Story
Web Chat
Artificial Intelligence

Ooit stond je in de wacht:Chat bot met Artificial Intelligence

Door Ricardo Caeiro | 21 april 2020

‘Er zijn nog 7 miljard wachtende voor u’. Wereldwijd staat de klantenservice onder druk. Het is een globaal onderwerp; klanten die zich zorgen maken om hun bestellingen. Is de levertijd langer? Is het bestellen van eten wel veilig? En welke maatregelen treffen bedrijven omtrent COVID-19? Genoeg vragen dus. Heeft jouw organisatie de capaciteit om deze stroom aan vragen te beantwoorden én hoe kun je dit optimaliseren?

Klantenservices worden overbelast. Voorheen stond alleen de telefoon roodgloeiend, maar nu stromen er vragen binnen via alle denkbare kanalen: e-mail, WhatsApp, contactformulieren, chat - you name it! Juist in deze tijd is het noodzakelijk om je klanten te woord te staan, zodat ze tevreden zijn en terugkomen voor een volgende aankoop. Maar hoe weet je waar je klant tegenaan loopt? En hoe richt je jouw klantenservice zo optimaal mogelijk in, zodat medewerkers ook vanuit huis de beste service kunnen leveren? We geven je de juiste handvaten, zodat jij een rots in de branding bent voor jouw klant!

Klantenservice optimaliseren aan de hand van een AI chat bot

Oké, het is duidelijk: de klantenservice moet een tandje bijzetten. Bij een verandering of een crisis is communicatie key! Goede communicatie zorgt namelijk voor begrip en het neemt onzekerheid weg. Momenteel zijn er ontelbaar vragen over de situatie omtrent corona. Een Frequently Asked Questions (FAQ) sectie is niet meer voldoende, want de vragen blijven maar binnenstromen. Kijk maar naar de NS, zij spreekt van een ‘overbelaste klantenservice’. Of neem de supermarkten, zij kampen met een extreme drukte bij de bezorgdiensten. Klanten vragen zich af of producten wel vers aankomen, wat de levertijd is, welke maatregelen er worden genomen omtrent corona en of de fysieke winkels nog wel open zijn. Je begrijpt het: genoeg vragen.

Maar ook intern is er een toenemende stroom aan vragen. Medewerkers hebben informatie nodig over hun werkplek, tot wanneer de nieuwe richtlijnen gelden en wat dit betekent voor hun werkzaamheden. En wat als je laptop thuis niet werkt? Kortom, een crisis zorgt voor vragen. Wij helpen je bij het optimaliseren van jouw service en support. Let’s go!

klantenservice vanuit huis

Slim thuiswerken is belangrijker dan ooit. Maar hoe werkt dit voor de klantenservice? We begrijpen dat niet ieder bedrijf deze faciliteiten direct op orde heeft. Maar je kunt niet stilstaan!

Laten je verbinding en tools het afweten? Dat betekent dat je direct minder mensen beschikbaar hebt voor jouw klant. De werkdruk voor de klantenservice is groter dan ooit, en de mankracht is lager (do the math...). Je moet dus goed nadenken over je VPN verbindingen, privacy & veiligheid en dan hebben we het nog niets eens over de ruis die een medewerker thuis kan ervaren (Ja, papa gaat zo met je puzzelen!).

Het staat als een paal boven water dat de klantenservice vanuit huis nieuwe uitdagingen met zich meebrengt. Maar wees gerust! Met de juiste tools kun je er namelijk voor zorgen dat jouw klantenservice net zo uitmuntend is als voorheen. Met de juiste technologie - neem het samenwerkingsplatform G Suite - kun je binnen no-time slim samenwerken. Snelheid en schaalbaarheid? Check. G Suite is volledig cloud native. Wat? Dat wil zeggen dat G Suite op hetzelfde netwerk draait als allerlei andere services die jij dagelijks gebruikt, zoals Google Maps en YouTube. G Suite is dus wel gewend aan grote hoeveelheden gebruikers op hetzelfde moment. Daar hoef je je dus nooit meer zorgen over te maken. Daarnaast bespaar je jou en je collega’s zeeën van tijd,want je weet het: tijd is geld. Kledingmerk GANT bespaarde zelfs 150,000 werkuren per jaar sinds de overstap. Over indammen van je kosten gesproken!

Ooit is je chat bot 24/7 beschikbaar

Stap 1: voor de hand liggende vragen beantwoorden in je FAQ. In tijden van crisis is het een logische stap om je veelgestelde vragen te updaten, zodat jouw gebruiker weet wat er speelt. Maar hoe voorkom je dat er een overload aan vragen binnenkomt op je klantenservice? Klanten hebben namelijk behoefte aan een menselijk antwoord of meer uitleg bij complexe vragen. Het antwoord is Conversational AI! Dit is een slimme chatbot die vragen zelfstandig beantwoordt en alleen de zeldzaamste overlaat aan jouw medewerkers, het werkt als een soort filter. Super handig, want op deze manier ontlast je de klantenservice, is je bedrijf 24/7 beschikbaar via diverse kanalen, ben je betrokken, efficiënt en lever je een uitmuntende service.

Wat je nodig hebt? Slimme samenwerkingstools, een FAQ en een sterke chatbot! Als je chat met een AI chatbot dan lijkt het net alsof je met een medewerker aan het praten bent. Voor de gebruiker erg gemakkelijk: geen ingewikkelde interface of vage instructies. Gewoon een praatje, zó slim is Conversational AI. En komt ‘ie er toch even niet uit? Dan geeft ‘ie het gesprek netjes door aan een echte collega.

Ooit heb je een AI chat bot als collega

Jouw klantenservice moet door blijven draaien. En het liefst zo optimaal mogelijk, zodat je klanten gaat binden. In tijden van crisis is een goede klantenservice essentieel. Het is namelijk één van de weinige contactmomenten die je nog hebt met je klant, dus dan kun je die maar beter perfectioneren. Oftewel: 24/7 beschikbaar, snel en altijd net dat beetje extra geven. Dé manier om te zorgen voor tevreden en loyale klanten. Dus wat heb je nodig? Een chatbot. Ideaal, want zo worden jouw medewerkers ontlast, zodat zij zich kunnen focussen op de echt onverwachte vragen. Daarnaast betaal je bij een chatbot alleen voor wat je gebruikt. Is het een dag wat rustiger? Dan schalen de kosten mee naar beneden. Oftewel, weinig risico en jouw klanten staan nooit meer in de wacht!

Hulp nodig? Binnen één uur hebben we jouw chatbot live en voor het einde van de dag al gevuld met content. Zo heb jij weer vrolijke en tevreden klanten. Wat wil je nog meer?

Check hier voor een quickstart om jouw klantenservice draaiende te houden.

Deel dit artikel via

Ricardo Caeiro

Sales manager Enterprise collaboration

Wil je meer weten? Neem contact op met Ricardo.

volgende story

Chatbot binnen één dag: de perfecte collega

Door Jordy de Jong | 21 april 2020