Het belang van een goede customer experience wordt breed uitgemeten in de wereld van IT. ‘Customer-facing’-applicaties, of wel alle applicaties waarmee jouw klant werkt in de klantreis, staan met stip bovenaan op het prioriteitenlijstje van ieder bedrijf.

En hoewel dit natuurlijk van groot belang is, ontstaat er hierdoor ook een ondergeschoven kindje: ‘employee-facing’-applicaties. Oftewel de applicaties waar jouw medewerkers intern gebruik van maken. In deze blog: een friendly reminder waarom jij deze écht niet mag vergeten.

Als het aankomt op het ontwikkelen van nieuwe applicaties voor klanten, heeft dit voor de meeste bedrijven hoge prioriteit. Een verbeterde customer experience levert namelijk, even kort door de bocht, bijna altijd meer conversie of omzet op. Gaat het echter om investeringen in applicaties die intern worden gebruikt, bijvoorbeeld voor het beheren en verwerken van documenten? Dan blijft de hand op de knip, omdat de winst hiervan niet direct is uit te drukken in keiharde knaken. En dus zakt dit onderwerp verder naar beneden op dat prioriteitenlijstje. Terwijl gebruiksonvriendelijke applicaties voor collega’s jouw bedrijf júíst een hoop risico’s opleveren. En die risico’s? Die worden flink onderschat, alsof dit het geld niet waard is. 

Dat het gevolg van een slechte digital employee experience moeilijk is door te vertalen naar je omzet, dat klopt. Maar van hoog verloop, data-lekken, verloren documenten en onveilige work-arounds buiten jouw zicht om, krijg jij het toch ook benauwd? Dat is namelijk precies wat er gebeurt als je jouw collega’s laat werken met slechte applicaties. En die gevolgen beginnen vaak klein. Een medewerker gaat eerst een onveilig alternatief vinden voor jouw systeem. Bijvoorbeeld door documenten lokaal op te slaan of met andere (ongecheckte) tools te werken. Hierdoor verlies je al gauw de grip op documenten en werkwijzen (laat het de security-officer van de IT-afdeling maar niet horen). Maar dat is pas het begin. 

Uiteindelijk besteedt die collega simpelweg te veel tijd aan een taak, waardoor de productiviteit en efficiëntie flink kelderen. Ook wordt de moraal rondom veranderingen in je organisatie niet heel veel beter, als dat betekent dat iedereen wéér gebruik moet maken van een vervelend systeem. Kortom, hier wordt niemand gelukkiger van. En dat is naast alle veiligheidsrisico’s een gevolg om niet te negeren: door rommelige IT worden collega’s vanzelf ongelukkig en dat werkt weer een hoog verloop in de hand. En guess what? Dat is wél uit te drukken in euro’s, zoals je hier leest. 

Het beheren van de documenten in je organisatie is bijvoorbeeld zo’n intern proces dat een beetje onder het tapijt wordt geveegd. Het is niet het meest sexy onderwerp – dat snappen we. Maar in grote organisaties of overheidsinstellingen zoals gemeenten worden er miljoenen documenten gebruikt door een groot aantal mensen. Zo’n kernonderdeel van je organisatie is enorm belangrijk. 

Het gebruiken, verwerken en managen van deze documenten moet strak zijn geregeld. Niet alleen voor het werkgeluk, de efficiëntie en productiviteit van collega's maar óók voor wetgeving en security. En dus verdient dit onderwerp veel meer aandacht. Negeer je dit? Dan is het wachten op problemen. Want of je deze documenten nou verliest, ze ergens terechtkomen waar ze niet horen of je eigenlijk niet meer weet wie nou welke versie waar heeft opgeslagen: dit wil je voorkomen. 

Wij vinden dat interne applicaties belangrijker voor je organisatie zijn dan wordt gedacht. Zowel voor je mensen als je omzet. Met een gebruiksvriendelijke  applicatie die jouw content- en documentmanagement op orde krijgt, voldoe je aantoonbaar aan de AVG. En met een applicatie die is afgestemd op de medewerker en bijbehorende rol, werkt iedereen een stuk prettiger en veiliger. Dat zijn een hoop vliegen in één klap, en dus zeker het geld waard. Ter inspiratie: de gemeente Rotterdam ging deze uitdaging aan en ontwikkelde zo’n applicatie voor blije werknemers. Lees hier meer.

Wakker geschud? En zin om hier mee aan de slag te gaan? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op via onderstaande gegevens om jouw digital employee experience eens onder de loep te nemen.