Binnen je bedrijf wil je efficiënter werken, bedrijfsprocessen continu monitoren en repeterende handelingen bij kostbare medewerkers weghalen. Kortom, je wilt automatiseren. Alleen waar begin je? En hoe creëer je hiervoor draagvlak binnen je organisatie?

Automatisering kan namelijk heel intimiderend klinken. Samen met onze partner Camunda hebben wij daar een unieke aanpak voor. Hoe die eruitziet, lees je hier.

Bij automatisering kun je veel tools inzetten, waaronder RPA en iPaaS én proces orkestratie van Camunda. Hoe dit laatste eruitziet? Als eerst integreert deze partner al je applicaties in één platform. Of dit nu state-of-the-art- of legacy-systemen zijn, doet er niet toe. Camunda klikt, schuift en plakt alles aan elkaar. Dit biedt de mogelijkheid om ook alle bedrijfsprocessen samen te brengen in het platform. 

Zo kun je iedere menselijke en systeemtaak in een end-to-end bedrijfsproces, over meerdere afdelingen, stroomlijnen. Camunda doet dit op basis van BPMN-standaarden. Dit betekent dat het alle processen visualiseert in gestandaardiseerde stroomdiagrammen. Hierin zie je direct wat er gebeurt als je processen aanpast, wat het oplevert of welke bottlenecks je daarmee creëert. Zo verbeter je continu je organisatie.

De eerste stap is de “datingfase”, hierin onderzoek je of Camunda een goede match is voor jouw bedrijf en automatiseringsvraagstuk. Dit doen we met een Proof of Concept (POC). Als eerst beschrijven we wat we willen testen; wat voor een proces willen we automatiseren en wat moet dat opleveren? Moet het geautomatiseerde proces bijvoorbeeld veel druk aan kunnen? Of misschien gemakkelijk integreren met andere systemen? 

Wanneer we dat helder hebben, kiezen we vervolgens een proces dat niet zo zichtbaar is binnen de organisatie, want we moeten het ongemerkt kunnen testen. Maar het moet wel representatief zijn voor het grote automatiseringsvraagstuk. Zo’n POC zetten we binnen een aantal dagen tot maximaal een paar weken op. Afhankelijk van de complexiteit van het proces. Dan laten we de automatisering een aantal weken draaien en onderzoeken we of dat de gewenste resultaten oplevert. Als alle lichten op groen staan, is het tijd om op te schalen.

Die tweede stap is het moment dat we draagvlak gaan creëren voor het automatiseringsproject. Door het POC weten we hoe we het automatiseringsvraagstuk gaan aanvliegen, we weten dat het werkt én de juiste voordelen oplevert. Dus nu is het tijd om anderen van onze missie te overtuigen. Dit doen we met een Lighthouse Project. 

Hiervoor kiezen we een proces uit dat niet megacomplex is, maar waarvan de verbeteringen na automatisering zeker voelbaar zijn voor andere medewerkers. Zo maken we mensen enthousiast. Wat dit proces is, is compleet afhankelijk van jouw organisatie en je vraagstuk. Vaak combineren we een Lighthouse Project ook met marketing binnen de organisatie: mailings, posts op het intranet en informatie-avonden over het automatiseren van je bedrijf. Zo krijgen we mensen langzaam maar zeker on board.

Terwijl je je collega’s enthousiasmeert voor automatisering binnen je organisatie, begin je ook met het oprichten van een Centre of Excellence (CoE). Dit is een groep van één of meerdere mensen die wij leren hoe je processen automatiseert met Camunda. Zodat je ons niet meer nodig hebt om processen te automatiseren en te verbeteren. Het CoE kun je zowel centraal, decentraal als gecombineerd organiseren. 

Centraal betekent dat het volledig intern zit, decentraal betekent dat je het uitbesteedt of je maakt hier dus een combinatie van. Je hebt namelijk verschillende skills nodig: programmeren, procesontwerp en governance. Mogelijk heb je alle benodigde skills in huis, maar soms heb je daarbij hulp van buitenaf nodig. De organisatie van het CoE hangt dus helemaal af van jouw bedrijf.

Wanneer je automatisering via deze drie stappen aanpakt, levert dit verschillende voordelen op. Zo verzeker je jezelf tijdens het POC ervan dat je voor een automatiseringsoplossing kiest, die bij jou en je organisatie past. Dat scheelt je een hoop geld op de lange termijn. Je bouwt adoptie in het automatiseringsproces in met het Lighthouse Project. Zo neem je heel bewust alle medewerkers mee in deze nieuwe ontwikkeling voor de organisatie. 

En doordat je met Camunda en deze manier van werken één proces per keer automatiseert, blijf je in control en houd je het beheersbaar. Daarbij leg je de governance van het automatiseren bij één club neer, het CoE, waardoor eenheid wordt gewaarborgd. Doe je dit niet? Dan ontstaat er al snel een wirwar aan automatiseringsinitiatieven en die chaos is moeilijk terug te dringen als die er eenmaal is. Beheersbaar, in control en overzichtelijk automatiseren: daarbij helpen wij je met Camunda.

Wil jij graag met Camunda aan de slag in jouw organisatie? Of wil je graag meer weten over de automatiseringsmogelijkheden? Neem dan contact op.