Bedrijven worstelen met het enorme volume content dat werknemers via de email naar elkaar sturen. Collega’s maken afspraken met je via de mail of iemand vraagt je zijn document te reviewen en terug te sturen. Daarbij spelen controle, terugvindbaarheid en locatie van content een rol. Maar is er een duidelijke strategie uitgezet om deze ongestructureerde stroom van communicatie te beheren zonder dat er informatie verloren gaat? De hele organisatie profiteert bij een duurzame aanpak om emailarchivering te integreren in het huidige content management systeem.

Emailen binnen je eigen bedrijf is een belangrijk communicatiemiddel en is volgens onderzoek nog altijd de meest populaire manier voor bedrijfscommunicatie tussen werknemers [1]. Je stuurt elkaar tekst of notulen van een vergadering, maar ook bijlagen met documenten om door te nemen. Email is snel, gemakkelijk en helpt ons samen te werken met collega’s die op andere locaties werken.

Dit leidt er onder andere toe dat grote organisaties veel emails produceren. Misschien wel tientallen berichten per dag per persoon. Al deze data wordt ‘ergens’ opgeslagen, of dat nu op een fysieke schijf is of ergens in de cloud. We zullen moeten gaan nadenken over het veilig en duurzaam opslaan van deze data [2]. Maar waarom is het zo belangrijk om emailarchivering adequaat in te regelen?

Jouw emails bevatten business waarde. Een deel daarvan gaat zelfs over bedrijfskritische informatie. Raakt er belangrijke informatie kwijt, heeft dit mogelijk financiële gevolgen of leidt jouw bedrijf imagoschade. Denk hierbij bijvoorbeeld aan wetgeving en bepaalde bewaartermijnen waaraan je moet voldoen. Er zal over een aantal aspecten van het huidige opslagproces nagedacht moeten worden:

  • Opslaglocatie: waar worden emails en bijlagen nu opgeslagen? Vaak is de huidige emailserver niet geschikt voor grote hoeveelheden opslag of zijn maximale bewaartermijnen ingezet. Of neem bijvoorbeeld het rondsturen van bijlagen naar je collega’s. Wanneer men documenten eerst lokaal opslaat, bewerkt en later een nieuwe versie terugstuurt, gaan er geheid dingen mis. We zijn eigenlijk op zoek naar één opslaglocatie voor dit soort documenten.
  • Terugvindbaarheid: in je PostvakIn kan het een enorme uitdaging zijn om precies dat ene mailtje terug te vinden waarnaar je toevallig op zoek bent. Huidige zoekfunctionaliteiten zijn vaak niet toereikend en werken eerder belemmerend. Goede terugvindbaarheid is een pré.
  • Controle: zowel werknemers en werkgevers hebben baat bij het uitzetten van een duidelijke strategie op het gebied van emailopslag en -archivering. Wanneer werknemers zelf het heft in handen nemen en alternatieven gaan verzinnen door bijvoorbeeld emails of bijlagen op te slaan op usb-sticks, is er nauwelijks controle op het proces. Ook is een duidelijke strategie goed voor het innovatieve imago van de organisatie omdat het laat zien dat ze bereid zijn deze wildgroei aan email aan te pakken.

De bovenstaande drie uitdagingen kun je tackelen door een integratie te realiseren tussen je email client en je content management systeem. Een nauwe integratie zorgt ervoor dat je belangrijke emails zonder omweg kan opslaan en daar tegelijkertijd de juiste opslaglocatie voor gebruikt. Het aanwijzen van één centrale plek om emails en bijlagen op te slaan, biedt vele voordelen.

Misschien ben je als organisatie al voorzien van een content management systeem (cms) of een samenwerkingsplatform dat kan fungeren als opslaglocatie. Enkel de koppeling met de email client ontbreekt dan nog. Deze koppeling is goed te realiseren als het cms flexibel en gemakkelijk tegen aan te bouwen is.

Zo hebben we bij een klant van ons een integratie gerealiseerd tussen de email client MS Outlook en het cms Alfresco [3]. Sindsdien kunnen eindgebruikers belangrijke emails snel archiveren naar het cms, maar ook gemakkelijk verwijzen naar bestaande documenten in het cms. Uitgebreide zoekfunctionaliteiten en een eenduidige versionering van documenten helpen werknemers efficiënter te werken.

Jouw email client zou gekoppeld moeten worden aan het cms. Zo bied je de komende jaren een oplossing aan de chaos in het informatiebeheer. Meer controle, een betere terugvindbaarheid en één centrale plek voor content zorgen ervoor dat er geen belangrijke informatie verloren gaat. Hiermee wordt een volgende stap gezet in de digitalisering.