Story
G Suite
Collaboration

Slim samenwerken is slim verdienen

Door Ricardo Caeiro | February 10, 2020

Stilstaan is geen optie in commerce. Doe je dat toch? Dan is je klant binnen een paar klikken bij de concurrent (kijk maar naar V&D. Hudson’s Bay & Miss Etam). Je moet snel zijn. Niet alleen in je service, maar ook in de in de ontwikkeling van je organisatie. Technologie is essentieel voor een soepel proces. Door je medewerkers het juiste toolpakket aan te bieden, werken ze sneller, efficiënter en slimmer. Ze verspillen geen tijd aan onzinnige, terugkerende taken. Door processen slimmer in te richten, skip of automatiseer je die taken. Zo hebben je collega’s en jij full focus op de zaken die echt belangrijk zijn: de beste klantbeleving, het openen van een nieuwe winkel of het inspelen op nieuwe trends. Jouw tools moeten de snelheid en ambitie van je bedrijfsgroei aankunnen. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers efficiënter werken, en welke tools zijn daarvoor nodig?

Omhoog die productieve uren

Werken doe je tegenwoordig niet meer vanaf één vaste plek. Flexplekken, thuiswerken of inbellen vanaf locatie zijn heel gewoon. De bedrijfscultuur wordt flexibeler en mobieler. Niet alle bedrijven zijn daar klaar voor. Wat daarbij in de weg zit? Verouderde tools en methodes van de organisatie niet matchen met de nieuwe werkwijze van haar medewerkers: op verschillende tijdstippen, vanaf verschillende locaties, vanaf verschillende devices met verschillende bestandslocaties. De samenwerking loopt daardoor stug. Het vinden van de laatste versie van dat ene bestand dat je nodig hebt, lijkt onmogelijk. En zonder een werkende VPN verbinding, kom je al helemaal nergens. Laat staan wanneer je ‘spontaan’ besluit thuis te werken. Dit kan alleen met goede voorbereiding, Want thuis je agenda inzien… Dat kan nog steeds niet bij ieder bedrijf ‘even snel’ thuis vanaf de bank. Niet echt van deze tijd, als je het ons vraagt.

Wat ons het meest verbaast, is dat bij veel retailbedrijven volop millennials rondlopen. Millennials die in hun vrije tijd al jaren met Gmail en Chrome werken. Omdat ze het al gebruikte op de middelbare school, bij een bijbaan, de universiteit of met het digitaal opslaan van hun privé foto’s. Eigenlijk ‘gewoon’ omdat ze het gewend zijn. Waarom zou je het hen dan als werkgever moeilijker maken dan nodig door ze aan nieuwe tools te laten wennen, terwijl dit juist tools zijn die schaalbaar en toekomstgericht zijn?

Digitale transformatie is veel verder uitgegroeid dan alleen opslag. Het gaat over de manier waarop bedrijven nieuwe technologie inzetten die een positieve impact maken op bedrijf, mens en cultuur - Ricardo Caeiro

Waarom moeilijk doen, als...?

Een collega stuurt een bestand Def versie 1.doc of Def nieuw nieuw def2.doc. Of je nog even de laatste check wilt doen, om het vervolgens weer terug te sturen voor het naar andere collega’s gaat. Irritant, toch? Steeds is er weer verwarring over welk definitieve bestand écht definitief is. Hoe handig zou het zijn, als je die wijzigingen tegelijk in hetzelfde document kan maken? Dat scheelt pas tijd.

Dit is nog maar één voorbeeld. Soms zijn we onszelf niet bewust hoeveel tijd we verliezen met ineffectieve werkwijzen, omdat we het al jaren zo doen. Zoals eerder genoemd, wordt er vaak gewerkt met andere mailprogramma’s dan mensen privé gebruiken. Neem het voorbeeld van de millennials, die in grote getalen in de retailbranche werken. Ze zijn privé gewend dat ze altijd en overal bij bestanden, mail, foto’s en contacten kunnen. Hebben ze iemand nodig? Dan Facetimen ze gewoon even. Een route uitstippelen voor een nieuwe vakantie? Dan maken ze gewoon even een Google Docs aan waar ze tegelijk in kunnen werken. De opties zijn zo normaal geworden, dat we dit ook verwachten in ons dagelijkse werk. Want waarom moeilijk doen, als het ook makkelijk kan?

Efficiënt samenwerken tussen locaties

Bedenk eens wat het kan doen als je deze zelfde slimme manier van werken ook in je bedrijfscultuur toepast. Tegelijkertijd in hetzelfde document werken, content eenvoudig delen en bestanden altijd snel kunnen vinden. Bestanden vind je niet alleen op de titel, maar ook op basis van inhoud. Afbeeldingen en antwoorden op vragen zoek je direct vanuit het bestand waarin je aan het werken bent. Met G Suite kun je elkaar altijd vinden, waar je ook aan het werk bent. Werken vanuit de trein, het vliegtuig, de bus. Je video belt, chat of plaatst opmerkingen. Zo sta je constant met je collega’s in contact, zonder tijd te verliezen. Tijd wordt op die manier zo efficiënt mogelijk ingedeeld. Heb je een keer geen verbinding? Dan werk je verder in de offline modus. Moet je nagaan wat het voor de productiviteit en efficiëntie van je bedrijf doet als tijd zoveel zinvoller wordt besteed, in plaats van dat die verloren gaat aan zinloze taken en switchen tussen taken en tools. Met G Suite kun je slimmer werken en stel je je bedrijf in staat om te groeien.

G Suite in retail: slim samenwerken is slim verdienen

Door je processen te stroomlijnen en te zorgen voor een efficiënte manier van werken, zorg jij dat je concurrenten voor blijft. G Suite is daarbij slechts een middel, maar zeker niet onbelangrijk. Het bespaart je veel tijd, door reistijd en wachttijd omlaag te brengen. Door realtime samen te werken om orders en bezorgingen te managen, zonder onnodig op en weer mailen, lopen processen soepeler door. Zonder onnodige vertraging. Bellen met of langsgaan bij fysieke winkels is niet meer nodig, want je chat makkelijk met mensen op verschillende locaties. Met Google Calendar boek je snel een ruimte als je toch face-to-face met je collega’s wilt overleggen, of zodat je de juiste tech bij de hand hebt om in te bellen op Hangouts Meet. Je kunt je indenken: dit bespaart niet alleen jou, maar al je collega’s zeeën van tijd (GANT bespaart 150,000 werkuren per jaar, sinds de overstap naar G Suite), en het bedrijf bespaart tonnen aan onproductieve uren en reiskosten (online training zorgt voor 20% besparing op reiskosten in vergelijking tot training op locatie). Dus aan jou de keuze: meer winst met dezelfde effort, of op dezelfde voet geld blijven weggooien?

Ricardo Caeiro

Sales manager Enterprise collaboration


Meer weten?
Neem contact op met Ricardo.


E: ricardo.caeiro@incentro.comT: +31653986063
volgende story
OutSystems: de 3 succesfactoren bij de implementatie
Door Diederick Splinter | January 28, 2020