starten met scrum in vijf stappen

-

Agile en Scrum: een tijd lang waren het rebelse broertjes, maar inmiddels worden ze steeds meer mainstream. Zoek je literatuur over de twee termen, dan kun je kiezen uit honderden – zo niet duizenden – titels. En toch krijg je, naast ‘gewoon beginnen’, niet veel tips over hoe je er nou eigenlijk echt mee start. In deze blog leg ik uit hoe je begint met Scrum en de bijbehorende backlog als startpunt.

In een backlog registreer je de wensen van de organisatie die je Scrum team tijdens een Agile traject gaat uitvoeren. Het is een overzichtelijk, levend document, dat je aanpast naarmate je nieuwe inzichten opdoet tijdens het traject. Doordat er maar één backlog is, vormt het de single point of truth voor je hele organisatie. Zo loop je geen vertraging op door verschillende verwachtingen en wisselende prioriteiten bij je stakeholders.

stap 1 – visie en doelstellingen

Een goede backlog begint bij het begrijpen van de visie van je organisatie: wat is je bestaansrecht, wat voeg je toe? Om die visie te kunnen verwezenlijken, moet je doelen stellen. Bijvoorbeeld op de volgende gebieden:

  • financieel – winst, kostenreductie, etc.
  • groei of behoud – klanten binnenboord houden, marktaandeel vergroten, etc.
  • klanttevredenheid – NPS verhogen, klantwaardering, etc.
  • identiteit – waarin onderscheidt je organisatie zich van concurrenten?

stap 2 – organiseer en creëer

Zijn je doelen helder, dan is het tijd om ze te gaan realiseren. Vanuit de organisatie wordt een Product Owner (PO) aangesteld, die samen met stakeholders op zoek gaat naar goede ideeën en initiatieven, of ‘epics’, die hieraan kunnen bijdragen. Verzamel deze ideeën, en stel een multidisciplinair team samen dat, met de kennis en kunde van dat moment, in staat is om deze te realiseren.

stap 3 – maak keuzes

Voordat het Scrum team goed kan functioneren, moet duidelijk zijn waar de focus komt te liggen. De PO en stakeholders moeten daarom kiezen welke wensen op hun lijstje de meeste waarde hebben. Zo voorkom je dat het team aan alles tegelijk gaat werken, en daardoor misschien wel niets afrondt. Focus aanbrengen kan ook betekenen dat je zaken moet parkeren, of zelfs van je lijst moet schrappen. En sommige wensen kunnen tijdens het project minder belangrijk worden, waardoor andere ideeën voorrang kunnen krijgen. Dat is juist een van de sterke kanten van Agile werken: door je op de korte termijn te richten en niet meteen het hele traject uit te werken, verlies je geen tijd aan werk dat je eigenlijk niet nu hoeft te doen.

stap 4 – maak de backlog

Op basis van je keuzes, kun je de eerste epics uitschrijven naar concretere wensen en activiteiten of ‘user stories’ zoals ze vaak genoemd worden. Zo creëer je de backlog. Het is belangrijk dat iedere betrokkene de user stories kan begrijpen. Dus niet alleen de developers, maar ook de stakeholders en alle andere mensen binnen je organisatie. Een goede backlog is, immers, te herleiden naar de roadmap, doelstellingen en visie van je organisatie. De meeste teams gebruiken een template voor de user stories: Als <rol> wil ik <wens>, zodat ik <reden>. Een begrijpelijke backlog zorgt er ook voor dat je een breder draagvlak voor je traject creëert.

deel 5 – starten!

In de basis geeft Scrum je handvatten om werk te identificeren, ordenen en verdelen. Dit werk verzamel je in de backlog. Is die voldoende uitgewerkt, dan kun je beginnen! Zodra je teamleden zijn vrijgespeeld om aan het Scrum team deel te nemen, heb je eigenlijk geen smoesjes meer om nog langer te wachten. En hoe sneller er routine in je Scrum-events komt, hoe eerder het team voorspelbaar gaat leveren.