Wil je processen automatiseren in jouw organisatie? Maar heb je geen idee bij welke automatiseringsoplossing je gebaat bent? Baseer je keus dan niet uit wanhoop op iene miene mutte, maar laat ons je helpen.

Er is namelijk een heldere richtlijn die je kunt volgen bij de selectie van een tool: je bedrijfsprocessen. Met name de complexiteit hiervan. Wat dit inhoudt? En hoe dit samenhangt met automatisering? Dat leggen we je uit in deze blog.  

Wanneer je je bedrijf automatiseert, doe je dit altijd proces voor proces. Welke tool je daarbij moet gebruiken, hangt af van de complexiteit. Stel dat je de goedkeuring van een inkoopdocument wilt automatiseren, dan kijk je welke weg dit aflegt. Beslaat dit één systeem, één afdeling en weinig mensen? Dan spreken we van een eenvoudig proces. 

Maar wil je bijvoorbeeld de retournering van pakketten in een webshop automatiseren? Dan kom je in ander vaarwater. Hierbij komt het pakket binnen in het magazijn, controleert een medewerker de retour, verandert de voorraad, wordt de factuur van de klant aangepast, het geld teruggestort en moet er een bevestigingsmail uit naar de klant. Je begrijpt het wel: dit is een complexer proces. 

Dan komen we natuurlijk aan bij de hamvraag: welke automatiseringstools passen nou bij welke mate van procescomplexiteit? Daar loodsen we je doorheen. Let’s start easy, met de eenvoudige processen. Naast dat dit een beperkt aantal mensen, systemen en afdelingen beslaat, zijn dit ook de zaken waarvan je denkt: “het is eigenlijk belachelijk dat we dit nog handmatig doen”.

Denk aan het downloaden van e-mailbijlagen en deze uploaden in de bijbehorende software of twintig keer klikken om een workflow af te ronden. Waarmee je dit automatiseert? Met Robotic Process Automation (RPA). Dit zijn softwarerobots die je programmeert om deze menselijke handelingen over te nemen. Niet alleen ontzorgt dat je personeel, RPA versnelt ook het proces, gaat 24/7 door (ook in het weekend) én werkt foutloos. 

Aan het begin van dit artikel benoemden we de twee uitersten van procescomplexiteit. Maar wat als het proces daar tussenin zit? Denk bijvoorbeeld aan een mailing waarbij je nieuwe klanten wilt vragen hoe ze jullie dienstverlening ervaren. Hierbij moet het CRM-systeem informatie uitwisselen met de mailingsoftware die je gebruikt. 

Het is zonde als sales handmatig een Excel- of csv.-bestand downloadt, verstuurt naar de marketingafdeling en die het vervolgens weer uploadt in de mailingsoftware. Dus hoe automatiseer je dit? Met iPaaS, hiermee integreer je allerlei systemen met elkaar, zodat ze met elkaar kunnen “praten”. En elimineer je dus veel onnodige handelingen. 

Beslaan de processen die jij wilt automatiseren verschillende afdelingen, mensen, systemen en apparaten? Dan spreken we van complexe processen. Hierbij draag je met enkel RPA water naar de zee en heb je aan iPaaS niet altijd voldoende. Je hebt een totaaloplossing nodig. Hierin integreer je mogelijk wel RPA en iPaaS, maar je hebt meer nodig: een dirigent die jouw orkest leidt. 

Daarom adviseren we in dit geval process orchestration. Dit is een automatiseringsvisie die werkt volgens de BPMN-standaard, waarbij je – plat gezegd - je processen in kaart brengt middels visuele stroomdiagrammen. Dankzij die stroomdiagrammen zie je precies waar bottlenecks in je proces zitten en wat er gebeurt als je iets aanpast. Maximaal inzicht in je héle proces, dus.

Hierdoor is het grote voordeel van process orchestration, dat je echt grip krijgt op je processen, daadwerkelijk álles aan elkaar kunt koppelen – API's, RPA, AI/ML, IoT, de hele rataplan – en dat het een brug slaat tussen business en IT.

Ook voer je constant verbeteringen door vanuit het overzicht dat je hebt. De stroomdiagrammen zijn namelijk een hele visuele, toegankelijke representatie van de processen waar de programmeur mee te maken heeft. Dus het boost ook de samenwerking binnen je organisatie. 

Hoewel procescomplexiteit een hele goede richtlijn is, houdt het natuurlijk geen rekening met de specifieke uitdagingen binnen jouw organisatie. Ben je op zoek naar advies voor jouw vraagstuk? Neem dan gerust contact op met onze experts. Zij helpen je graag op weg, zodat je jouw processen succesvol kunt automatiseren.