Alfresco

Orden en el caos de la información y procesos.

Hasta hace relativamente poco, las aplicaciones informáticas se centraba en mejorar procesos concretos, lo que a la larga ha generado un problema. Y es que, para poder gestionar todos tus procesos de negocio, es necesario el mantenimiento de diferentes herramientas, completamente autónomas, desarrolladas por equipos de trabajo independientes, además de todos los servicios externos como son email, herramientas de reporte, backups… Precisamente esto es lo que hemos conseguido solucionar desde Incentro junto con Alfresco: que no tengas que recurrir a un sin fin de soluciones muy difíciles de conectar entre sí, en ocasiones mediante protocolos propietario.

Centraliza tus procesos

Desde sus comienzos, Alfresco ha liderado el mercado en la gestión documental y, con su última actualización, ha demostrado que sigue siendo capaz de dictar las nuevas tendencias del sector. El antes conocido como Alfresco ha pasado a ser Alfresco Digital Business Platform (ADBP). Esto nos permite centralizar casi todos tus procesos de negocio y disponer de grandes opciones de conexión para facilitarte el uso de servicios externos.

1. Alfresco Content Services (ACS)

Es un Gestor de Contenido Empresarial (ECM) con todas los requisitos necesarios para que puedas almacenar, encontrar y compartir documentos de forma segura tanto desde dentro, como desde fuera de tu red empresarial. Se presenta como la evolución natural de Alfresco como plataforma, con todas sus funcionalidades hasta la fecha y algunas nuevas. Además nos permite guardar junto con los archivos tus reglas de negocio y metadatos, lo que a su vez nos posibilita el preservar información inherente a tus archivos y gestionarlos de la forma que desees.

A modo de ejemplo, una de las funcionalidades que te proporciona ACS es la posibilidad de que desde Incentro creemos “Reglas” en tus estructuras de carpetas. Estas reglas son disparadores que se activan cuando ocurre un evento, y pueden ejecutar desde pequeñas acciones predeterminadas, hasta código que uno de nuestros ingenieros cree específicamente para ti. Otro tipo de disparador son los “CronJobs”. Estos se diferencian en que no los puedes añadir a tus carpetas y no se disparan mediante eventos. En vez de esto, debemos especificar una expresión de Cron para indicarle cuándo necesitas que se ejecute.

Para mantener un control de las modificaciones de tus archivos, en Incentro podemos valernos de funciones como el “Versionado”. Esto nos sirve para guardar el estado, tanto del contenido como de los metadatos de tus archivos en forma de versiones, pudiendo recuperar dichos estados cuando lo necesites. Además de controlarlos, gracias a un sistema de bloqueo de archivos puedes editarlos asegurandote de que nadie lo modifica al mismo tiempo que tú, independientemente de si los editas online o offline. Para editar tus archivos online, Alfresco te proporciona un editor de texto plano e integración con google docs entre otras cosas.

2. Alfresco Process Services (APS)

En Incentro hemos diseñando flujos de trabajo utilizando complejos sistemas de archivos Xml y beans de Java. Ahora, con su última actualización, Alfresco, introduce APS, que nos permite automatizar tus procesos de forma más sencilla, rápida y flexible, obteniendo mejores resultados en menos tiempo. Para que puedas gestionar la creación y mantenimiento de tus flujos de trabajo, dispone una interfaz gráfica con un editor de flujos integrado, que te permite administrarlos de forma autónoma.

APS es un Gestor de Procesos de Negocio (BPM) que tiene como propósito automatizar todos tus flujos de trabajo, mejorando su eficiencia y asegurando siempre que puedas acceder a las tareas que tienes pendientes de completar. Está basado en la tecnología Activiti, la cual también está desarrollada por Alfresco Software Inc.

Por ejemplo, una de las nuevas funcionalidades que te proporciona APS son las señales. Las señales se utilizan para crear puntos de espera en los flujos de trabajo, de forma que se queden parados entre una tarea y otra hasta que reciba esa señal. Puedes enviar esa señal desde fuera de la plataforma gracias a su API REST.

3. Alfresco Governance Services (AGS)

El cual dota a la plataforma de funcionalidades para la administración automatizada de tus registros, su clasificación y control de la seguridad mejorada. Gracias a esto, desde Incentro podemos asegurar que hasta la fecha, Alfresco es la única plataforma que te ofrece una solución de administración de registros de código abierto con certificación DoD 5015.02.

