ayuntamiento de Ámsterdam : Organización documental y eficiencia mejoradas

soluciones de gestión documental con Alfresco : organización y mejoras en el acceso a la información

Ámsterdam es la capital de los Países Bajos y actualmente la ciudad con mayor extensión del país. Cuenta con 810.00 habitantes en el centro de la ciudad y aproximadamente 1,5 millones en su área metropolitana.
El Ayuntamiento de Ámsterdam recibe diariamente cientos de peticiones que generan documentos que necesitan ser tratados de manera digital. Ante esta situación contactaron con Incentro, como especialista en gestión documental, para analizar las herramientas que aporten soluciones.

objetivo

Dotar al Ayuntamiento de Ámsterdam de las herramientas necesarias para mejorar y adaptar la gestión documental a las nuevas tecnologías y a la normativa vigente.

solución implementada

Incentro realizó el diseño completo de una solución de gestión documental mediante el uso de Alfresco para el departamento de Recaudación del Ayuntamiento de Ámsterdam. Durante el proceso de implementación, se consiguió con éxito la interacción con el resto de aplicaciones, permitiendo el acceso y almacenaje de documentos generados desde las mismas. De esta forma el Ayuntamiento de Ámsterdam pudo cumplir con la normativa vigente.

Adicionalmente se implementó un proceso de recogida de datos de correos entrantes en formato digital, permitiendo así a los diferentes departamentos del Ayuntamiento de Ámsterdam tener mayor control sobre la documentación entrante y saliente.

Gracias a la centralización y almacenamiento de la información en Alfresco, se permite a los integrantes del Ayuntamiento de Ámsterdam la realización de informes y auditorías basándose en un sistema centralizado permitiendo el control y mejora de sus procesos.

Además, desde Incentro continuamos dando soporte y colaborando activamente, implicandonos en el trabajo una vez finalizado.

el resultado

  • Almacenamiento de datos de acuerdo a las normativas vigentes.
  • Centralización de la información
  • Control de acceso a la información.
  • Generación de informes.
  • Digitalización de documentos que son enviados directamente a Alfresco.
  • Realización de filtros de búsquedas específicos y micro sites departamentales

 

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