Nieuwe versie Alfresco wijst de weg in ECM-land

-
Alfresco, aanbieder van het Enterprise Content Management (ECM) systeem Alfresco One, heeft afgelopen weekend de nieuwste versie van haar platform vrijgegeven: Alfresco One 5.1. Als Platinum partner heeft Incentro, de nieuwe functionaliteiten eens onder de loep genomen. Deze blog beschrijft de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van zijn voorganger, Alfresco One 5.0.

Met eerdere upgrades was het uiterlijk van Alfresco al flink opgepoetst evenals de achterliggende techniek. Met het uitbrengen van versie 5.1 heeft Alfresco een aantal functionaliteiten toegevoegd in Share, de gebruikersinterface. De vier belangrijkste wijzigingen worden hieronder kort besproken.1. Datamodel-manager: er is een editor in de beheerconsole toegevoegd, welke functioneel beheerders in staat stelt zelf een data model toe te voegen. Voorheen moesten hiervoor xml bestanden aangepast worden op de server. Met de nieuwe data model manager is geen herstart meer nodig en kan men snel inspelen op veranderende business behoeften. Bijvoorbeeld als er extra metadata velden moeten worden toegevoegd aan documenten, kan een functioneel beheerder of beheerteam eenvoudig in deze behoefte voorzien.Blog_data_model_manager

2. Smart folders: deze functionaliteit geeft gebruikers de mogelijkheid documenten te groeperen in één map die verspreid staan over verschillende mappen of sites. Denk ook aan de mogelijkheid één document te laten tonen in meerdere mappen. Tot nu toe was dit alleen mogelijk met maatwerk. Nuttig wanneer content site-, map- of zaak-overstijgend is, en deze content getoond moet worden voor verschillende gebruikersgroepen, of in verschillende samenhang.

3. Eigenaar worden van document: er is een nieuwe actie bijgekomen die beheerders het recht geeft zich eigenaar van een bepaalde map of document te maken. Dit kan handig zijn wanneer een collega op vakantie gaat en tijdelijk de rechten moeten worden overgedragen voor een bepaald stuk. Of als een document nu moet worden verwijderd, zonder dat de eigenaar wordt geraadpleegd.

Blog_data_word_eigenaar

4. Instellen van eigen startpagina: elke willekeurige pagina in Share kan nu worden gekozen als persoonlijke startpagina van jou als gebruiker. Tot voor kort was de landingspagina van elke gebruiker altijd zijn of haar eigen dashboard. Met deze nieuwe functionaliteit kan elke willekeurige pagina geselecteerd worden als landingspagina na de inlog. Hiermee kan een gebruiker altijd in direct beginnen in een geselecteerde site, of zelfs op een geselecteerde map of document.

Door de gehele applicatie verspreid zijn vele kleine wijzigingen aan de gebruikersinterface uitgevoerd, waardoor deze weer helemaal voldoet aan de eisen en wensen van deze tijd.

Naast deze functionele veranderingen, zijn er een aantal technische wijzigingen aan het Alfresco platform doorgevoerd:

  1. Aparte lifecycle voor Repository en Share: de Repository en Share maken samen het Alfresco Platform en hebben elkaar nodig om te functioneren. Vanaf versie 5.1 zijn deze twee dusdanig losgekoppeld zodat ze vanaf nu apart kunnen worden vervangen. Beide componenten krijgen van Alfresco ook een eigen release-schema. Dit kan van pas komen wanneer je alleen de Repository wil upgraden maar Share intact wil laten zodat gebruikers niets van de upgrade merken.
  2. Solr sharding: Alfresco lanceert een nieuw mechanisme genaamd ‘Solr sharding’ (een shard is een scherf of splinter). Dit komt erop neer dat de zoekindex (ofwel Solr-index) gedeeld wordt op meerdere locaties of servers, deze staat dus ‘versplinterd’. Denk aan termen beginnend met de letter A tot en met M op de ene server, en de termen N tot en met Z op de andere server. Voordelen hiervan zijn dat zowel het indexeren als het zoeken sneller gaan.
  3. Upgrade voor mobiele apps (iOS en Android): naast de upgrade aan het platform zijn er ook nieuwe versies voor de mobiele apps gelanceerd. Deze bevatten nieuwe functionaliteiten voor personalisering en navigatie, tevens garandeert Alfresco verbeteringen in de stabiliteit en een aantal bugfixes.

En voor de echte whizzkids: er zijn nieuwe API’s toegevoegd en beveiligingsupdates doorgevoerd. Ook zijn de SDK en de Activiti engine van een upgrade voorzien. Allemaal voor betere ondersteuning van maatwerk en het ontwikkelen daarvan.

Samenvattend; het Alfresco platform is zowel functioneel als technisch sterk verbeterd. De nieuwe  functionaliteiten in Alfresco One 5.1 gaan eindgebruikers helpen bij dagelijkse werkzaamheden. Door de technische oppoetsbeurt kunnen deployments in de toekomst makkelijker en toekomstvaster worden uitgevoerd.