)

Privacy Beleid

Privacybeleid Incentro Nederland B.V.

Laatst gewijzigd: 15 januari 2019

Je privacy is voor Incentro Nederland B.V. van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij je gegevens op een veilige manier bewaren. In deze privacyverklaring leggen we onder andere uit welke gegevens verzameld worden op de website van Incentro (www.incentro.com), hoe we de gegevens verwerken en hoe we er op een goede manier mee omgaan.

bedrijfsgegevens

Naam bedrijf: Incentro Nederland B.V.
Website: www.incentro.com
Inschrijfnummer KvK: 27262898
BTW-nummer: NL812583784B01

op wie is deze privacyverklaring van toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen waarvan Incentro in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens verwerkt. Tevens is dit van toepassing op alle activiteiten en websites die vallen onder Incentro Nederland B.V.

www.werkenbijincentro.nl
www.safehub.nl
www.segona.io
 www.maildoodler.com
www.hangoutsmeet.nl

welke gegevens verwerkt Incentro?

Wij bewaren en verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk om onze websitebezoekers en klanten zo goed mogelijk te helpen met ons aanbod van producten en diensten. Het gaat hier om naam, contactgegevens, ip-adres, jouw getoonde interesse op onze website en de communicatie tussen jou en Incentro.

Persoonsgegevens die inzicht geven in het gebruik van onze website of andere elektronische communicatiemiddelen:

  • Gegevens over jouw gebruik van onze website(s). Dit zijn gegevens over de interesses die jij hebt getoond tijdens jouw bezoek, hoe je onze website gebruikt, welke pagina’s je bezoekt, maar ook de wijze waarop je op de website navigeert.
  • Jouw interactie met onze nieuwsbrief en commerciële e-mails. Hierbij moet je denken aan het openen van de e-mail, maar ook het klikgedrag in een e-mail.

Persoonsgegevens verwerken wij alleen indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor:
a. de uitvoering van een met jou gesloten overeenkomst;
b. het voldoen aan een wettelijke verplichting;
c. de behartiging van ons gerechtvaardigd belang of het belang van een derde (tenzij jouw belang of fundamentele rechten en vrijheden boven dit belang prevaleren), of;
d. jij toestemming hebt gegeven voor de verwerking bij het verzamelen hiervan.

hoe verkrijgt Incentro jouw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens verkrijgen wij op verschillende manieren:

verkrijgen persoonsgegevens via online formulieren

contactformulier

Op onze websites kun je door het invullen van contactformulieren met ons in contact komen, aanvullende content downloaden, je inschrijven of registreren voor (nieuws)updates of jezelf inschrijven voor evenementen. Hiervoor gebruiken wij je e-mailadres, telefoonnummer en in sommige gevallen NAW-gegevens of aanvullende informatie over jouw huidige functie.

Het opslaan van deze gegevens in ons klantenbestand is een belangrijke verwerking om jou verder te kunnen helpen. Deze gegevens hebben wij namelijk nodig om contact met jou op te kunnen nemen naar aanleiding van jouw vragen en om jou in de toekomst persoonlijke en relevante informatie toe te blijven sturen.

sollicitatieformulier

Op onze websites kun je solliciteren door middel van een formulier. In het kader van de sollicitatieprocedure vragen wij om je NAW-gegevens, contactgegevens, CV en motivatie aan ons te verstrekken. Je kunt ons ook aanvullende informatie verstrekken, zoals een pasfoto, diploma’s, certificaten en cijferlijsten. Wij verwerken deze persoonsgegevens vervolgens om te kunnen beoordelen of je een geschikte kandidaat bent.

verkrijgen persoonsgegevens via offline kanalen

Incentro organiseert verschillende evenementen en trainingen, waarbij regelmatig persoonsgegevens uitgewisseld worden, zoals visitekaartjes, met als doel om na het betreffende evenement of training contact te zoeken.

Het opslaan van deze gegevens in ons klantenbestand is een belangrijke verwerking om jou verder te kunnen helpen. Deze gegevens hebben wij namelijk nodig om contact met jou op te kunnen nemen naar aanleiding van jouw vragen en om jou in de toekomst persoonlijke en relevante informatie toe te blijven sturen.

Bij de invoer van jouw gegevens zal je geattendeerd worden op onze werkwijze door middel van een e-mail met daarin een link naar deze privacyverklaring.

verkrijgen persoonsgegevens via de mail

Dagelijks onderhouden onze collega’s verschillende contacten via de mail. Op deze manier verkrijgen wij persoonsgegevens, zoals een naam, e-mailadres, telefoonnummer, informatie over jouw werkgever en functie en informatie die is opgenomen in de e-mailberichten.

