Dit is een leuke! Wil je organisatie regie voeren over documenthuishouding, dan was je altijd veroordeeld tot Document Management Systemen. In de praktijk bleken die een blok aan je been, zeker bij een digitale transformatie. Zo werd jouw organisatie – met in de kern hele goede gedachten – dus eigenlijk afgestraft. Maar niet langer! Met een Content Services Platform (CSP) word je eindelijk beloond voor je goede filosofie.
Laten we eerst kort stilstaan bij het falen van Document Management Systemen (DMS). Het probleem zit hem erin dat zo’n DMS valt te karakteriseren als een applicatie; de front-end en de feitelijke documentopslag zijn één geheel.
Dit is eigenlijk een ontwerpfout, want het betekent dat dezelfde gebruikersinterface verschillende vormen van gebruik moet ondersteunen. Dit zorgt voor veel problemen, want op de werkvloer verschilt en verandert alles continu. Er zijn bijvoorbeeld nieuwe wensen van klanten, van medewerkers en van directies. Werkwijzen gaan op de schop, nieuwe wetten moeten worden nageleefd, nieuwe business experimenten moeten ondersteund. Telkens moet IT meebewegen, en snel ook. En wat doet een ‘totaal-DMS’? Die houdt onwrikbaar vast aan diezelfde gebruiksinterface. Om gek van te worden!
DMS opnieuw uitgevonden
Een Content Services Platform (CSP) is fundamenteel anders opgebouwd. Het regelt namelijk uitsluitend ‘de achterkant’ van je documenthuishouding. Met API's verbind je die eenvoudig met de werkprocessen aan de voorkant – voor de één is dat MS Office, voor de ander Autocad – waarbij je het proces van bestandsopslag inricht. Vervolgens kun je versiebeheer toepassen, online samenwerken, voortgang van dossiers bewaken en meer.
Versnel je digitale transformatie
Een CSP versnelt je digitale transformatie zelfs doordat je aan de voorkant continu flexibel blijft, terwijl je basis aan de achterkant goed en stabiel is ingericht. Dat zit zo: met de metadata die voor jouw werkprocessen belangrijk zijn, vorm je een model om bestanden op te slaan en op te roepen. Over het algemeen verandert zo’n model weinig, jouw organisatie heeft steeds min of meer dezelfde soort gegevens nodig. Zo biedt een CSP door de jaren heen juist prettige stabiliteit. Ook wanneer allerlei andere zaken in beweging zijn. Bijvoorbeeld:
Is er een nieuw werkproces, of wordt een bestaand werkproces ingrijpend veranderd? Dan verbind je het CSP opnieuw met het nieuwe werkproces. Het model van de onderliggende bestandshuishouding blijft ongewijzigd. Daar hoef je niks aan te doen.
Is er nieuwe IT in huis? Bijvoorbeeld nieuwe applicaties, manieren van bestandsanalyse en - verrijking of zelfs een geheel nieuw ERP? Dan richt je de front-end opnieuw in, tot een optimaal samenspel tussen het werkproces, de nieuwe technologie en het CSP. De hele documenthuishouding blijft ongewijzigd.
Verandert de wetgeving, waardoor je bijvoorbeeld iets extra moet registreren in de metadata? Dan voer je dat eenvoudig door in het CSP. Of je past de werkwijze aan, zodat je voldoet aan de wet. Maar de fundamenten van je bestandshuishouding veranderen niet.
Snelheid maken
Welke verandering je in de toekomst ook gaat meemaken, met een CSP kun je snel doorpakken! Want de bestandshuishouding hoef je alvast niet opnieuw uit te denken. Dat draait solide op de achtergrond. Alle andere zaken – zoals processen, user-journey, automatisering, front-end – zijn wendbaar. Het CSP beweegt zelfs vrij gemakkelijk en snel met je mee, het is een onderdeel van de zogenaamde ‘composable architecture’.
Klinkt dit interessant? Onze experts hebben een e-book geschreven waarin we precies uitleggen hoe een CSP werkt, zodat jij kunt bepalen of het voor jouw organisatie een oplossing is. Of niet. Je download het e-book hieronder.
Download e-book
Wat is een Content Services Platform?
Hoe CSP je digitale transformatie versnelt.
Wanneer een CSP wel of
niet van waarde is.
Fundamenteel anders dan SharePoint
Maar wat is dan het verschil tussen een CSP en SharePoint? Een terechte vraag, want SharePoint biedt immers ook een plek om documenten op te slaan, samen te werken en versiebeheer toe te passen. Dat klopt, maar er is een groot verschil: SharePoint biedt geen regie op documenthuishouding – het vaste model voor opslag ontbreekt. In plaats daarvan is er een grote vrijheid, dus weinig beheer op de opslag. Dat kan een kracht zijn. Maar wanneer het toch een rommeltje wordt, kan zo’n kluwen van documenten juist ook weer een blok aan je been vormen bij digitale transformatie. Zeker als Records Management of compliance belangrijke pijlers voor je organisatie zijn.
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden?
Get in touch.
