Slaap, hygiëne en herhaling: voor veel vaders en moeders zijn de drie R’en bekend terrein. De vuistregel geeft pasgeborenen (en dan vooral hun ouders) al eeuwenlang vastigheid, maar ook op kantoor komen de waarden me uitstekend van pas. Ze dragen zelfs bij aan m’n werkgeluk. Benieuwd hoe? Ik heb de traditionele opvoedtechniek vertaald naar zeven zakelijke tips.
1. Gebruik een urgentiematrix
Dit helpt je om nieuwe taken op je bordje te prioriteren. Door dit consequent te doen, ben je je altijd bewust van welke klus de meeste aandacht nodig heeft. Daarnaast kun je zo op basis van ratio bepalen of je alles uit je handen moet laten vallen of dat er ook andere oplossingen zijn. Dit alles afgezet tegen het werk dat je al hebt liggen, natuurlijk.
Het oorspronkelijke concept van deze matrix is bedacht door Dwight D. Eisenhower. Ik gebruik de variant van Stephen R. Covey. Het komt op het volgende neer. Is een taak:
• urgent én belangrijk? Geef ‘m de hoogste prioriteit en voorrang op alle andere taken;
• wél belangrijk maar niet urgent? Plan het werk voor jezelf in;
• wél urgent maar niet belangrijk? Probeer ‘m te delegeren of over te dragen;
• onbelangrijk en niet urgent? Beschouw ‘m als een ‘tijdvreter’ die je kunt negeren.
Tip: hang deze lijst op een zichtbare plek, om je collega’s deelgenoot te maken in jouw afwegingen. Dit zorgt voor acceptatie en respect.
2. Houd een takenlijst bij
En dan het liefst eentje waar je ook prioriteiten op kunt aangeven. Dit zorgt ervoor dat alle zaken die je niet meteen oppakt, niet uit beeld verdwijnen. En dat je je afspraken nakomt. Daarnaast helpt het je op een andere manier; alles wat je in je hoofd hebt, kun je ook op deze lijst kwijt. Ik word altijd erg onrustig als ik te veel dingen moet onthouden. Kan ik mijn koppie legen, dan geeft dat ruimte. Is een taak trouwens echt in enkele minuten gefikst? Doe dat dan. Noteren en plannen geeft soms meer onrust dan het even snel afronden.
Tip: scheid je lijstje in een top tien en overige taken. Zo houd je overzicht. En doe dit digitaal, bijvoorbeeld met Google Keep. Een digitale lijst is makkelijk te bewerken en heb je altijd bij je.
3. Reserveer tijd in je agenda
Niet urgent, wel belangrijk? Volgens de matrix kun je er dan het beste tijd voor inplannen. Dat betekent ook écht uren blokken in je agenda en zorgen dat er niets tussenkomt. Plan ruim en hou rekening met de rest van je dag. Reserveer ook tijd om te mailen en bellen. Zit er niets anders op dan een taak uitstellen? Doe dit dan meteen. Als je het vaker voor je uit moet schuiven, vraag jezelf dan af of het niet toevallig een ‘tijdvreter’ is.
Tip: maak je agenda inzichtelijk voor je team, maar wees spaarzaam met details weergeven. In mijn ervaring gaan (met name) managers nog weleens onderhandelen over jouw tijd. “Dat kun je vast wel uitstellen, want dit is belangrijker.” Laat zien dát je bezet bent, maar niet waarmee.
4. Houd je inbox op orde
Mijn inbox is altijd schoon. Dat wil zeggen: alle ongelezen mails zijn ook écht ongelezen. Als ik door m’n berichten scrol, prioriteer ik direct en vul ik mijn to-dolijst aan. Kan ik snel antwoord geven? Dan doe ik dat. En anders plan ik het in, of markeer ik de mail met een kleurtje. Een opgeruimde inbox scheelt onrust en voorkomt ergernissen bij mensen die wachten op een reactie.
Een leuk trucje heb ik ooit geleerd van Arjen Bruinning, een projectmanager bij een opdracht van een tijd terug. Hij vertelde me van zijn ‘cc-regel’: elke mail waarbij hij in de cc stond, werd automatisch beantwoord met de volgende tekst:
Dank voor je mail, ik zie dat ik in cc sta en daarom zal er geen urgente actie van mij worden verwacht. Deze mail wordt automatisch verplaatst naar een mapje waar ik elke donderdagochtend doorheenga. Mocht je toch eerder iets van me verwachten, laat het me dan weten.
