Snel kleine aanpassingen doorvoeren, continu bezig zijn met het stroomlijnen van processen, precies weten waar de bottlenecks zitten en mooie rapportages opleveren over je end-to-end processen. Wil je dit wel, maar is het soms simpelweg onmogelijk? Omdat je IT één grote black box is en van inzicht geen sprake is? Lees dan gauw verder, want wij vertellen je hoe je dit oplost. 

Het gebrek aan inzicht in hoe je IT-systemen, mensen en misschien zelfs wel IoT-apparaten betrokken zijn bij je processen creëert onrust. Misschien werk je met functionerende maar logge legacy software, ontstond er een wildgroei aan tussenapplicaties of zijn de processen in je systemen überhaupt nooit écht goed in kaart gebracht. Hoe het ook is ontstaan, zonder inzicht weet je eigenlijk niet wat er speelt in je organisatie. En dus ook niet waar het ieder moment mis kan gaan of waar de capaciteit op knappen staat. En sleutelen aan processen waarin je geen inzicht hebt, is tricky. Want als je in het ene proces iets aanpast, weet je niet wat dat doet met andere processen. Kortom, zo kan het niet langer, dus tijd om er iets aan te doen!

Inzicht krijgen, begint met een hele logische eerste stap: het in kaart brengen van je huidige processen. En dan niet direct met ingewikkelde programma’s, maar heel eenvoudig gewoon met pen en papier. Dit klinkt als een flinke klus (en ja, dat is het waarschijnlijk ook), maar hiermee leg je de basis voor eens en voor altijd goed vast. Zo pak je het aan: 

Verzamel alle stakeholders

Natuurlijk draait IT niet alleen om jouw IT-afdeling. Zoek daarom van alle belangrijke afdelingen de stakeholders bij elkaar. Sales, HR, productie, ordermanagement: iedere afdeling heeft zijn eigen aandeel in de processen en moet dus vertegenwoordigd zijn bij het uittekenen hiervan. Alleen op die manier krijg je een volledig beeld en alle informatie op papier. 

Event storming

Er bestaan een hoop verschillende methodieken om je processen op papier te krijgen. Bij Incentro zijn we gek op event storming. Dit werkt snel, makkelijk én je hebt er enkel een whiteboard, pen en Post-its voor nodig. En welk kantoor heeft dat nou niet? Op deze website lees je er alles over. Onze tip? Teken het precies uit zoals het vandaag is en dus níét over hoe je het zou willen. 

Bottlenecks en quick wins

Als je hier bent aangekomen, heb je het zwaarste gedeelte gehad. Nu je processen volledig zijn uitgetekend kun je het gaan beoordelen. In welk proces komen de meeste fouten voor? Waar in het systeem duurt de doorlooptijd onnodig lang? Welke stap vereist te veel handmatige handelingen? Wat het ook is, bepaal samen waar de bottlenecks zitten, selecteer een aantal quick wins en bepaal hoe je die uitvoert. 

Zoals we al aangaven zijn we hier gek op event storming. Daarom delen we, voordat je aan de slag gaat, graag nog onze twee grootste valkuilen met je, zodat jij onze fouten niet hoeft te maken. Allereerst: blijf er niet te lang over kletsen, maar ga gewoon tekenen. Dat klinkt bot, maar voordat je het weet ben je vier uur verder en staat er nog geen lijn op papier. Probeer daarnaast niet direct in oplossingen te denken, maar kijk het probleem eerst eens goed in de ogen. Als mens zijn we geneigd om al drie stappen verder te denken, maar het gaat echt om het hier en nu, hoe rommelig het proces ook is. 

Hoewel wij dit in een aantal blogs kunnen uitleggen, kost dit proces wel wat uren of misschien zelfs dagen. Maar de opbrengst is groot, want nu je weet wat er aan de hand is in je processen, kun je er ook echt iets mee gaan doen. En niet alleen deze ene keer, maar continu. Is het slim om nu vanuit Post-its verbeteringen door te voeren? En iedere keer een mini-oplossing bij te houden op papier? Nee joh, daar zijn veel slimmere manieren voor. Maak daarom kennis met Business Process Model and Notation (BPMN).

Kort gezegd is BPMN een gestandaardiseerde stroomdiagrammethode waarmee je jouw processen van Post-it omtovert naar een digitale, visuele taal. Deze taal is begrijpelijk voor de business én IT en leent zich dus perfect voor het gezamenlijk verbeteren van jullie processen. Door jouw processen onder te brengen met BPMN heb je direct inzicht in waar het knelt en wat er gebeurt als je wijzigingen doorvoert. En met dit inzicht kun jij een constante stroom van verbeteringen creëren. Wie wil dat nou niet?

Hopelijk helpen deze tips jou bij het in kaart krijgen van processen. Want geen controle hebben, hopen dat het goedkomt en niet weten wat er speelt is voor niemand prettig. Ben je door je Post-its heen? En is het tijd om dit te vertalen naar een heldere taal voor de business en IT? Lees hier dan verder over Camunda, waar wij trotse partner van zijn! 

Heb je vragen over Camunda óf wil je eens vrijblijvend over jouw bedrijfsprocessen sparren? Neem dan hieronder contact met ons op!