zaakgericht samenwerken

omgaan met verschillende partijen & processen

Gemeenten zijn al jaren bezig met het invoeren van zaakgericht werken: een procesgeoriënteerde manier van werken. Dit gaat hand in hand met digitaal werken. Niet gericht zijn op losse documenten & informatie, maar alles per zaak doen. Samen met burgers, bedrijven of overheidsinstellingen.

Vaak merken gemeenten ze een belangrijk gebrek van hun zaaksysteem. Het gaat om het starten van een samenwerkingsproject vanuit de zaakcontext om bepaalde aspecten van de zaak intern of met externen nader uit te werken of te onderzoeken. Het resultaat van dit samenwerkingsproject wordt vervolgens overgegeven aan de zaak en kan de afhandeling voortgezet worden. Dit noemen we zaakgericht samenwerken. 

een voorbeeldje: gronduitgifte en verkoop

Stel dat een gemeente een stuk grond wil verkopen aan een projectontwikkelaar. Voordat deze transactie afgerond kan worden, zou dat stuk onderzocht moeten worden en in geval van bodemvervuiling moet de grond gesaneerd worden. Om deze werkzaamheden uit te voeren dient de gemeente samen te werken met erkende bedrijven, makelaars en andere partijen. De zaak kan daarom tijdelijk stilgelegd worden en de gemeente start een samenwerkingsproject. In dit project worden enkele zaakdocumenten

beschikbaar gesteld aan de projectleden. Vervolgens zullen de diverse rapporten over de uitgevoerde werkzaamheden, adviezen, financiële stukken in dit project bewaard worden. De projectdocumentatie is toegankelijk voor alle projectleden, tenzij daar beperkingen opgelegd worden. Wanneer het project afgesloten wordt, zullen alle documenten in het zaakdossier opgeslagen worden en worden deze gearchiveerd, afhankelijk van het resultaat van de zaak.

 vormen van zaakgericht samenwerken

Samenwerking kent vele vormen. Bijvoorbeeld:

  • Intergemeentelijke samenwerking. Bij de meeste gemeenten staat samenwerking momenteel hoog op de agenda. De decentralisaties op het sociaal domein gaven een versnelling in de groei van samenwerkingsverbanden, maar ook op andere domeinen is het aan de orde.
  • Samenwerking met externe (keten)partners: waterschappen, veiligheidshuizen, zorgverleners, belastingsamenwerkingen etc.
  • Samenwerking met het maatschappelijk middenveld en burgerinitiatieven.
  • Samenwerking intern. Het werk van medewerkers zal steeds meer een kwestie zijn van effectief samenwerken met collega’s.

Opvallend is de rijke schakering aan samenwerkingsvormen. Wat is nu de aanleiding voor de verschillende samenwerkingsvormen? Niet alleen de roep om meer efficiëntie in de eigen organisatie, maar ook het belang van de regio speelt een belangrijke rol (samen staan we sterk). Er ontstaan steeds meer natuurlijke samenwerkingsverbanden tussen gemeenten. Last but not least zet de opkomst van de netwerksamenleving met de mondige burger gemeenten aan tot meer samenwerking.

samenwerken in de cloud

De (private) cloud biedt de gemeenten vele mogelijkheden om samen te kunnen werken. Deze mogelijkheid stelt de gemeenten in staat om een laagdrempelige en veilige samenwerkingsomgeving te gebruiken waar ook externe ketenpartners toegang tot hebben.

Veiligheid staat hierbij wel voorop: er wordt gebruik gemaakt van een Firewall die ongewenst bezoek buiten de deur houdt.

Schermafbeelding 2016-07-06 om 13.28.07

Voordelen van zaakgericht samenwerken

Deze manier van samenwerken kent vele voordelen:

  • Er is sprake van één archief waar alle zaak- en gerelateerde projectdocumenten zijn opgeslagen en gearchiveerd;
  • Eenvoudige multichannel ontsluiting/publicatie van documenten (partners, overheden, mijnoverheid portaal etc.)
  • Samenwerken n.a.v. zaakafhandeling/zaakdocument
  • Ombuigen gesloten karakter van DMS-en van zaaksystemen
  • Lage kosten archiefbeheer vanwege één verantwoordelijke organisatieonderdeel
  • Geen moeilijke koppelvlakken nodig. Koppelvlakken zijn altijd onderschat en uiteindelijk te duur.

de oplossing

Incentro implementeert al jaren samenwerkingsoplossingen. En we realiseren gestructureerde DMS-en, ondermeer onder gemeentelijke zaaksystemen. Omdat wij de specialisten zijn op dit gebied, nemen we het voortouw om deze oplossing samen met diverse leveranciers van zaaksystemen op korte termijn te realiseren. De integratie tussen het zaaksysteem en samenwerkeringsomgeving zal werken op basis van de CMIS open standaard, die ook aan de basis van de Zaaksysteem-DMS brug staat. Het resultaat leggen we aan het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) voor om het als standaard te registreren.