een eindwaarde van 10%, dus de restwaarde is op ieder moment eenvoudig te bepalen. Ook bij een standaard laptop kan je hiervoor kiezen, maar die mag je ook achterlaten.

Mocht je aan het einde van de looptijd (48 maanden) je laptop willen overnemen tegen de restwaarde, dan mag dat.

Duurzaamheid
We willen ten allen tijde voorkomen dat er laptops onnodig verloren gaan. Zo kan je gebruik maken van Slack als je je laptop tegen de restwaarde wil overdragen aan een collega. Laptops die niet meer bruikbaar zijn voor Incentro, proberen we zo goed mogelijk terecht te laten komen, bijvoorbeeld door te doneren aan de Cyberbank in Amsterdam. Je office manager kan hierbij helpen.

3.6 Extra vakantiedagen

Als je meer dan 27 vakantiedagen wil, dan kun je deze bijkopen tot een maximum van 10 extra vakantiedagen. Dit heeft - anders dan parttime werken - geen effect op je winstuitkering, je leasevergoeding en alle andere aan je dienstverband gerelateerde zaken. Je percentage dienstverband verandert immers niet door het bijkopen van vakantiedagen.

3.7 Vergoeding thuiswerkplek

Ook thuis moet je goed kunnen werken. Eens per drie jaar stellen we daarom een budget van 350 euro exclusief BTW ter beschikking voor het inrichten / upgraden van je werkplek thuis. Denk aan een bureaustoel, bureau en / of monitor. Dit bedrag mag je zelf declareren voor een thuiswerkplek (pick your own dus).

De kleine regeltjes:

• Je moet door je proeftijd heen zijn

• Als je iets aanschaft, zorg dan dat je een factuur hebt op naam van Incentro, zodat we de btw terugkrijgen. Factuur indienen via Afas en vermelden bij de opmerkingen dat het kosten voor je thuiswerkplek zijn

• Gedeclareerde blijft eigendom van Incentro. Indien je binnen 24 maanden uit dienst gaat volgt een naar rato afrekening.

3.8 Sportvergoeding

Als je hard werkt, is sport vaak een hele goede uitlaatklep. Goed voor onze gezondheid dus. Om dit extra te stimuleren, hebben we een sportvergoeding ingesteld. Zolang je lid bent van een sportclub (denk aan een voetbalclub, tennisvereniging, fitnessclub, etc.), krijg je 10 euro per maand van de contributie vergoed. Je kan je factuur indienen bij je office manager. Je office manager regelt dan dat je de sportvergoeding maandelijks op je loonstrook ziet verschijnen. Deze regeling gaat in op 1/4/2021. Na een jaar zullen we evalueren en bepalen of en hoe verder.

3.9 LoonGift

Met LoonGift kun je maandelijks doneren aan een goed doel, direct vanuit je salaris. Met belastingvoordeel kun je meer geven met minder geld. Zo dragen we samen bij aan een betere wereld. Je kiest zelf een goed doel dat jij belangrijk vindt en je bepaalt zelf hoeveel je geeft. 100% van je gift gaat naar jouw gekozen doel(en).

Incentro betaalt als werkgever een kleine vergoeding aan The Social Handshake, de organisatie achter LoonGift. Met deze vergoeding dekken zij hun operationele kosten. Dit maakt LoonGift een eerlijke en transparante manier om geld te doneren aan het goede doel: je bent zelf in de lead of, waar aan en hoeveel je doneert, goede doelen zijn minder tijd en moeite kwijt aan het werven van donateurs en The Social Handshake verdient op een eerlijke manier haar geld. Win, win, win!

Klik hier om direct bij te dragen aan een betere wereld! Op die link kun je ook alle meewerkende goede doelen en hun verhalen nalezen.

Tot slot

Geen handboek kan ooit volledig zijn, noch uitsluitsel geven in alle voorkomende gevallen van het Incentronauten-zijn. Dat is dan ook geenszins de bedoeling van dit handboek. We hebben met de wet te maken, we hebben een paar zaken moeten invullen, maar bovenal geldt het gezonde boerenverstand van alle individuele Incentronauten. Laat nooit een regel, een procedure, een voorschrift of een best practice jouw handelen klakkeloos bepalen. Denk na.