Bij een onvolledig softwaresysteem heb je drie opties: uitbreiden, upgraden of vervangen. We zetten de voor- en nadelen voor je op een rij.

Bestanden komen op onbeveiligde plekken terecht, collega’s werken om IT-systemen heen met shadow IT en er wordt binnen de organisatie gemopperd over ontbrekende functionaliteit in het softwarepakket. Kortom: er is een duidelijke mismatch tussen de wensen van de gebruiker en de software van je organisatie. Om dat aan te pakken heb je drie opties: uitbreiden, upgraden of vervangen. Hoe je de beste keuze maakt voor jouw organisatie? Dat lees je in deze blog!

Denk bijvoorbeeld even terug aan de coronaperiode, waarin iedereen plotseling thuis moest werken. Waren je systemen hierop ingericht of moest er nog aan gesleuteld worden?  

Het uitbreiden van je dienstverlening is een ander voorbeeld waarbij het kan zijn dat je huidige systeem niet meer toereikend is. Het aanbieden van een nieuwe dienst resulteert in een aangepast salesproces. Heb jij een dichtgetimmerd standaardsysteem? Dan wordt het erg duur en complex om het nieuwe proces erbij te proppen. 

Er zijn veel verschillende oorzaken voor de mismatch tussen de wensen van je gebruikers en organisatie én de mogelijkheden van je systeem. Dus voordat je nadenkt over de aanpak van het probleem, is het belangrijk om te weten hoe je deze situatie herkent. 

Hoe je dat doet? Natuurlijk door goed te luisteren naar de mensen in je organisatie, maar je herkent het ook aan de volgende vijf punten: 

  • De functionaliteit volstaat niet meer. Gebruikers gaan dit – vaak met enige frustratie - zelf oplossen met heftige Excel-bestanden en er ontstaat shadow IT. Je krijgt aanvragen voor maatwerk

  • Data is niet te structureren en analyseren in de vorm die je organisatie nodig heeft. Kleine aanpassingen kunnen niet worden gemaakt en de juiste rapportages ontbreken

  • De gebruiksvriendelijkheid van je systemen holt hard achteruit. De snelheid om hiermee te werken neemt af en collega’s zijn ontevreden

  • Er is geen inzicht in of controle over bepaalde processen, omdat dit niet is ingebouwd in je systeem. Denk aan automatische checks op financiële afdelingen

  • Het softwaresysteem gaat uit van een hiërarchische cultuur met veel rollen, rechten en toegangsregels, terwijl jouw organisatie juist niet op die manier werkt. Collega’s hebben constant te veel of te weinig rechten

Herken je één of meerdere dingen uit het bovenstaande lijstje en is het tijd om er wat aan te doen? Dan heb je drie opties: de software uitbreiden, upgraden of vervangen. We zetten graag alle voor- en nadelen voor je op een rij. 

Bij het uitbreiden van software voeg je maatwerk toe aan je (standaard)pakket. Dit is een goede oplossing als het gaat om een kleine variant op je huidige proces, dat eenvoudig te realiseren is. Gaat het om een heel nieuw proces of een grote verandering? Dan is het af te raden om dit op te lossen met maatwerk. 

Meer maatwerk zorgt er namelijk voor dat je systemen minder eenvoudig te onderhouden of upgraden zijn. Komt het vaker voor dat je maatwerk aan je systemen toevoegt om het werkbaar te maken? Dan bestrijd je voornamelijk de symptomen, en niet het probleem: jouw software is ontoereikend en niet flexibel. 

Regelmatig upgraden we onze smartphones en laptops naar de nieuwste versie, dus de term is inmiddels bekend. Voor jouw bedrijfssoftware werkt dit precies hetzelfde en in sommige gevallen is dit een krachtige oplossing. Maak je weinig gebruik van maatwerk? Dan is een upgrade vaak zo gepiept én hierna gebruik je de nieuwste functionaliteit en beveiliging. 

Heb je erg veel maatwerk of is je systeem gekoppeld aan andere systemen? Dan zijn er een aantal valkuilen om rekening mee te houden bij upgrades. Het kan zo zijn dat je systemen voor gebruikers na een upgrade ineens totaal anders werken en zij hun weg niet meer vinden. Of dat de techniek en API’s van een applicatie wijzigen, waardoor de verbindingen met het overige IT-landschap niet meer automatisch werken. En hebben we je al verteld hoe ingewikkeld het is om een pakket met veel maatwerk te upgraden? 

Past wat jij nodig hebt echt niet bij uitbreiden of upgraden? Dan heb je nog één optie over: je kunt je volledige systeem vervangen en perfect laten aansluiten bij de wensen van jouw gebruiker en organisatie. Heb je een flexibel softwaresysteem? Dan onderscheid je jouw organisatie van de rest en beweeg je ten alle tijden mee met de markt. 

Natuurlijk kost dit meer tijd en geld dan uitbreiden of upgraden. Maar hiermee ben je wel in één klap helemaal bij en hoef je nooit meer te rommelen met tussenoplossingen, kleine aanpassingen of onhandige upgrades. We kunnen het ons goed voorstellen dat het spannend is om al je data en oplossingen te migreren naar een nieuw systeem. Maar is dat een goede reden om het niet te doen? Zeker niet! Met goede voorbereiding en begeleiding is dit ook mogelijk voor jouw organisatie.

Nu je weet wat iedere aanpak betekent voor je organisatie en software, maak je eenvoudiger de juiste keuze. Onze tip: maak een keuze die past bij je organisatie en niet alleen bij je IT-landschap. Er is geen IT-strategie; er is een bedrijfsstrategie waar IT een onderdeel van is. 

Is het doel om voorop te lopen in de markt? Dan ga je het met oneindige tussenoplossingen en een inflexibel systeem niet redden. Denk hier dus goed over na. Vraag jezelf af of je symptomen aan het bestrijden bent of het probleem aanpakt. Wil je meer weten over de opties die je hebt of eens sparren met één van onze consultants? Neem dan contact met ons op!