Dat er op HR afdelingen veel aandacht is voor digitalisering kunnen de (e)HRM professionals van de Bonte Bij beamen. Hoe positioneer je Robotic Process Automation (RPA) en waar moet je op letten? Dat waren de vragen waarmee we aan de slag gingen.

Tipje van de sluier

RPA blijkt zeer geschikt voor het automatiseren van HR processen, maar je moet wel opletten welke processen je selecteert.

Waarom is automatiseren een relevant thema voor HR afdelingen? Simpelweg omdat de druk op de HR afdeling is toegenomen en het aantal beschikbare medewerkers niet (CBS, 2022). You do the math. Door deze krapte op de arbeidsmarkt, wordt er naar alternatieve oplossingen gezocht. 

Het automatiseren van processen is zo’n alternatieve oplossing. Hiermee bedoelen we dat een gedigitaliseerd proces op een automatische manier wordt uitgevoerd, zonder tussenkomst van menselijke handelingen. Denk bijvoorbeeld aan werkzaamheden zoals het verwerken van mutaties in de systemen. Dit noemen we het robotiseren van een administratief proces. 

"Het robotiseren van HR taken is een duurzame oplossing omdat je in slechts een paar weken de werkdruk blijvend kunt verminderen."

Wij vroegen de (e)HRM professionals van de hoe zij tegen het robotiseren van processen aankijken. Waarbij uiteraard de onvermijdelijke vraag, “Neemt de robot mijn baan over?”, gesteld werd. Het eerlijke antwoord is dat je door het automatiseren van processen werk uit handen van medewerkers neemt, maar dat dit enkel de repeterende, administratieve taken zijn. Het is dus belangrijk om deze zorgen bij medewerkers weg te halen door het onderwerp robotisering bespreekbaar te maken.

Het denkwerk, de bijzondere gevallen en het menselijke contact, zal altijd door medewerkers gedaan moeten worden. Door robotisering ontstaat er juist meer tijd voor de werkzaamheden die de HR professionals zo interessant vinden en wat het werk in de regel leuker maakt. 

Welke processen lenen zich dan juist zo goed voor robotisering? 

  • Indiensttreding

  • Verzuim

  • Contractwijzigingen

  • Uitdiensttreding

  • VOG of BIG aanvraag

  • Salarisverwerking

  • Roostering

  • Facturatie

  • Verloning

Voor iedere organisatie is de inzet van RPA anders. Robotisering wil je inzetten als je de handmatige processen niet op een andere manier kunt automatiseren (of in ieder geval niet op de korte termijn omdat bijvoorbeeld de leverancier van een HR pakket een oplossing voorhanden heeft). 

Dus, kijk eens naar de processen die nu (te)veel tijd in beslag nemen. Is er voor deze processen een mogelijkheid om het in het systeem te automatiseren? Zo niet, bekijk dan eens de mogelijkheden van RPA. Grote kans dat je het proces in een paar weken kunt robotiseren. 

We hebben geconcludeerd dat er binnen HR veel potentie is voor RPA. Het verschilt per organisatie en proces waarvoor de techniek ingezet kan worden. Daarom is het waardevol om in gesprek te gaan met een specialist over jouw specifieke situatie. Zo kom je erachter hoeveel waarde je met RPA kunt realiseren en hoe je kunt starten.

Bel of mail Sacha van Essen.