Privacy Beleid

Privacyverklaring Incentro

Laatst gewijzigd: 1 september 2021

Dit is de privacyverklaring van Incentro Nederland B.V., Incentro Business Acceleration B.V., Incentro International B.V. en Incentro Software & Licensing B.V. (hierna: “Incentro”, “we”, “wij” of “ons”). Jouw privacy is voor ons van groot belang. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens op een veilige manier opslaan, bewaren en anderszins verwerken. In deze privacyverklaring leggen we onder andere uit welke persoonsgegevens verzameld worden, hoe we die gegevens verwerken en waarom wij dat doen.

Reikwijdte

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten en websites die vallen onder Incentro, waaronder:

- incentro.com

- careers.incentro.com

- skate.incentro.com

- cloudworker.co.ke

- maildoodler.com

- segona.io

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derde partijen waarnaar jij door middel van links op onze websites wordt doorverwezen. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. We raden je dan ook aan om de privacyverklaring van deze partijen te lezen voordat je gebruik gaat maken van hun producten of diensten.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan door ons op elk moment worden gewijzigd. De meest recente versie is steeds te vinden op deze website. Bovenaan kun je zien wanneer deze verklaring voor het laatst is gewijzigd. Wij raden je aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Van wie verwerkt Incentro persoonsgegevens?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende categorieën van personen:

- bezoekers van een van onze websites (hierna: “Websitebezoekers”);

- sollicitanten of andere personen die zich oriënteren op een baan of stageplaats bij Incentro (hierna: “Sollicitanten”);

- personen die klant zijn van Incentro of die werkzaam zijn bij een van onze klanten (hierna: “Klanten”);

- personen van wie Incentro producten of diensten afneemt of waar Incentro mee samenwerkt of personen die werkzaam zijn bij een leverancier of partner (hierna: “Leveranciers” en “Partners”); en

- derden, zoals personen die geen klant of partner zijn, maar wiens persoonsgegevens wel in onze systemen voorkomen (“Derden”).

Welke persoonsgegevens verwerkt Incentro en waarom?

Websitebezoekers Van Websitebezoekers verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

- gegevens verkregen via algemene contactformulieren, waaronder jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van jouw vraag of informatieverzoek en in sommige gevallen jouw functie en bedrijfsnaam;

- gegevens verkregen via formulieren waarmee jij jezelf kunt inschrijven voor een van onze evenementen, waaronder jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en in sommige gevallen jouw functie en bedrijfsnaam;

- gegevens verkregen via formulieren waarmee informatie van een van onze websites kan worden gedownload, waaronder jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en sommige gevallen jouw functie en bedrijfsnaam;

- gegevens verkregen via formulieren waarmee jij jezelf kunt inschrijven of registreren voor onze (nieuws)updates, waaronder jouw naam en e-mailadres; en

- gegevens die door middel van cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld.

Wij verwerken bovenstaande gegevens van Websitebezoekers om te communiceren over een eventueel gestelde vraag of (informatie)verzoek, het onderhouden van contacten en het verspreiden van informatie over een evenement (zoals het tijdstip van aanvang en de locatie), het verzenden van nieuwsbrieven en het verstrekken van andere informatie die verband houdt met onze producten en diensten. Deze verwerkingen zijn gebaseerd op de uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst, een gerechtvaardigd belang of toestemming.

Voor meer informatie over de gegevens die door middel van cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld, verwijzen wij je naar onze cookieverklaring.

Sollicitanten

Indien en voor zover door jou aan ons verstrekt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van Sollicitanten:

- contactgegevens (zoals NAW-gegevens, telefoonnummers en e-mailadressen), geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit;

- gevolgde opleidingen, cursussen en stages;

- gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking en de eventuele beëindiging daarvan;

- andere gegevens die van belang kunnen zijn voor het vervullen van de functie waarnaar is gesolliciteerd, zoals informatie die in een CV of sollicitatiebrief wordt vermeld, referenties en cijferlijsten; en

- andere gegevens waarvan de verwerking van belang is in verband met toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij verwerken bovenstaande gegevens om de identiteit van de Sollicitant te kunnen vaststellen en te communiceren over de sollicitatieprocedure, ter beoordeling van de geschiktheid van de Sollicitant voor een vacante functie en ter uitvoering van toepasselijke wet- of regelgeving. Deze verwerkingen zijn gebaseerd op de uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst, een wettelijke plicht, een gerechtvaardigd belang of toestemming

Klanten

Van (personen die werkzaam zijn bij of voor) onze Klanten, cliënten of partners van een van onze Klanten, verwerken wij de volgende persoonsgegevens, indien en voor zover door Klanten aan ons verstrekt:

- contactgegevens (zoals NAW-gegevens, telefoonnummers en e-mailadressen) en geslacht;

- gegevens die van belang zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals contactgegevens en functietitels; en

- andere gegevens waarvan de verwerking van belang is in verband met toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij verwerken bovenstaande gegevens ter vaststelling van de identiteit van onze Klanten, het sluiten van overeenkomsten met Klanten, ter uitvoering van onze dienstverlening aan Klanten, het berekenen of vastleggen van vergoedingen voor onze dienstverlening en het doen van en innen van betalingen. Deze verwerkingen zijn gebaseerd op de uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang.