In de praktijk kreeg hij zelden verzoeken om eerder in actie te komen. Op donderdagochtend selecteerde hij alle mails in de map en drukte hij op delete. We willen nog weleens denken dat we niets mogen missen en overal iets van moeten vinden. De kern van dit verhaal: newsflash, dat is niet zo. De trein rijdt gewoon verder. Die ene keer dat jouw invloed achteraf tóch verschil had gemaakt, is verwaarloosbaar vergeleken met de rust die deze mailregel je geeft.
Tip: mocht je toch een urgente mail krijgen waar je even geen tijd voor hebt, stel dan een gerichte tegenvraag. “Wanneer wil je dit hebben?” bijvoorbeeld. Door de bal terug te kaatsen, koop je wat tijd en laat je zien dat je de urgentie van de ander serieus neemt. Bovendien heb je als je antwoord krijgt misschien wél tijd voor de taak. (Ik hoop trouwens niet dat ik nu enorm door de mand val.)
5. Manage verwachtingen
Ben je niet in staat een taak direct op te pakken of een mail uitgebreid te beantwoorden? Laat dit de ander dan even weten. Er is niets zo frustrerend als geen reactie krijgen. De ander kan niet weten dat jij druk bent en andere prioriteiten stelt. Ook als je een taak wél aanneemt, maar deze inplant voor later, geef dan aan wanneer je eraan toe denkt te komen. En geef een update als je programma verandert. Kortom: betrek je collega’s bij je planning.
Tip: je ‘out of office’ aanzetten als je op vakantie bent, schept al veel duidelijkheid. Als je hierin ook nog specifiek verwijst naar collega’s die bij dringende zaken kunnen helpen, dan ben je vanaf het strand al helemáál behulpzaam.
6. Houd je werkplaats netjes
Chaos op je bureau draagt niet bij aan overzicht en structuur. Afval in de prullenbak, notities op een stapel, pennen in je tas. Houd alleen de spullen op je bureau die je écht nodig hebt, dan blijft er zo min mogelijk afleiding over. Daar hoort je smartphone trouwens ook bij.
Tip: zet je telefoon op ‘niet storen’ als je je moet concentreren. Dan kunnen alleen je vrouw en het kinderdagverblijf je van je werk houden.
7. Neem voldoende pauzes
Het meest voor de hand liggende, maar ook meest genegeerde advies. Lunchen doe je niet aan je bureau, dat doe je aan de lunchtafel. Ga daarnaast ook eens af en toe vijf minuten lekker helemaal niks doen. Geen muziek, geen spelletje. Gewoon niks.
Tip: zet geen karaf water op je bureau, maar een glas. Zo dwing je jezelf om geregeld op te staan en wat te drinken te halen.
Kantoorkampioen
Voetbalfans zullen dit herkennen: je club verliest een keer of vier op rij, teleurstelling alom en naar de titel kunnen ‘jullie’ fluiten. Een rampseizoen. Hoe dat komt? Doordat er maar 34 wedstrijden worden gespeeld. Zo weinig, dat er nauwelijks ruimte lijkt voor een nederlaag. Zet daar de Amerikaanse Major League met 162 honkbalwedstrijden eens tegenover; die kún je niet allemaal winnen.
Wat ik wil zeggen, is dat af en toe het onderspit delven erbij hoort. Zolang er managers zijn die lekker top-down regeren, zul jij zo nu en dan met een kookhoofd achter je laptop zitten. Maar de honkballersmindset maakt een fundamenteel verschil, omdat er geen nodeloze stress en plotselinge tegenslagen bij komen kijken. Sterker nog: er staat minder druk op, dus speel je misschien zelfs wel beter. Of in ieder geval vrijer. Mailtje gemist of taak over het hoofd gezien? Geen man overboord. Merken dat je steeds vaker zó veel controle hebt over je werk dat je lachend een ‘spoedje’ aanneemt en dubbel respect verdient, is al pure winst.
