Samenwerking binnen de gemeenten en met ketenpartners

-

Samenwerking staat op een prominente plek op de wensenlijst van elke gemeente en kent twee vormen: zaakgericht en niet-zaakgericht samenwerken. Zaakgericht werken is meestal goed geregeld in de zaaksystemen van de gemeenten en valt onder de controle van de informatiemanagement- en ICT-afdelingen.

De niet-zaakgerichte samenwerking is echter een grijs gebied dat vaak op verschillende manieren door de gemeentemedewerkers en hun externe partners wordt geïnterpreteerd en ingevuld. Onder deze vorm vallen de projecten binnen en tussen afdelingen/clusters en met ketenpartners, leveranciers, gezondheids- en onderwijsinstellingen, en andere overheidsinstanties. De documentaire neerslag van de samenwerking is vaak chaotisch want content is onvindbaar en onbeheerd. Hoe los je dat op?

Eisen voor een samenwerking

De eisen voor de samenwerkingsfunctionaliteit komen uit diverse hoeken van de gemeentelijke organisatie en lopen daarom uiteen. Alle samenwerkingsvormen hebben een gemeenschappelijke wens: controle op alle aspecten van de content. Denk aan lifecycle (bijv. creatie en bewerking van documenten, transformatie van documentformaten, archivering en vernietiging), workflows, metadata, toegang en beveiliging.

Out-of-the-box integratie met MS Office/Office365 en Google Docs voor het online creëren en updaten van documenten is een vereiste van de gebruikersorganisatie want dit verhoogt het gebruiksgemak en daarmee de productiviteit.

Een onderzoek onder de medewerkers van een G4 gemeente heeft aangetoond dat sommige afdelingen een interne, afgesloten samenwerkingsomgeving onacceptabel vinden omdat zij niet in staat zijn met hun externe partners samen te werken. Sommige content moet op een gecontroleerde manier gedeeld kunnen worden met externen zodat alle betrokkene partijen deze content kunnen bewerken en nieuwe content kunnen creëren. Het sleutelwoord is: ketenintegratie. Uiteindelijk moet een gemeente ook deze samenwerkingsvorm kunnen beëindigen en het resultaat ervan bewaren en onder een archiefregime zetten.

De vindbaarheid van de content is een andere eis van de gebruikersorganisatie, anders kan de content net zo goed op een goedkope netwerkschijf staan. Hiervoor dient de content binnen een slimme samenwerkingsomgeving getagged, gemetadateerd, inhoudelijk geïndexeerd en gestructureerd te worden zonder dat de gebruikers hier last van krijgen. Denk bijvoorbeeld aan Instagram dat automatisch 35 metadatavelden kan genereren zonder de gebruikers te vragen.

Vaak wordt er met vertrouwelijke stukken (denk aan beleidsontwikkeling, privacy-gevoelige medische gegevens) gewerkt. In dit soort situaties moeten de gemeentemedewerkers hun dossiers en documenten vertrouwelijk en openbaar kunnen maken.

Een specifieke vorm van de zoekfunctionaliteit is “faceted search” waarmee de gebruikers filters op basis van metadata aan en uit kunnen zetten om hun zoekopdracht uit te breiden of in te perken.

Informatiemanagers vinden recordsmanagement (RMA) binnen een samenwerkingsomgeving een “must” omdat daarmee hun organisatie aan wet- en regelgeving (bijv. NEN2082) voldoet en “lawsuit proof” wordt.

Verantwoordelijken van en betrokkenen bij bedrijfsprocessen hebben vaak behoefte aan inzicht en overzicht van de status van specifieke processen en dossiers. Standaard rapportages zoals aantal actieve projecten, gebruikers, documenten, foutieve loginpogingen, gebruikers per project zijn daarom vereist.

Met de recente introductie van het nieuwe werken moet de samenwerking plaats- en tijdonafhankelijk plaatsvinden via diverse kanalen en platforms zoals mobiele apps of cloud.

Oplossing

Alle hierboven benoemde vereisten aan samenwerking kunnen met Alfresco gerealiseerd worden. Alfresco is uitermate geschikt voor samenwerking ook met externe partijen al dan niet via de Alfresco-cloud en met behulp van native mobiele apps. De meest belangrijke kenmerken van Alfresco’s collaboratiefunctionaliteit zijn:

  • controle op content en gebruikers
  • toegankelijkheid en vindbaarheid van content binnen en buiten de organisatie
  • vrijheid van de gebruikers om samen te werken en content te creëren
  • flexibiliteit van het platform om nieuwe wensen te realiseren
  • laagdrempelig en gebruiksvriendelijke oplossing

Niet voor niets werken drie van de vier grote gemeenten met de samenwerkingsoplossing van Alfresco!

Over Alfresco

Alfresco is zeker geen nieuwkomer in Nederland. De populariteit en het gebruik van dit documentmanagementsysteem (DMS) groeit nog steeds na zijn introductie op de gemeentemarkt in 2007. Een onderzoek van M&I Argitek uit 2013 heeft aangetoond dat Alfresco door vele zaaksysteemleveranciers (o.a. Inter Access, GreenValley, Exxellence, Atos) meegeleverd wordt. Dit komt niet alleen maar door het open source karakter en gratis variant (zgn. Community Edition) van Alfresco en zijn recordsmanagementmodule. Alfresco is een modern Enterprise Content Management (ECM) pakket dat is gebaseerd op een open, flexibel en schaalbare architectuur, welke een groot aantal (open en de-facto) standaarden zoals CMIS ondersteunt. Bovendien heeft Alfresco de lage “Total Cost of Ownership” (TCO) in vergelijking met andere leveranciers.

Goed om ook te onthouden: Alfresco staat ook in 2015 in het Gartner Magic Quadrant van Gartner en is weer genoemd als Visionair.

Conclusie

De gemeenten die Alfresco omarmen werken aan een toekomstvaste DMS- en RMA-oplossing die makkelijk mee kan groeien met de behoeften van haar gebruikers. De rol van Alfresco voor de gemeenten stopt hier echter niet en kan uitstekend ingezet worden voor een gecontroleerde en veilige samenwerking!

Bron afbeelding: mchangsp / Flickr