los empleados de unit4 trabajan de una forma más eficaz

la utilización de GSA permite a los usuarios acceder de manera más rápida y eficiente a la información.

La compañía UNIT4 orientada al desarrollo de software empresarial ha conseguido con los años convertirse en una organización con gran presencia internacional. Esto hace que el seguir progresando de manera equilibrada como compañía sea todo un reto y gracias a dos factores: la localización de sinergias y la cooperación eficaz. Por estos motivos surgieron el deseo y la necesidad de mejorar el Portal del Conocimiento de Unit4, con la idea de convertirlo en un lugar en donde todo el mundo dispusiera de la información necesaria. Además, no sólo era importante hacer que la información relativa al negocio fuese más accesible, sino que uno de los objetivos, fue crear una solución para mejorar el servicio al cliente.

“Aunque el acceso a la información y al conocimiento local era a menudo posible, otras fuentes de datos no eran tan accesibles. UNIT4 ha crecido significativamente en los últimos años, encontrándose en distintas ubicaciones. Por eso existía un acceso limitado a las bases de datos de conocimiento en cada una de ellas. A día de hoy el acceso a la información es fácil y rápidamente recuperable. En la situación previa habría tenido que buscar en el correo varios días y realizar múltiples llamadas para lograr el mismo objetivo”. – Marcel Visser, Director de Proyectos Estratégicos en UNIT4

información en diversas formas, en diversos sistemas

Una vez analizadas las diferentes fuentes de información y conocimiento en la organización, nos dimos cuenta de que había un gran volumen de de datos almacenados de diferente origen y ubicación. Todo en diferentes formas y sistemas como SharePoint o Fileshare. “Aunque el conocimiento local era a menudo fácilmente accesible, resultó muy difícil el acceso a otras localizaciones,” dice Marcel Visser, Director de Proyectos Estratégicos en UNIT4. “Nuestra organización ha crecido significativamente en los últimos años y había un acceso limitado a las fuentes de datos y bases de conocimiento de las distintas oficinas.”

google search appliance

La elección de implementar Google Search Appliance (GSA) como herramienta de búsqueda para el Portal del Conocimiento de UNIT4 ha traído numerosos beneficios a la organización. Este portal se presenta como un único punto de entrada al conocimiento de los consultores y como apoyo en la organización. Esta solución de Google permite indexar documentos automáticamente y asignar su relevancia en función de la búsqueda o consulta realizada desde el propio documento. Esta tecnología permite obtener unos resultados precisos, con un impacto mínimo en la organización interna.

el valor de la información

Para maximizar el valor de la información de manera óptima, queríamos ofrecer algo más que una funcionalidad de búsqueda. El rápido acceso a la información relevante no es lo único importante, sino también la calidad de los resultados que queríamos obtener, dice Emilio Estebánez, Managing Consultant en Incentro. “Por lo tanto, también hemos desarrollado un sistema de clasificación y valoración basado en la GSA. Los usuarios pueden evaluar la calidad de la información que se encuentra. “Esto facilita la búsqueda a otros empleados. Además, existe un top ten de los documentos destacados, pudiendo configurar dicha información para determinados usuarios o empleados específicos.

“El hecho de que UNIT4 sea una organización global, hace que la cooperación se torne como algo de vital importancia. Una de las claves de este proyecto es la disponibilidad de todas las fuentes distribuidas en todo el mundo y también el acceso a las mimas para todas las personas que forman la organización”. – Helmer Bass, Managing Consultant en Incentro

primeros pasos hacia un nuevo portal

El proyecto fue ejecutado en varias fases. En primer lugar, era necesario mapear y dimensionar los entornos de SharePoint y Fileshare, así como el número de documentos y las ubicaciones de los mismos. A continuación, una vez que fuimos conocedores del número exacto de los documentos, comenzamos la implementación en varios países, el Benelux, Noruega y Suecia. “El hecho de que UNIT4 sea una organización global, hace que la cooperación sea algo necesario en la propia compañía, repercutiendo directamente en la satisfacción de los propios empleados, ya que ahora, es todo más sencillo, dice Bass. “Es diferente porque las fuentes de datos están distribuidas en todo el mundo y son accesibles a todos los empleados independientemente de su ubicación.

ampliar y potenciar la utilización de capacidades tecnológicas disponibles en la aplicación

Durante la segunda fase, el objetivo era permitir la conexión e interoperabilidad entre los países y las fuentes conectadas al portal, así como los departamentos de soporte. Esto asegura que UNIT4 pueda proporcionar un mejor servicio a sus clientes, ya que la información es rápidamente recuperable, y puede ser claramente extraída. “Si se lanza una pregunta en el portal, esta puede ser visualizada por cada empleado, permitiendo la colaboración y la participación de todos, en cualquier parte del mundo, obteniendo la misma respuesta a la pregunta o duda formulada por el cliente”, dice Bass. A principios de 2013 se realizaron las tres fases, donde la interfaz de usuario fue optimizada con las últimas características disponibles, como son: la vista previa del documento y la Entidad de Reconocimiento (extracción automática de metadatos). “Otros componentes técnicos fueron convenientemente actualizados a las últimas versiones disponibles”, añade el chef en. “Ahora en UNIT4 hacemos un mejor uso de las últimas posibilidades técnicas gracias a Google Search Appliance e Incentro.”

el resultado: un portal con mucho potencial

La fortaleza derivada de combinar el nuevo portal y la GSA quedó inmediatamente demostrada después de la implantación. “Un empleado de UNIT4 solicitó información de ámbito internacional sobre nuestras experiencias en un sector específico y obtuvo acceso a toda la información solicitada en cuestión de media hora”, dice Visser. “Antes para conseguir el mismo objetivo le hubiese costado varios días de intercambio de emails y de llamadas.” Con este potente portal se ofrece un apoyo efectivo para la sinergia, la colaboración y el intercambio de conocimientos dentro de UNIT4.