Un viaje al futuro de la gestión documental.

Un viaje al futuro de la gestión documental.

Grupo Swiftair es una aerolínea líder en el transporte de mercancías y pasajeros, exactamente la segunda de Europa. Seguramente hayas subido –sin saberlo– a uno de sus aviones, porque dan soporte constantemente a aerolíneas de pasajeros de todo el mundo.

¿Qué hicimos?

Optimización de procesos, gestión documental.

Lineas de negocio

Transformación Digital

Industria

Aeronáutica

Lanzamiento

2019

Partners

Alfresco

El proyecto

Del papel a la comodidad.

Los aviones de Grupo Swiftair, por la legislación vigente, deben llevar una gran cantidad de documentación a bordo. Esto es un gasto elevado y constante, porque, aparte de pesar considerablemente, deben actualizarse frecuentemente.

Por eso acudieron a nosotros en busca de una solución a su gestión documental. Y hoy, podemos decir orgullosos que Grupo Swiftair ahorra dinero, tiempo y, sobre todo, toneladas de papel.

El reto

Reinventar un proceso tan complejo como obsoleto.

Más de 500 pilotos, 100 aviones y 160 destinos internacionales. Estos son los enormes números de Grupo Swiftair. Pues cada piloto, en cada avión y ruta, debe tener acceso a los manuales del avión y de distintos sistemas de vuelo que deben ser actualizados constantemente.

Resumiendo: debían imprimir, transportar y cargar toneladas de papel sin parar. Un proceso caro, lento y muy ineficiente a la hora de consultar la documentación.

Por eso, cuando acudieron a Incentro, teníamos clara la misión: Usar la tecnología para rediseñar por completo el sistema de gestión documental de la compañía.

La automatización de procesos es una asignatura pendiente en las empresas españolas de todos los sectores. Grupo Swiftair fue consciente de esta necesidad para mejorar su gestión de manuales desde el primer momento en el que hablamos.

Miguel Cortés, Project Leader en Incentro

El proceso

Eficiencia para ahorrar aún más tiempo y dinero.

Analizando a fondo la situación de partida con nuestro equipo de expertos, descubrimos un factor clave: cada piloto disponía de un iPad para consultar la cartografía aérea. La solución estaba delante de nuestros ojos.

Rápidamente, empezamos a trabajar aprovechando al máximo los recursos de la compañía. Algo que siempre significa un ahorro de tiempo y dinero.

La solución

La tecnología de Alfresco en una app que lo simplifica todo.

Diseñamos y desarrollamos una app para iPad (iOS) en la que los pilotos pueden consultar los manuales de un modo sencillo e intuitivo.

Gracias al software de gestión documental de Alfresco y al servicio de almacenaje en la nube de Amazon (AWS), simplificamos todo el proceso de actualización de manuales a una sola acción: subir los archivos pdf a una plataforma centralizada.

A partir de aquí, nuestra herramienta digital se encarga de actualizar los documentos automáticamente. Y además, envía una notificación instantánea a los iPads de todos los pilotos de Swiftair. Tan simple como recibir un mensaje de WhatsApp.

Y por supuesto, aprovechamos para añadir aún más funciones:

  • -Registro de lectura de los documentos.
  • -Búsqueda por palabras dentro del documento, con texto predictivo.
  • -Permisos de edición o lectura personalizados para cada usuario.
  • -Edición de manuales directamente en Microsoft Word.
  • -Hipervínculos para navegar de un manual a otro o dentro del mismo manual.
  • -Función para difundir avisos instantáneos a todos los usuarios.

El resultado

Una mejora cualitativa con un ahorro cuantitativo.

Gracias a la digitalización del proceso de gestión documental, Swiftair empezó a ahorrar dinero, tiempo e incluso peso en sus aviones desde el primer día.

Pero, quizá aún más importante, nuestro trabajo sirvió para facilitar el suyo. Ahora, pilotos y empleados trabajan de un modo más rápido y seguro, aportando valor allí donde realmente es necesario. Misión cumplida.

Gracias a la solución desarrollada por Incentro, hemos conseguido una herramienta diseñada justo a la medida de nuestras necesidades. Esto ha sido posible solo tras un gran trabajo en equipo llevado a cabo por ambas empresas.

Macarena García, Swiftair

El Equipo

El Equipo

Mónica Castro
Mónica Castro
Mónica Castro
Team Lead

Miguel Cortés
Miguel Cortés
Miguel Cortés
Team Lead

Ángel Mesones
Ángel Mesones
Ángel Mesones
Consultant.