Een rijdende trein… Hoe stap je in tijdens een lopend project

-

We kennen ze allemaal. Projecten die voortvarend beginnen dankzij een enthousiaste opdrachtgever, een gemotiveerd team en een snelle goedkeuring op de offerte. Iedereen ziet het moment al voor zich dat het project is afgerond en dat de champagne wordt geschonken…. Maar zonder een goede voorbereiding en start verandert dat enthousiasme al snel in teleurstelling, de motivatie zakt weg en de offerte is slechts een blok aan het been. En die champagne? Die is al helemaal lauw.

Nu kan ik hier gaan uitleggen hoe een project dan alsnog goed gestart zou moeten worden, maar dat doe ik niet. Want zeg nou zelf, dat weten we allemaal toch wel? Nee, waar ik wat meer over kwijt wil, is wat te doen wanneer je halverwege zo’n “voortvarend” gestart project binnenvalt en je de opdracht krijgt om dat champagnemoment alsnog een feest te laten worden.

Hoe stap je dan in bij die rijdende trein:

Een mega-retro:

Doorbreek het patroon dat is ontstaan en ga niet mee in de bestaande flow. Probeer juist eens afstand te nemen van het huidige proces en kijk van een iets grotere afstand op hetgeen tot dat moment is gebeurd. En veel belangrijker, laat het team eens terugkijken. Zet ze in een grote ruimte, geef ze de mogelijkheid alle positieve en negatieve zaken op te schrijven en bespreek dan de meest genoemde punten. Ga niet alles tot in detail doornemen, maar pick your battles. Zaken waarvan het team veelvuldig aangeeft het als positief of negatief te hebben ervaren zullen vast waar zijn en zijn de eerste winstpunten die je kan pakken. Let wel op dat je in een retro als deze puur gespreksleider bent en moet voorkomen dat je op basis van je eerste indrukken het gesprek al gaat sturen.

De behoefte van de PO:

Vaak heeft de PO in het begin van het project energie voor 10 en wil hij/zij enorm snel resultaten behalen. Gaandeweg het project is die energie weg en vaak overgenomen door irritatie. Bespreek met de PO waar die irritatie vandaan komt, wat de verwachting was en hoe je als SM of als scrumteam de PO weer kan helpen om die energie terug te krijgen. Een energieke en enthousiaste PO gaat voorop in de strijd, weet het gehele team te motiveren en de stakeholders te managen. Bovenal zorgt een enthousiaste PO voor goede userstories waar het team weer makkelijker mee werkt. Maak de PO weer de aanvoerder van het team.

Ga niet te hard van start

Als je als Scrum Master instapt bij een lopend project is het risico dat je of al snel meegaat met de flow van het project of keihard denkt te moeten ingrijpen. Wanneer je meegaat in die flow pak je al snel de lopende taken op, kijk je alleen naar de bestaande afspraken en verwachtingen en je vergeet het geheel in je op te nemen. Het gevolg hiervan is dat je niet de winst kan behalen die je zelf voor ogen hebt en daardoor verlies je uiteindelijk je eigen energie. Wanneer je bij binnenkomst direct denkt te moeten ingrijpen kan je meteen al je credits bij het team verspelen. Als Scrum Master ben je de “coach” van het team, jij moet het team faciliteren in het optimaal presteren. Pas dus op dat je ze niet die ruimte afneemt door puur op eigen gevoel en intuïtie denkt te moeten sturen.

Realiseer je goed dat instappen in een slecht lopend project een lastige taak is. Wees blij met iedere verbetering die je weet te realiseren en haal hier nieuwe energie uit om door te gaan naar de volgende verbetering.