Het opslaan van sommige van deze gegevens in ons klantenbestand is een belangrijke verwerking om jou verder te kunnen helpen. Deze gegevens hebben wij namelijk nodig om jouw vragen te kunnen beantwoorden en om jou in de toekomst persoonlijke en relevante informatie toe te blijven sturen.

Bij de invoer van jouw gegevens zal je geattendeerd worden op onze werkwijze door middel van een e-mail met daarin een link naar deze privacyverklaring.

mailings

Wij versturen verschillende soorten mailings, waarin je op de hoogte wordt gehouden van trainingen, evenementen en/of onze producten en diensten. Je kunt zelf aangeven welke mailings je wenst te ontvangen. In verband met het verzenden van deze mailings verwerken we jouw e-mailadres. Je kunt je op ieder moment afmelden voor deze mailings. Elke e-mail bevat namelijk een afmeldlink.

verkrijgen persoonsgegevens via derde partijen

Om een goed klantbeeld te creëren en onze dienstverlening te verbeteren maken we gebruik van informatie die door Facebook, LinkedIn en DoubleClick aan ons wordt verstrekt. Deze partijen verstrekken ons informatie over bezoekers die onze website bezoeken door op een advertentie te klikken. Dit helpt ons om onze website en diensten nog beter af te stemmen op de interesses van onze bezoekers. Voor meer informatie kun je terecht op de website van de betreffende derde partij.

toegang tot persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen bij Incentro. Afhankelijk van welke persoonsgegevens er gebruikt worden, worden groepen met geautoriseerde personen bepaald.

In de groepen behoren onze collega’s van de verkoop en marketing. Verder zijn ook analisten, ontwikkelaars en office managers bezig met de gegevens.

Onze salesafdeling is voorzien van toegang tot relevante data over klanten, voorgaande communicatie en verkoopafspraken om de dienstverlening goed af te stemmen met de wensen van klanten. Voor onze marketing afdeling is het nodig om de getoonde interesse van onze websitebezoekers en contacten van offline kanalen te zien. Verder zijn er analisten die verschillende soorten gegevens kunnen inzien om onze dienstverlening te verbeteren. De office managers hebben persoonsgegevens nodig omtrent het factureren en administratie.

verstrekking persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken alleen persoonsgegevens aan derde partijen in de volgende situaties:

derden die diensten voor ons verrichten

Wij delen informatie met zakelijke partners en leveranciers die ten behoeve van ons diensten verrichten. Hierbij kun je denken aan partijen die de volgende diensten uitvoeren:

  • Analyses om getoonde interesses en knelpunten op onze website te ontdekken.
  • Klantrelatiesysteem om contactgegevens en de communicatie te registreren en te onderhouden tussen Incentro en haar klanten.
  • Boekhouding voor de administratie rondom onze facturen en personeel.
  • Om recruiting soepel te laten verlopen is een tool ingericht voor het beheren van de sollicitaties, de communicatie naar sollicitanten.
  • Voor al onze communicatie hebben we afspraken zodat e-mailverkeer en contactpersonen opgeslagen worden.

We hebben verwerkersovereenkomsten afgesloten met deze partijen. In de verwerkersovereenkomsten staan strikte afspraken over welke gegevens worden opgeslagen en verwerkt. Ook laten we niet toe dat jouw gegevens door onze partners en leveranciers worden gedeeld met andere partijen.

wettelijke plicht of om onze rechten te beschermen

We kunnen jouw gegevens delen om te reageren op een dagvaarding of rechterlijk bevel of indien een toezichthoudende- of opsporingsautoriteit ons hierom verzoekt. We kunnen deze gegevens ook delen als we vinden dat het noodzakelijk is om illegale activiteiten te onderzoeken of te voorkomen, zoals fraude en misbruik.

verkoop van de onderneming

Jouw persoonsgegevens kunnen worden beschouwd als bedrijfsactiva. Als Incentro te maken krijgt met een faillissement, fusie, overname, reorganisatie of verkoop van activa, kunnen onze activa waaronder jouw persoonsgegevens worden verkocht en overgedragen aan een derde partij als onderdeel van die transactie.

bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren jouw gegevens in ieder geval niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. In ons geval gaat het om een bewaartermijn van 2 jaar zonder contact of getoonde interesse in onze producten of diensten. Dit betekent dat we jouw persoonsgegevens zullen verwijderen na die periode.

