rapportages

zonder inzicht geen sturing

Ieder zaaksysteem of DMS biedt gebruikers vele mogelijkheden om dossiers te beheren, contracten te managen of informatie te beheren en aan te bieden binnen wettelijke kaders. Vaak is de implementatie een forse investering. Hoe weet u of die investering werkt?

kwaliteitsbewaking

Om het gebruik te kunnen monitoren verzamelt ieder DMS of zaaksysteem allerlei gegevens. Die gegevens zijn niet standaard beschikbaar in management rapportages. Omdat de overheid op veel plekken Alfresco gebruikt als zaaksysteem of DMS ontwikkelde Incentro een eigen management rapportagemodule die organisaties volledig inzicht geeft in het gebruik van het systeem.

meer grip

Met de rapportagemogelijkheden krijgt u inzicht in het gebruik van het systeem. Uiteraard kunt u daarbij ook specifiek kijken naar signalen van misbruik van accounts. De termijnbewaking in het kader van eisen aan retentie en vereiste doorlooptijden kan hiermee uiteraard ook gemonitord worden.

procesverbetering

Een andere mogelijkheid is op zoek te gaan naar zogenaamde zwevende dossiers. Documenten die in een proces tussen wal en schip zijn geraakt en niet meer hangen aan een actiehouder. Door deze dossiers vroegtijdig op te sporen kunt u problemen voorkomen en uw processen verbeteren waardoor deze situatie niet meer kan voorkomen