acht tips voor een effectieve (én toffe) e-mailhandtekening

-

Hoeveel mails verstuur jij op een dag? Tel daar de uitgaande berichten van al je collega’s eens bij op, en bedenk: telkens als jullie op de verzendknop drukken, sturen jullie óók een e-mailhandtekening de deur uit. Dit digitale visitekaartje biedt talloze kansen om je merk te versterken, maar krijgt lang niet altijd voldoende aandacht. Ik geef je acht handige tips om alles uit je handtekening te halen.

1. hou het kort (maar mix tekst wel met beeld)

Korter is beter. Toch zijn er een paar dingen waar je niet omheen kunt. Om te beginnen: wie je bent, waar je werkt, wat je daar doet en hoe je te bereiken bent. Vergeet geen landcode toe te voegen aan je telefoonnummer. En hou het simpel. Persoonlijke motto’s, levensverhalen en inspirerende quotes kunnen afleiden en voegen niet altijd waarde toe.

Om je e-mailhandtekening visueel aantrekkelijker te maken, is het slim om beeld toe te voegen. Hierover zo meer. Zorg hierbij voor een prettige balans tussen letters en plaatjes, maar maak van je handtekening nooit een complete afbeelding. Tekst blijft tekst, en beeld beeld.

2. volg de huisstijl

Beschouw je e-mailhandtekening als elk ander zakelijk communicatiekanaal en hou je aan de huisstijlregels van je organisatie. Een format is de beste oplossing. En anders ligt er op de marketingafdeling vaak een fors handboek, digitaal of op papier. Niet in huis? Zorg dan in ieder geval voor consistentie. Onderling, maar ook in lettertypes, en de kleuren en formaten daarvan. Kies één kleur – of twee die elkaar complementeren – en hou daaraan vast. Zo voorkom je dat je mail straks op Times Square lijkt.

Benieuwd naar de e-mailhandtekening van Incentro? Die van mij ziet er op dit moment zo uit:

3. voeg toe: bedrijfslogo + social media

Terug naar de afbeeldingen. Ook als je mail wordt geforward – waar je geen controle over hebt – wil je natuurlijk dat je visitekaartje er tiptop uitziet. Je weet immers nooit in welke inbox je terechtkomt; misschien liggen er wel saleskansen in het verschiet. Verfraai je handtekening daarom met je bedrijfslogo en social media-buttons. Let erop dat de beeldresoluties hoog genoeg zijn en laat het logo linken naar je site. Zo werk je aan je branding en geef je de ander tegelijkertijd de kans om meer over je (organisatie) te ontdekken, met hopelijk meer traffic als gevolg.

4. stop nooit je e-mailadres in je handtekening

Je noemt toch ook niet je telefoonnummer op, vlak voordat je ophangt?

5. gebruik ‘tracking links’

Maak van je e-mail een marketingtool door aan je afbeeldingen een ‘tracking link’ toe te voegen. Hiermee kun je precies zien wie waar wanneer op klikt. Naast je logo en social media-buttons, kun je ook kiezen voor een banner om tijdelijke acties mee in de spotlights te zetten. Werk je bijvoorbeeld in de real estate? Denk dan aan een foto van een topwoning, die om de paar dagen wisselt. De tracking link meet vervolgens op de klik nauwkeurig welke resultaten de promotie boekt.

6. stuur geen instructies naar medewerkers

Als er nieuwe collega’s aanschuiven, laat ze dan niet zélf hun e-mailhandtekening instellen. Hoe duidelijk de instructies ook zijn: grote kans dat ze het bedrijfsformat niet exact overnemen. Zo werkt
het nou eenmaal. Hoe je dat oplost? Regel je handtekeningenbeleid centraal, met een app die voor jullie mail geschikt is. Zie ook m’n laatste tip.

7. design ook voor mobiel

Neem de proef op de som, voordat je met je handtekening aan de haal gaat. Oók op mobiel. Op een smartphone kan je visitekaartje er namelijk ineens anders uitzien. Maak ‘m daarom niet te groot en hou er rekening mee dat kleine letters in afbeeldingen op een telefoon niet goed leesbaar zijn. Met een responsive design zorg je bovendien dat je mail zich automatisch aanpast aan je mobiele lezers.

8. beheer je handtekening met een slimme tool

Om je handtekeningenbeleid centraal te stroomlijnen, kun je kiezen voor een management tool. MailDoodler bijvoorbeeld, geschikt voor Gmail. Hiermee beheer je eenvoudig alle handtekeningen binnen je organisatie, voeg je in een handomdraai afbeeldingen, links en social media-buttons toe en je speel je makkelijk in op actuele marketingcampagnes. Zonder gedoe en volledig compliant met je merk. Individuele gegevens worden daarnaast automatisch ingeladen via Google Directory; daar heb je dus geen werk aan.

maildoodler maakt het makkelijk

De laatste tip geven we je niet zomaar: MailDoodler hebben we zelf ontwikkeld. Na een paar interne pilots is de app inmiddels bij zo’n 20.000 e-mailaccounts in gebruik, verdeeld over verschillende klanten. Benieuwd of MailDoodler ook voor jouw organisatie een oplossing is? Neem gerust contact met ons op! Of lees hier lekker verder:

Naar MailDoodler