Stedin: van versnipperd proceslandschap naar realtime regie over de energieketen

Over Stedin

Stedin is een van de grootste regionale netbeheerders van Nederland en verantwoordelijk voor de aanleg, het beheer en het onderhoud van elektriciteits- en gasnetten in onder andere Zuid-Holland en Zeeland. Als cruciale schakel in de energietransitie voert Stedin duizenden projecten per jaar uit: van het aansluiten van nieuwe woonwijken tot het verzwaren van bestaande infrastructuur.

Regie voeren op een keten die niemand volledig overziet

De energietransitie legt een enorme druk op Stedin. Elke nieuwe woonwijk, elk windmolenpark en elk laadplein vereist een zorgvuldig gecoördineerd traject: van vergunningaanvraag en bodemonderzoek tot graafwerk en oplevering. Stedin werkt daarin met meerdere interne afdelingen, externe aannemers en derde partijen — elk met hun eigen applicaties, werkwijze en verantwoordelijkheden. 

Het gevolg: een versnipperd proceslandschap waarbij niemand het volledige plaatje kon zien. Vertraging bij een aannemer of een langdurige vergunningsprocedure bleef onzichtbaar, totdat het al te laat was om bij te sturen.

De bodemdesk — de afdeling die bodemonderzoeken en vergunningen aanvraagt — is een sprekend voorbeeld. Zij werkten in hun eigen OutSystems-applicaties, maar zodra een taak werd uitbesteed aan een aannemer of een externe partij voor stikstofonderzoek, verdween het werk uit beeld. Was de aannemer al gestart? Wanneer zou de vergunning terugkomen? Niemand wist het precies. En de gevolgen zijn reëel: een vergunning op gemeentegrond duurt gemiddeld drie weken, maar wanneer de laatste vijftig meter kabel over privéterrein grond moet, kan de doorlooptijd gemakkelijk oplopen tot een half jaar.

Van blind varen naar realtime procesregie

Incentro implementeerde Camunda als orkestratielaag bovenop de bestaande OutSystems-applicaties van de bodemdesk. In plaats van de applicaties te vervangen, werden ze slim gekoppeld: het werk blijft plaatsvinden in de vertrouwde systemen die medewerkers kennen, maar Camunda vangt de triggers op, bewaakt de voortgang en maakt de status van elke taak — intern én extern — zichtbaar in één dashboard.

Binnen één maand was het eerste proces volledig in kaart gebracht, ontwikkeld en in productie genomen. Waar Stedin voorheen aparte BI-teams nodig had om data te verzamelen, te verifiëren en te visualiseren, hebben teams nu realtime inzicht, tot wel tien keer sneller dan voorheen. Camunda Optimize geeft via heatmaps en procesanalyse direct inzicht in doorlooptijden, knelpunten en wachttijden bij externe partijen. Inzicht dat eerder simpelweg niet bestond.

Bijzonder is ook de schaal waarop dit speelt: de aanpak werd onder meer ingezet om een achterstand van 150.000 dossiers in het meteropnameproces in te lopen — grotendeels geautomatiseerd, zonder dat medewerkers daar handmatig achteraan hoefden te gaan. In dat proces werd Camunda ook gekoppeld aan een portaal voor eindgebruikers en aan een AI-model dat geüploade foto’s van meterstanden automatisch beoordeelt en verwerkt.

Regie over de volledige afdeling

De aanpak bij de bodemdesk toont wat mogelijk is als je één afdeling volledig in beeld brengt. De volgende stap — die al in gang is gezet — is dit inzicht uit te rollen over alle processen binnen de afdeling. Zo ontstaat een compleet overzicht van alle doorlooptijden, wachttijden en knelpunten, waarmee Stedin haar eigen KPI’s aantoonbaar kan bewaken en verantwoording kan afleggen aan toezichthouders.

Samenwerking die verder kijkt dan de opdracht

Het traject bij Stedin begon met een proof of concept: Incentro liet in de praktijk zien wat Camunda kan. Dat enthousiasme trok ook andere afdelingen over de streep. Telkens wanneer een nieuwe use case zich aandiende, werden de juiste mensen bij elkaar gebracht: een product owner met een concreet probleem, een lead developer die het bouwde en architecten die de grenzen bewaken van wat technisch en organisatorisch mag.

Die multidisciplinaire aanpak — business, IT en architectuur aan één tafel — is meer dan een werkwijze. Het zijn de eerste stappen richting een center of excellence: een plek waar kennis over procesregie niet versnipperd is over afdelingen, maar gedeeld wordt en van daaruit de hele organisatie sterker maakt. Incentro heeft die beweging in gang gezet en de professionals binnen Stedin verbonden die dit gedachtegoed verder dragen.