Saca el máximo partido con una interfaz de grandes posibilidades.

Para que puedas sacar el máximo partido de esta plataforma es necesario una interfaz de usuario con grandes posibilidades. Alfresco proporciona una por defecto, y además incluye todos los elementos necesarios para poder crear tu propia interfaz de forma rápida y flexible. Existen tres posibilidades:

1. Share: Utilización de la interfaz proporcionada por la propia plataforma. Dicha interfaz es altamente adaptable, en cuanto a funcionalidades se refiere, a las necesidades de tu empresa. Dada su sencillez se puede implementar en un periodo de tiempo realmente reducido, lo que te va a permitir comenzar a trabajar con Alfresco rápidamente. Por defecto, trae una estructura que te permite organizar tus documentos en “Sites”, páginas que para el usuario final parecen encontrarse separadas dentro del sistema. Tanto estos sites como cada usuario disponen de un panel en el que puedes añadir “Dashlets”. Estos dashlets con pequeños componentes te permiten visualizar contenido y realizar pequeñas acciones. Por ejemplo existe uno que te muestra todas las tareas pendientes de completar que tienes. Desde Incentro podemos diseñar y crear todos aquellos dashlets que puedas necesitar.

2. APIs: Alfresco te da acceso a una serie de API’s a las cuales puedes conectar cualquier tipo de software, permitiendo que cualquier programa que desarrolles pueda integrarse con la plataforma. En base a nuestra experiencia, podemos llegar a la conclusión de que esto te puede dar grandes resultados. También cabe la posibilidad de que desde Incentro, nuestros expertos en Alfresco creen una nueva API que te proporcione acceso a las funcionalidades que hayamos creado específicamente para tu proyecto. (https://api-explorer.alfresco.com/api-explorer/)

3. Application Development Framework (ADF): Te permite, de una manera facil y rapida, construir una interfaz a través de la reutilización de componentes ya creados, pudiendo además generar los tuyos propios. Esta alternativa es recomendable si buscas un punto intermedio entre las dos anteriores en cuanto a grado de personalización y tiempo de desarrollo se refiere.

Integración directa

La Plataforma Alfresco puede ser integrada directamente con las aplicaciones líderes del mercado actual, sin necesidad de customizaciones adicionales. Esto posibilita que los usuarios finales accedan al contenido desde las aplicaciones que estaban usando previamente. A todo esto hay que añadir que en Incentro somos expertos en integrar y adaptar Alfresco a todo tipo de tecnologías, de forma que se adapte a las necesidades reales de nuestros clientes.

Por último, Alfresco posee otras funcionalidades que te pueden resultar muy útiles dependiendo de tu modelo de negocio, como pueden ser “analiticas y reportes” o sincronización de archivos con la nube.

Alfresco e Incentro

Incentro es un proveedor de servicios IT especializado en soluciones empresariales online y en business intelligence. Incentro ayuda a organizaciones a optimizar la gestión de su información basándose en soluciones creativas, innovadoras y sobre todo útiles. Especialización, felicidad y ambición son nuestros valores. Más de 300 especialistas (incentronautas) ponen una especial pasión en todo lo que hacen. Debido a esto Incentro ha sido galardonado como Great Place to Work 6 años seguidos.

Incentro trabaja para 500 de las principales compañías europeas y actualmente tiene oficinas en Holanda, España y Kenia. En términos de servicio, Incentro es considerado Alfresco Strategic Partner (es el nivel más alto que puede alcanzar un socio de Alfresco) y ha sido galardonado como “EMEA Partner of the Year” el año pasado dado nuestro excepcional desempeño. Nuestros experimentados consultores certificados por Alfresco implementan, desarrollan y administran Alfresco con un solo objetivo en mente: una alta satisfacción de nuestros clientes.

Tras más de 7 años trabajando con Alfresco, en Incentro estamos seguros de que Alfresco Digital Business Platform es una herramienta que nos permite optimizar y automatizar tus procesos de negocio sin recurrir a una gran cantidad de aplicaciones. Tenemos a tu disposición un equipo de más de 10 expertos en todos los ámbitos de la plataforma, capaz de integrar cualquier tipo de software que utilices con Alfresco de una manera rápida y sencilla, haciendo que tu negocio fluya.
www.alfresco.com

Víctor Gutiérrez
Víctor Gutiérrez
Víctor Gutiérrez

Víctor es Sales Manager en Incentro España

T: +34 942284639

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