Informatiegestuurd samenwerken: zo voorkom je rampen

-

Een vrijdagavond in oktober. Om 21:04 komt het bericht binnen bij de meldkamer. Dikke rook boven een industrieel havengebied, er staat een kantoorpand in lichterlaaie. Om 21:13 is de eerste eenheid al ter plaatse. De officier van dienst schat snel de situatie in. Het kantoor is verloren, geen houden aan. Het doel is dus duidelijk: de twee loodsen ernaast redden. Links zit een houthandel, rechts een scheepswerf. Vraag: waar begin je met blussen, en waarom?

Hout brandt, daar hoef je geen raketgeleerde voor te zijn. Bij staal is dat risico aanzienlijk lager. De keuze lijkt dus logisch: alle spuiten op links. Maar wat nou als blijkt dat de scheepswerf regelmatig dikke staalplaten autogeen snijdt en last? En voor dat doel flessen acetyleen heeft opgeslagen? Voor de niet-scheikundigen onder ons: extreem explosief spul, potentieel het ideale ingrediënt voor een catastrofale GRIP 3-brand. Ander verhaal ineens, toch? De cruciale vraag is of de officier van dienst dit verhaal óók kent.

stap 1 – informatiegestuurd werken

Deze case draait om twee soorten informatie. Warme – wat vermoed je op het moment van ingrijpen? En koude – wat had je vooraf kunnen weten? Anders gezegd, beslis je vanuit je onderbuik of op basis van feiten? Met die onderbuik zit het vaak wel goed. Veiligheidsdiensten weten door hun preventieve werkzaamheden heus wel wat er speelt in een regio. Bijvoorbeeld welke bedrijven er zitten, en wat ze doen.

doel: van ‘ik denk’ naar ‘wij weten’

In een noodsituatie zit die informatie vast bij één, hooguit enkele personen. Het is beperkte, ongedeelde kennis waar je onder hoge druk op moet vertrouwen – bij gebrek aan beter. Dat leidt tot aannames, mogelijk de verkeerde. Het tegenovergestelde is een aanpak waarbij niemand hoeft te gokken, maar iedereen gefundeerd beslist. Dat kan alleen als je informatiegestuurd werkt. Dit is dus de eerste stap die veiligheidsregio’s (VR) moeten zetten: van data, via informatie naar daadkracht.

daadkracht door data

Bij informatiegestuurd (ook wel data-driven) werken blijft het proces van actief ingrijpen grotendeels gelijk. Wat wel verandert, is het fundament onder elke beslissing. Ingrepen zijn niet meer afhankelijk van wat één persoon denkt wat ‘waar’ is. Iedereen weet alles wat er te weten valt, en dus wat er moet gebeuren als het misgaat.

intuïtief werken
subjectieve vermoedens
risicovolle aannames
ad hoc beslissen

informatiegestuurd werken 
→ objectieve voorkennis
→ controleerbare feiten
→ doelgericht ingrijpen

Meer weten over informatiegestuurd werken? Lees het blog van Anja van der Lans.

stap 2 – informatiegestuurd samenwerken

Goed nieuws: we weten steeds meer over ‘geografische objecten’ (panden). Onder andere doordat Incentro voor verschillende VR’s uit allerlei bronnen data verzamelt en opslaat. Van bedrijfsactiviteiten tot monumentale status, en van vergunningen tot WOZ-waarde. Een prima basis. Alleen zijn dit  statische gegevens. Het wordt pas waardevolle informatie wanneer alle schakels binnen de veiligheidsketen hun data – geraffineerd en wel – onderling delen: de veiligheidsregio, toezichthouders, omgevingsdiensten én BRZO-bedrijven zelf. Kortom, iedereen stapt over de schaduw van zijn eigen datacloud heen en houdt zijn partners belangeloos op de hoogte, vanuit een hoger, gedeeld motief.

doel: gericht ingrijpen i.p.v. lukraak loodsen blussen

Als VR wil je een frequente update van de inventaris van gevaarlijke stoffen in elk bedrijf, het liefst dagelijks. Je weet dan continu wat er waar ligt opgeslagen, en in welke hoeveelheden. De officier van dienst in onze case heeft namelijk niets aan statische data. Wel aan actuele, correcte en complete informatie waarmee hij de juiste beslissing kan nemen. In dit geval: direct de achterzijde van de scheepswerf koelen, omdat er vandaag 49 flessen acetyleen staan – op de begane grond, links achterin. Precies zoals het bedrijf dat vanochtend aan alle stakeholders heeft doorgegeven.