Leveranciers en Partners

Van (personen die werkzaam zijn bij) Leveranciers en Partners verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

- contactgegevens (zoals NAW-gegevens, telefoonnummers en e-mailadressen) en geslacht;

- gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten; en

- andere gegevens waarvan de verwerking van belang is in verband met toepasselijke wet- en regelgeving.

Wij verwerken bovenstaande gegevens ter vaststelling van de identiteit van onze Leveranciers en Partners, het sluiten van overeenkomsten met Leveranciers of Partners, het doen van bestellingen en het inkopen van diensten ten behoeve van onze interne bedrijfsvoering en de bedrijfsvoering van onze Klanten, het onderhouden van contact en het communiceren ten behoeve van gedane bestellingen en afgenomen diensten en het berekenen of vastleggen van vergoedingen en het doen van en innen van betalingen. Deze verwerkingen zijn gebaseerd op de uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang.

Derden

Van Derden verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

- de inhoud van (elektronische) berichten afkomstig van of bestemd voor Derden; en

- andere gegevens die door Klanten, Leveranciers, Partners of (andere) Derden aan ons worden verstrekt (zoals namen en contactgegevens) of informatie die uit openbare bronnen wordt verkregen in het kader van onze dienstverlening.

Wij verwerken bovenstaande gegevens in het kader van de uitvoering van onze dienstverlening ten behoeve van onze Klanten of in verband met de communicatie tussen ons, Leveranciers, Partners en/of Klanten. Deze verwerkingen zijn gebaseerd op de uitvoering van een (toekomstige) overeenkomst, een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Voor zover wij voor de verwerking van persoonsgegevens de toestemming van de betrokkene nodig hebben, dient artikel 6, lid 1, sub a van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) als rechtsgrondslag. Bij de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, dient artikel 6, lid 1, aub b AVG als rechtsgrondslag. Dit geldt ook voor verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van precontractuele maatregelen.

Voor zover de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Incentro is onderworpen, dient artikel 6, lid 1, onder c AVG als rechtsgrondslag. Indien de bescherming van de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk maken, dient artikel 6, lid 1, onder d AVG als rechtsgrondslag.

Indien de verwerking noodzakelijk is ter behartiging van een gerechtvaardigd belang van Incentro of een derde en indien de belangen, de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene niet zwaarder wegen dan het eerstgenoemde belang, dient artikel 6, lid 1, onder f AVG als rechtsgrondslag voor de verwerking.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Incentro kan jouw persoonsgegevens aan een gelieerde onderneming verstrekken als dat noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring. Daarnaast verstrekken wij persoonsgegevens aan derde partijen in de volgende situaties:

derden die diensten voor of met ons verrichten

Wij delen informatie met Partners en Leveranciers van wie wij diensten afnemen of met wie wij samenwerken. Hierbij kun je denken aan partijen die de volgende diensten uitvoeren:

- Analyses om getoonde interesses van Websitebezoekers en knelpunten op onze website te ontdekken. - Klantrelatiesysteem om contactgegevens en de communicatie te registreren en te onderhouden tussen Incentro en haar Klanten.

- Boekhouding voor de administratie rondom onze facturen en personeel.

- Om recruiting soepel te laten verlopen is een tool ingericht voor het beheren van de sollicitaties en de communicatie naar Sollicitanten.

- Voor zover noodzakelijk hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten met deze Leveranciers en Partners. In de verwerkersovereenkomsten staan strikte afspraken over welke gegevens worden opgeslagen en verwerkt.

bescherming van onszelf en anderen

Ter bescherming van onze eigen rechten en die van anderen is het in bepaalde gevallen noodzakelijk om informatie te verstrekken aan overheidsinstanties, opsporingsinstanties of andere partijen. Zo kunnen wij persoonsgegevens aan derden, waaronder juridisch adviseurs, verstrekken: (i) om te reageren op eventuele claims van derden, al dan niet in verband met een juridische procedure; (ii) om gevolg te geven aan een gerechtelijk bevel of een vordering of verzoek van een toezichthouder, opsporingsambtenaar of andere overheidsinstantie (iii) om de (intellectuele eigendoms)rechten en veiligheid van onszelf en anderen te beschermen; en (iv) ter beëindiging of ter voorkoming van activiteiten die wij als onwettig, onethisch of strafbaar beschouwen, zoals fraude en cybercrime. Deze verwerkingen zijn hoofdzakelijk gebaseerd op een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang.

