incentro realiseert ‘state of the art’ randstadnet met google apps

randstad wilde een innovatieve oplossing, een ‘state of the art’ design en een hoge usability

Randstad Groep heeft zichzelf ten doel gesteld om alle 7.000 medewerkers van de werkmaatschappijen Randstad, Yacht en Tempo Team en andere ondersteunende onderdelen van Randstad Groep makkelijk en snel met elkaar te laten communiceren. Een ambitieuze, maar mede dankzij Incentro haalbare doelstelling. In 2014 besluit de directie van Randstad Nederland het intranet anders in te gaan vullen. Van een transactie georiënteerd intranet wil men overstappen op een samenwerkend digital workspace concept, waarbij personalisatie en integratie met social binnen het Googledomein vereisten zijn. Randstad nam Incentro in de arm om hier op een creatieve en resultaatgerichte manier invulling aan te geven.

Randstad wilde een innovatieve oplossing, een ‘state of the art’ design en een hoge usability. De medewerkers moeten intuïtief met het platform kunnen werken en informatie makkelijk kunnen vinden en ontsluiten. Daarnaast moet relevante informatie bij elkaar, doorzoekbaar en deelbaar zijn samengebracht en vanaf elke plek en vanaf elk apparaat inzichtelijk zijn. Randstad wilde dat elke werkmaatschappij een eigen intranet kreeg door verschillende front-ends op een generiek back-end aan te sluiten. Deze front-ends, ofwel op Google app engine gebaseerde landingspagina’s, kregen zo een blauwe Randstad, zwarte Yacht of Rode Tempo Team look en feel.

clickable demo

Randstad was meteen enthousiast over de plannen die Incentro voor randstadnet voorstelde. In augustus 2014 presenteerde Incentro een clickable demo en deze werd zo goed ontvangen dat deze in oktober al live kon gaan. Het proces van concept, design en ontwikkeling is in sneltreinvaart afgewikkeld.

Rob van Wijk, senior project manager bij I-bridge, de IT-organisatie van Randstad Groep, over de samenwerking: ‘We kregen in het voortraject te maken met goede creatieve mensen. Bij de ontwikkeling kregen we een manager toegewezen die het gehele project uitstekend begeleid heeft. We konden heel goed met elkaar schakelen. Je merkt dat Incentro het echt leuk vindt om mooie oplossingen neer te zetten en diezelfde drive hebben wij bij I-bridge ook, hierdoor was de samenwerking echt tof.’

uitgangspunten social intranet concept

Als uitgangspunt voor randstadnet is er gekozen voor een intranet op basis van alle reeds beschikbare informatie in plaats van weer een aparte informatiebron te creëren. Zo wordt in randstadnet zelf geen informatie of content geschreven. Het maakt vooral alle informatie binnen Randstad uit Google Apps en andere bronnen inzichtelijk en doorzoekbaar. Daarnaast biedt het de eindgebruiker de mogelijkheid om deze informatiebehoefte volledig zelf vorm te geven. Randstad kan bepaalde informatie, zoals belangrijk nieuws, relevante links en banners wel tonen  aan de gebruiker, maar de gebruiker kan ook persoonlijke, relevante content toevoegen op de pagina door middel van widgets.

widget library

Incentro creëerde één Google app engine omgeving voor alle bedrijven van Randstad Groep. De beheerder van het intranet van Randstad kan zeer eenvoudig de landingspagina aanpassen, zoals het opnemen van een andere menu optie, het introduceren van campagnebanner(s) of het aan- en/of uitzetten van bepaalde widgets. Het nieuwsoverzicht van Randstad ontvangt elke medewerker sowieso, maar verder kan iedereen eigen widgets kiezen. Denk hierbij aan de 5 belangrijkste documenten in Google Drive of de 5 meest gewijzigde sites. Een widget library biedt medewerkers volop keuze in de widgets die voor hen relevant zijn.

google search appliance

Met Google Search Appliance kunnen ook bronnen buiten de Google omgeving worden doorzocht en ontsloten worden. Zo heeft de eindgebruiker een optimale zoekervaring. Het intranet zoekt in alle verschillende gekoppelde bronnen zoals Linkedin, Google Plus profielen en de Centrale Adressengids. Daarnaast zijn er ook koppelingen met ServiceNow voor diverse procesondersteunende kennisartikelen, met Salesforce om contracten en dergelijke in te kunnen zien, maar ook met Google Sites en Google Drive.

google analytics

Om het gebruik te monitoren en op basis daarvan het randstadnet te blijven verbeteren is ook Google Analytics aangesloten waarmee het klik- en zoekgedrag geanalyseerd wordt. Na 6 weken waren er bijvoorbeeld al 200.000 zoekopdrachten uitgevoerd. Van Wijk en zijn team kijken elke week naar  de belangrijkste statistieken over het gebruik van de oplossing en verbinden daar acties aan. Op basis van deze gegevens worden bestaande functionaliteiten geoptimaliseerd en wordt er bepaald welke functionaliteiten er nog ontwikkeld moeten worden. Hierdoor worden er alleen onderdelen ontwikkeld waar de gebruiker behoefte aan heeft. Het product wordt zo verder ontwikkeld op basis van de behoefte van de gebruiker, niet alleen op basis van technologische mogelijkheden.

decentralisatie van beheer

Het beheer bij het eerdere intranet had veel voeten in de aarde. Nu kunnen er makkelijk wijzigingen gedaan worden door iemand van interne communicatie. Er komt bijna geen beheer aan te pas, wat een fikse tijd- en kostenbesparing tot gevolg heeft. ‘De recurring kosten voor de Google app engine en storage bestaan uit enkele tientjes per maand’, aldus Van Wijk.

resultaten en vervolgstappen

Randstad loopt met het nieuwe randstadnet ver voor op andere bedrijven in de EMEA-regio. Nog niet eerder heeft een bedrijf Google Apps op zo’n grote schaal en op zo’n geïntegreerde manier ingezet. Google heeft Incentro hiervoor dan ook benoemd tot meest innovatieve partner binnen de EMEA-regio.

Deze titel is volgens Helmer Baas, Manager bij Incentro de kroon op een prachtig project: “We hebben samen met Randstad aangetoond snel innovatieve oplossingen te kunnen realiseren op de gehele Google omgeving die ook gewaardeerd worden door gebruikers”.

In de toekomst wil Randstad alle bedrijfsapplicaties met de social digital workspace integreren. Verder zal het platform continu worden verbeterd en aangepast op basis van gebruikerservaringen, vernieuwingen, nieuwe inzichten en mogelijkheden. Van Wijk somt nog eens de resultaten op: ‘De online samenwerking is beter gefaciliteerd, het gebruiksgemak is vergroot, er zijn betere zoekmogelijkheden en er is beter inzicht in zoekgedrag zodat we hier actie op kunnen ondernemen. Daarnaast is de snelheid enorm toegenomen en zijn er fikse tijds- en kostenbesparingen gerealiseerd, maar bovenal zijn we erg trots op zo’n innovatieve en ‘state of the art’ oplossing.’