Workflows moeten lijken op Lego

-

De markt veranderd steeds sneller. Regelgeving, concurrentie en zelfs de eigen processen veranderen steeds sneller dan vroeger. Workflows moeten daarom ook snel mee kunnen veranderen.

Iedereen kent workflows. Twee jaar geleden gemaakt door een team dat ergens in de bovenste verdieping van het kantoor mooie flowcharts heeft getekend. Dat zou het proces moeten optimaliseren. Ondertussen is de wetgeving aangepast, zijn er extra stappen in het proces bijgekomen omdat het product of de leverancier is veranderd. Zonde van het geld.

Iedereen kent ook Lego. Als de blokjes in de doos liggen, kunnen ze van alles worden: een trein, een auto of een huis. De enige grens is de verbeelding van de bouwer. Soms wil die een auto bouwen, soms een fiets en soms een boot, maar het zijn altijd dezelfde blokjes die gebruikt worden. Hoe mooi zou het zijn als workflows op dezelfde manier werken? Een paar voorbeelden: Een goedkeuringsstap voor een manuscript, automatisch een product opbouwen uit onderdelen van eerdere producten, een printopdracht versturen naar een drukker. Soms willen we een kort proces met een stapje uitbreiden. Of soms moet dat lange proces efficiënter. En het moet allemaal gebouwd worden met dezelfde bouwblokken. De oplossing: maak elke stap onafhankelijk inzetbaar, geef het de juiste ‘nopjes’ om aan te sluiten bij wat voor vorige of volgende stap dan ook en zorg er voor dat de klant er zelf mee kan bouwen.

Op die manier werken workflows als Lego. Incentro levert de bouwblokken en helpt de beheerder van het systeem met het bouwen van de eerste workflow. De overzichten waarin informatie en statussen van workflows getoond wordt zijn direct inzichtelijk vanaf het moment dat de eerste workflow gestart wordt. Zodra er een bouwblok toegevoegd moet worden, past de beheerder de workflow aan, zonder tussenkomst van de leverancier. En bijna real-time past het systeem weer bij de gewenste realiteit.

Starre, moeilijk aan te passen workflows worden op deze manier net zo makkelijk om mee te werken als met Lego blokjes, zonder dat je daarvoor een uitgebreide BPM-oplossing moet implementeren.

Bron afbeelding: Wikipedia