verkoop van de onderneming

Jouw persoonsgegevens kunnen worden beschouwd als bedrijfsactiva. Als Incentro te maken krijgt met een faillissement, fusie, overname, reorganisatie verkoop van activa of vergelijkbare situatie, kunnen onze activa waaronder jouw persoonsgegevens worden verkocht en overgedragen aan een derde partij als onderdeel van die transactie. Deze verwerking zal meestal gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang.

Geven wij persoonsgegevens door aan landen buiten de EER?

In sommige gevallen worden jouw persoonsgegevens doorgegeven aan organisaties of landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als jouw persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land dat een lager beschermingsniveau biedt dan de landen binnen de EER, dan zullen er door ons passende waarborgen worden getroffen ter bescherming van jouw persoonsgegevens, zoals het sluiten van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract met de ontvanger van de persoonsgegevens.

Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens in beginsel niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij de gegevens langer bewaard moeten worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals een wettelijke bewaartermijn. Hieronder volgen enkele voorbeelden:

- Persoonsgegevens van Websitebezoekers die verkregen zijn via (contact)formulieren, worden tot 2 jaar na ontvangst van het formulier bewaard.

- Persoonsgegevens van Sollicitanten worden maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven kunnen wij deze gegevens maximaal een jaar bewaren, omdat er mogelijk op een later tijdstip alsnog een passende functie voor je vrijkomt.

- Fiscaal relevante gegevens, zoals onze debiteuren- en crediteurenadministratie, dienen wij op grond van de fiscale bewaarplicht 7 jaar te bewaren.

- Contracten kunnen worden bewaard zolang dat nodig is in verband met de verjaringstermijn van eventuele claims.

Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben de nodige veiligheidsmaatregelen genomen om vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang of verstrekking te voorkomen van persoonsgegevens die wij verwerken. Zo is een security officer aangesteld die zich namens Incentro inzet voor de informatiebeveiliging binnen onze organisatie. Daarnaast zijn we ISO 27001 gecertificeerd. ISO 27001 is een ISO standaard voor informatiebeveiliging. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen bij Incentro. Afhankelijk van welke persoonsgegevens er gebruikt worden, worden groepen met geautoriseerde personen bepaald. In de groepen behoren onze collega’s van de verkoop en marketing. Verder zijn ook analisten, ontwikkelaars en office managers bezig met de gegevens. Onze salesafdeling is bijvoorbeeld voorzien van toegang tot relevante data over Klanten, communicatie en verkoopafspraken om de dienstverlening goed af te stemmen op de wensen van Klanten. Voor onze marketing afdeling is het nodig om de getoonde interesse van onze Websitebezoekers en contacten van offline kanalen te zien. Verder zijn er analisten die verschillende soorten gegevens kunnen inzien om onze dienstverlening te verbeteren en hebben de office managers (persoons)gegevens nodig in verband met de facturatie en administratie binnen Incentro.

Welke rechten heb jij?

Volgens de wet- en regelgeving heb je het recht om ons te verzoeken om inzage van, rectificatie en verwijdering van jouw persoonsgegevens of beperking van de verwerking. Ook heb je het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en onder bepaalde omstandigheden heb je recht op dataportabiliteit. Wanneer jouw gegevensverwerking is gebaseerd op toestemming, kun je deze toestemming bovendien te allen tijde intrekken. Dit doet echter niet af aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking daarvan. Wanneer jij jouw rechten wilt uitoefenen, kun je met ons in contact komen door middel van de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wanneer je ons een e-mail zendt, zorg er dan voor dat deze wordt verzonden vanaf het e-mailadres waarmee jij bij ons bekend bent, zodat we weten wie jij bent en zo nodig de juiste gegevens inzichtelijk kunnen maken, aanpassen of verwijderen. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor wij geen of niet volledig gevolg kunnen geven aan jouw verzoek. Om misbruik te voorkomen kunnen wij jou vragen om jezelf te identificeren voordat wij een verzoek in behandeling nemen. Wij zullen in beginsel binnen een maand inhoudelijk op jouw verzoek reageren.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten?

Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, wil je wijzigingen doorgeven of geef je graag je reactie op deze privacyverklaring? Dan kun je ons bereiken via onderstaande contactgegevens. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit.

Contactgegevens

Gdpr@incentro.com

t.n.v. Compliance Officer

Van Deventerlaan 20

3528 AE, Utrecht, Nederland