toetsmanagementsystemen

een goed archief is goud waard voor onderwijsinstellingen

Elke onderwijsinstelling in Nederland wil dat haar diploma’s waarde hebben: ze moeten aan de wettelijke kwaliteitsnormen voldoen. De onderwijsinstelling heeft hiervoor bewijs nodig dat laat zien dat kennis, inzicht en vaardigheden van scholieren of studenten onderzocht en beoordeeld zijn.

Behalve het verstrekken van diploma’s heeft een onderwijsinstelling ook processen nodig rondom een degelijk (digitaal) archief om de bewijsfunctie te bewerkstelligen. Als een onderwijsinstelling een goed archief voor haar toetsdossiers heeft ingericht, dan is het zeker dat de:

  • waarde van de diploma’s is geborgd;
  • kwaliteit en inhoud van het toetsproces is beschermd;
  • informatie is beveiligd;
  • kans op fraude en imagoschade is geminimaliseerd.

huidige praktijk en de oplossing

De meeste hogeronderwijsinstellingen hebben geen organisatiebreed uniform beleid/ richtlijnen ten aanzien van toetdossiers terwijl de imagoschade wel aan de instelling blijft kleven. Faculteiten, academies en docenten geven zelf invulling aan hun toetsdossiers waardoor versnippering ontstaat, geen statusoverzicht van de toetsdossiers beschikbaar is, en er geen veilige opslag noch veilige communicatie rondom het toetsdossier wordt afgedwongen. Als gevolg van deze situatie is het in de huidige situatie bijna ondoenlijk te voldoen aan de wet en regelgeving zoals bepaald door de Onderwijsinspectie. Ook het behouden van de accreditatie van de opleidingen kost een behoorlijke inspanning van de hele organisatie.

De oplossing hiervoor is een goed ingericht toetsmanagementsysteem (TMS) dat functionaliteit biedt om de toetsdossiers te creëren, beheren en archiveren. Hieronder vallen niet alleen alle type toetsen (bijvoorbeeld kennis- of vaardigheidstoetsen, mondelinge assessments, examens) maar ook papers, stageverslagen, afstudeerwerken en scripties met alle bijbehorende stukken. De termen toets en toetsdossier gebruiken we verder als generieke termen voor alle bewijsstukken.toetsmanagementsysteem onderwijs

wat doet een toetsmanagementsysteem?

De voornaamste doelen van een TMS zijn:

  • ondersteunen van de veilige, gecontroleerde totstandkoming en overdracht van toetsdossiers;
  • bewaren en archiveren van toetsdossiers en toetsresultaten;
  • kunnen voldoen aan verantwoordingsplicht, en geldende wet- en regelgeving;
  • rapporteren over toetsdossiers;
  • vernietigen toetsdossiers na het verstrijken van de bewaartermijn.

De eisen aan het TMS komen uit diverse hoeken van de onderwijsinstelling. Onder andere docenten, opleidingsmanagers, Chief Information Security Officers en toetsdeskundigen stellen uiteenlopende eisen aan het systeem.

toegang en veiligheid

Zodoende moet het TMS veilige opslag van alle onderdelen van toetsdossiers en waarborgen. Daardoor blijven de toetsdefinities, resultaten, commentaren, protocollen, processen-verbaal in één dossier zitten en afhankelijk van de status van het dossier wordt gecontroleerde toegang geregeld. De toegang wordt van tevoren gedefinieerd en vastgelegd in een autorisatiematrix. Zo krijgen docenten toegang tot het dossier in de constructie- of creatiefase en medewerkers van het toetsbureau in de afnamefase. Leden van een examencommissie hebben te allen tijde toegang tot alle toetsdossiers ongeacht de status.

structuur en opslag

De dossiers dienen in een vaste structuur bewaard te worden, gegroepeerd op faculteit- en opleidingsniveau. Een goed doorgedachte structuur bevordert de vindbaarheid van de bestaande dossiers en helpt bij de creatie van nieuwe dossiers. Vanaf het eerste moment worden de dossiers voorzien van contextinformatie zoals een toetsnummer, het schooljaar, de opleiding, het blok of kwartiel. Daarnaast wordt informatie over de status van het dossier (denk aan open, gedefinieerd, afgenomen en gearchiveerd) vastgelegd. Met handige workflows van het TMS worden alle betrokkenen begeleid, de autorisaties toegepast en de statussen beheerd.

zoeken en vinden

Het TMS dient ook archief- en zoekfunctionaliteiten te bieden zodat alle dossiers in oorspronkelijke staat bewaard en vindbaar worden. Het archief bevat ook de toetsresultaten (denk aan gedigitaliseerde toetsen, opnames van eindexamens/afstudeeropdrachten en bijbehorende beoordelingsformulieren). De gearchiveerde toetsdossiers worden na een bepaalde bewaartermijn vernietigd conform de gestandaardiseerde Selectielijst Hogescholen 2016. Op deze manier kan het TMS de waarde van de diploma’s over de jaren heen garanderen.

controle

Het TMS zal ook de compleetheid van de toetsdossiers moeten waarborgen zodat een incompleet dossier niet afgenomen of gearchiveerd kan worden. Dit moet via rapportages inzichtelijk gemaakt kunnen worden.

Met het TMS van Incentro kun je toekomstige accreditaties met vertrouwen tegemoet zien.

oplossing van incentro

Het TMS van Incentro is een web-based applicatie gebaseerd op een documentmanagementsysteem (DMS). Het bevat een dashboard voor eindgebruikers met overzichten van openstaande taken en toetsdossiers, gearchiveerde toetsdossiers en zoekfunctionaliteit. Het biedt beheerders de mogelijkheid om diverse workflowprocessen te configureren en type toetsdossiers creëren inclusief bijbehorende documenttypen. De betrokkenen kunnen toetsen veilig ontwikkelen en de tot totstandkoming daarvan opvolgen zonder dat deze stukken worden gedupliceerd of het TMS hoeven te ‘verlaten’. De gecreëerde toetsdossiers worden veiliggesteld in het DMS waar ze ook gearchiveerd worden. De applicatie voert de workflowprocessen uit, dwingt permissies af en controleert de volledigheid van de toetdossiers.