Een supergoede retrospective in 5 stappen

-

Het is woensdagmiddag. Je team heeft net drie weken gezwoegd om een sprint af te ronden en alles in de demo aan stakeholders te laten zien. Eindelijk klaar dus – en dan kom jij met zo’n doodsaaie retrospective aanzetten. Zuchtend ondergaat je team de horror! Vaak wordt hét evaluatie-onderdeel van scrum afgeraffeld, vergeten of zelfs gecancelled. Terwijl het in mijn ogen een van de belangrijkste en leukste onderdelen van de sprintcyclus kan zijn.

Vandaar dat we je vandaag, op World Retrospective Day, laten zien hoe je in vijf stappen een supergoede retrospective houdt. Voor de leken onder ons: de retrospective is een standaard onderdeel van het scrum-framework. Aan het einde van een sprint reflecteren alle teamleden – los van de inhoud – op het teamproces, hun werkwijze en hun onderlinge relaties.

Waarom is dit belangrijk?

Uiteindelijk is ieder team samengesteld om een doel te bereiken. Maar dat lukt alleen als er wordt samengewerkt. Helaas gaat dat niet (altijd) vanzelf. Door regelmatig een retrospective te houden, zorg je ervoor dat een groep individuen in een effectief team verandert. Drie acties zijn hierbij onmisbaar:

  • Inspecteer hoe de afgelopen sprint verliep met betrekking tot personen, relaties, proces en tools.
  • Identificeer en orden de belangrijkste zaken die goed gingen. Doe dat ook voor potentiële verbeteringen.
  • Maak een plan voor de implementatie van verbeteringen waardoor het team beter gaat samenwerken.

stap 1 – voorbereiden

De overgang van een actieve sprint naar een retrospective kan best heftig zijn. Je team heeft wekenlang hard gewerkt om de sprint te halen, en moet dan ineens gaan zitten evalueren. In de eerste plaats wil je dan ook zorgen voor een fijne setting, waarin iedereen eerlijk durft te zijn over wat er goed ging en wat niet. Dit helpt teamleden om andere zorgen opzij te zetten en zich op de retrospective te concentreren. Daarbij is het ontzettend belangrijk dat iedereen begrijpt dat het hele team er alles aan heeft gedaan om het beste resultaat te halen – ongeacht wat er tijdens de retrospective naar boven komt.

Met hele simpele en korte oefeningen kun je het team qua mindset meenemen in de afgelopen sprint en een setting van vertrouwen creëren. Tip: hou het leuk en energiek!

stap 2 – data verzamelen

Tijd om eens even diep in de afgelopen sprint te graven. Wat ging er goed, en wat juist niet? In deze fase wil je zo veel mogelijk informatie inwinnen vanuit het team. Geef iedereen genoeg ruimte om een toelichting te geven.

Nog een goede tip: wij plaatsen bij onze scrumteams vaak een retrospective-brievenbus, zodat teamleden al tijdens de sprint hun evaluaties kunnen posten. Zo heb je altijd waardevolle informatie voor je retrospective bij de hand.

stap 3 – inzicht verkrijgen

Deze stap vloeit vaak samen met de stap hiervoor, want door data te clusteren kun je patronen ontdekken. Probeer tijdens deze stap goed door te vragen naar achterliggende redenen en oorzaken. Vooral het aanpakken van deze patronen helpt enorm om het proces te verbeteren.

Tip: probeer ‘5 times Why’ toe te passen om echt tot de essentie van een aangedragen punt te komen. Vaak zul je zien dat er achterliggende oorzaken zijn die aangepakt moeten worden.

stap 4 – beslissen wat te doen

Deze essentiële stap binnen een retrospective wordt vaak overgeslagen. Zonde, want de constante verbeter-loop is nu juist wat de retrospective zo sterk maakt: evalueren, verbeteringen identificeren, verbeteren en weer opnieuw evalueren. Als er geen goede vervolgacties worden bepaald en uitgevoerd, gaat er veel waarde uit de retrospective verloren. Probeer dus altijd inzichten door te vertalen naar concrete acties die je tijdens de volgende sprint kunt oppakken.

Tip: Probeer je acties zo SMART mogelijk op te stellen en wijs ze toe aan een verantwoordelijke binnen het team.

stap 5 – afsluiten

En dan kun je de retrospective afsluiten. Maar niet voordat je feedback hebt ontvangen over de retrospective zelf. Het is vaak makkelijk om de oefeningen uit stap 1 hiervoor te gebruiken. Je doel is namelijk om met het team te evalueren hoe ze de retrospective hebben ervaren. Zodat je ook deze steeds verder kunt verbeteren.

Tip: Probeer eens af te wisselen met een oefening waarin onderlinge waardering centraal staat. Een complimentendouche zal iedereen een boost geven, zodat het team tijdens de volgende sprint weer gaat knallen!

Wil je meer tips uit de praktijk, of een keer zien hoe we bij Incentro retrospectives houden? In april geven we een event bomvol keiharde tips & tricks. Laat je gegevens achter, dan houden we je op de hoogte.