alles verliezen of drie keer winnen

Het grootste obstakel in de overstap naar informatiegestuurd (samen)werken is een vanzelfsprekend eigenbelang bij partijen in de veiligheidsketen. Begrijpelijk, want niemand is gewend om spontaan en onvoorwaardelijk informatie te delen. In de drie meestgestelde vragen klinkt dan ook vooral argwaan:

  1. Wat krijg ik voor mijn informatie terug?
  2. Weet iemand daardoor meer dan ik?
  3. Wat gaan anderen ermee doen?

Deze voor-wat-hoort-wat-mentaliteit moet plaatsmaken voor driedubbel winstdenken op lange termijn. Het is namelijk vrij duidelijk wat er te winnen valt. Laten we beginnen met de zwijgende, maar grootste stakeholder: burgers. Hun veiligheid komt onbetwistbaar op de eerste plaats. Daarna komen de ketenpartners in de veiligheidsregio. Bij escalaties voorkomen zij niet alleen rampen, maar ook reputatieschade. Tenminste, zolang je kunt aantonen dat je dankzij relevante en up-to-date informatie goed was voorbereid en slimme beslissingen hebt genomen. En dan zijn er nog de BRZO-bedrijven zelf; hun materiële winst bij rampen spreekt voor zich. Elk bedrijf dat ondanks alle beschikbare kennis toch sneuvelt, is een tragedie. Maar bij een ontploffing type Enschede ís er geen industrieterrein meer.

‘De eerste voorwaarde voor succesvol informatiegestuurd samenwerken is dat iedereen in de veiligheidsketen op elk moment hetzelfde weet over een risicobedrijf. En er ook hetzelfde mee bedoelt.’

begin met begrip

In de ideale situatie delen alle belanghebbenden in de veiligheidsketen dus vanuit een groter, maatschappelijk belang proactief en ongevraagd hun data met elkaar. Of beter nog: informatie, want data op zich is is multi-interpretabel. Je schiet er niets mee op wanneer elke partij dezelfde data naar informatie vertaalt, maar daarbij verschillende definities hanteert. Dan hou je scheve kennis en uiteenlopende inzichten. Eén ding is zeker: hiërarchie en machtsongelijkheid zijn geen basis voor succesvolle data sharing. Oftewel: ‘de baas bepaalt’, werkt niet. Net als wettelijk afdwingen; regelgeving is nooit een katalysator voor gelijkwaardige samenwerking.

Wat wél werkt? Begrip. Voor elkaars belangen, twijfels, risico’s, zorgen en onwetendheid. Begrip is namelijk de tegenpool van argwaan, en brengt je oneindig veel verder. Om te beginnen naar de antwoorden op de drie eerdergenoemde vragen:

  1. Ik verwacht niets voor mijn informatie terug, net zoals jij dat niet van mij verwacht.
  2. Het maakt niet uit wie ‘het meest’ weet; zolang iedereen maar weet wat hij moét weten.
  3. Ik begrijp precies wat je met mijn gegevens gaat doen, namelijk onze regio veilig houden.

‘Wantrouwen neem je niet weg door organisaties te verplichten informatie te delen. Regelgeving is geen katalysator voor gelijkwaardige samenwerking. Argwaan heeft maar één tegenpool: begrip.’

maak of deel kennis

De casus in dit verhaal is maar een voorbeeld van de winst die informatiegestuurd samenwerken op kan leveren. Er zijn talloze andere te bedenken. Waar het om gaat, is dat we een situatie bereiken waarin elke schakel in elke regionale veiligheidsketen begrijpt waarom informatie delen belangrijk is.

Daarvoor zullen we eerst met elkaar in dialoog moeten gaan. Samen met het BlomBerg Instituut en vier andere partners helpt Incentro deze dialoog graag op gang. Bijvoorbeeld op maandag 12 maart, tijdens de Stakeholdersdag van de veiligheidsregio 2018 in kasteel De Vanenburg in Putten. Een impactvol event in een schitterende omgeving, waarbij alles in het teken stond van veiligheidsissues.

Vragen over informatiegestuurd samenwerken of toekomstige evenementen? Bel onze vestiging in Den Haag: 070 – 209 2018, of vul het formulier onderaan de pagina in.