Persoonsgegevens van sollicitanten worden maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven kunnen wij deze gegevens maximaal een jaar bewaren, omdat er mogelijk op een later tijdstip alsnog een passende functie voor je vrijkomt.

Fiscaal relevante gegevens, zoals onze debiteuren- en crediteurenadministratie, dienen wij op grond van de fiscale bewaarplicht 7 jaar te bewaren. Contracten kunnen tot 20 jaar na beëindiging daarvan worden bewaard in verband met de verjaringstermijn van eventuele claims.

beveiliging gegevens

Wij hebben de nodige veiligheidsmaatregelen genomen om vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang of verstrekking te voorkomen van persoonsgegevens die wij verwerken. Zo is een security officer aangesteld die zich namens Incentro inzet voor de informatiebeveiliging binnen onze organisatie. Daarnaast zijn we ISO 27001 gecertificeerd. ISO 27001 is een ISO standaard voor informatiebeveiliging.

jouw rechten

Volgens de wet- en regelgeving heb je het recht om ons te verzoeken om inzage van, rectificatie en verwijdering van jouw persoonsgegevens of beperking van de verwerking. Ook heb je het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en onder bepaalde omstandigheden heb je recht op dataportabiliteit. Wanneer jouw gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming bovendien te allen tijde intrekken. Dit doet echter niet af aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking daarvan.

Wanneer je aanspraak wilt maken op jouw rechten kun je met ons in contact komen. Zie hiervoor onze contactgegevens verder in deze privacyverklaring.

Let op dat je jouw verzoek verstuurt vanaf het e-mailadres waarmee jij bij ons bekend bent, zodat we weten wie jij bent en de juiste gegevens inzichtelijk kunnen maken, aanpassen of verwijderen.

Wij zullen binnen een maand inhoudelijk op jouw verzoek reageren, tenzij jouw verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestandjes met informatie die op je computer, telefoon of tablet worden geplaatst bij het bezoeken van een website. Middels deze cookies zal onze website jou herkennen als bezoeker. Informatie die je met ons gedeeld hebt, bijvoorbeeld door het invullen van een contactformulier, zal hierdoor automatisch ingevuld worden bij een nieuwe contactaanvraag.

functionele cookies

Bezoek je onze website voor het eerst? Dan plaatsen we functionele cookies die nodig zijn voor het functioneren van onze website. Denk hierbij aan de taalinstelling, bijhouden van jouw cookie goedkeuring of het tellen van paginabezoeken.

NaamDoelGeldigheid
Incentro.comBewaren van taalinstellingen2 jaar
Google AnalyticsMeten van websiteprestaties2 jaar

 

analytische & tracking cookies

Daarnaast tonen we een cookie-melding, waarbij toestemming gevraagd wordt voor het plaatsen van analytische en tracking cookies om de website-ervaring te verbeteren. Met jouw goedkeuring kunnen we beter in de gaten houden door wie en hoe onze website wordt gebruikt. Zo maken we een profiel van jouw interesses aan de hand van de pagina’s die je bezoekt, tijden van jouw bezoeken en contactmomenten. Hiermee kunnen we onze website en dienstverlening verbeteren.

NaamDoelGeldigheid
IncentroGoedkeuring registreren over de plaatsing van cookies1 jaar
Google AnalyticsAnalyse van websiteprestaties2 jaar
HubspotAnalyse van getoonde interesses van klanten10 jaar
HotjarAnalyse van de bezoekerservaring1 jaar

In verband met de Google Analytics cookies hebben wij een verwerkersovereenkomst met Google gesloten, waarin afspraken zijn gemaakt over de bescherming van uw persoonsgegevens. In dat kader hebben wij er ook voor gekozen om het laatste octet van uw IP-adres te maskeren.

Het verwijderen van al deze cookies is mogelijk en kun je doen via je browserinstellingen.

onze contactgegevens

Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, wil je wijzigingen aanbrengen of geef je graag je reactie op deze privacyverklaring? Dan kun je ons bereiken via het volgende e-mailadres: gdpr@incentro.com. Let op dat je jouw vraag verstuurt vanaf het e-mailadres waarmee jij bij ons bekend bent. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring kan te allen tijde gewijzigd worden. Deze wijzigingen zullen wij hier publiceren.