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¿Qué es un ERP?

Adrián Alcorta | 9 de junio de 2021
Tabla de contenido:

En este post vamos a hablar de cuál es la definición de sistema ERP, para qué se utilizan, sus funciones, ventajas y desventajas y cuáles son los ERP más utilizados.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un software de gestión empresarial que se encarga de las operaciones de producción y distribución de una empresa con el fin de unificar y organizar todos los procesos y así poder optimizar y planificar los recursos.

¿Para qué sirve y qué hace un ERP?

Un ERP lo que hace es agilizar el trabajo en los sistemas de producción y distribución de las empresas con el fin de minimizar y agilizar el trabajo de los operarios. Actualmente la forma de trabajar ha cambiado, hay que adaptarse y no se puede seguir trabajando de la forma en la que se hacía hace años. Concretamente un ERP no cambia drásticamente la forma de trabajar sino que lo que hace es poder dar respuesta a los clientes en el menor margen de tiempo posible. Por ejemplo, cada vez que hacemos un pedido y hacemos click en el botón “localizar mi pedido” está funcionando un sistema ERP. Entonces, como vemos aquí, podemos afirmar que es una inversión para una empresa que sin ninguna duda merece la pena ya que aporta rapidez, ahorro en el tiempo de trabajo y es muy sencillo de utilizar.

Ahora bien, debemos dejar claro las diferencias entre un erp y un crm y es que un erp se refiere a la organización en cuanto a los recursos empresariales, mientras que un crm se refiere a la relación entre la empresa y los clientes.

Además de esta diferencia, debemos explicar también la comparativa entre erp y best of breed, por lo que el best of breed nos cubre unas necesidad exclusivas y concretas, mientras que un ERP nos cubre cualquier necesidad que sea aplicable a cualquier departamento y a cualquier gestión.

Funciones y características de un sistema ERP

Ahora vamos a hacer un listado de las funciones y características más relevantes de estos software de negocio:

  • Tendremos acceso a una base de datos completa, específica y centralizada
  • Un ERP se encarga de absorber datos automáticamente
  • La organización del trabajo la tendremos dividida por módulos
  • Los podemos desarrollar por partes desarrollando exclusivamente el código software
  • Es necesario que los diferentes departamentos de la organización trabajen conjuntamente para que el ERP pueda hacer su trabajo a la perfección.

Ventajas y desventajas de usar un ERP en una empresa

Ventajas:

  • Unificación en una misma plataforma: de esta forma tendremos todos los procesos en un mismo lugar pudiendo acceder a todos a la vez desde un mismo software
  • Automatización de procesos: Con el uso de un ERP el trabajo es más sencillo ya que muchos procesos se pueden gestionar de manera automática sin que tenga que hacerlo un empleado
  • Reducción de costes: se reducen los tiempos de trabajo, y además de esto, podremos tener una visión general de la operatividad de la empresa
  • Análisis: Gracias a los ERP podremos ver de forma detallada la información de la empresa
  • Versatilidad: Los ERP se pueden utilizar para cualquier tipo de empresa, adaptándolo al funcionamiento y desarrollo requeridos

Desventajas:

  • Coste: Hay que hacer una inversión inicial aunque bien es cierto que a la larga nos resultará económico
  • Adaptación: Una vez que el ERP está funcionando, tenemos que dar tiempo a que los trabajadores se amolden y se adapten a trabajar de una “nueva forma”. Como todas las cosas nuevas a las que cualquier persona se puede enfrentar, es necesario dar un margen de tiempo para que el trabajador se habitúe y preparare
  • Formación: Hay que formar a los trabajadores que vayan a utilizar el programa para que sepan manejarlo y de el resultado esperado

Cuáles son los ERP más usados

  • SUP BUSINESS ONE, actualmente el ERP más utilizado del mundo
  • GEINFOR ERP una de las empresas con mejor posicionamiento mundial en el mercado ERP
  • SAGE, uno de los ERP más fáciles de usar y debido a esto, también uno de los más utilizados por las empresas
  • MICROSOFT DYNAMICS, este ERP funciona bajo la funcionalidad SaaS, es decir, cada empresa que utilice este ERP solamente pagará por las funcionalidades que necesite y utilice
  • NETSUITE, este está enfocado en exclusiva a aquellas empresas que se dediquen al montaje y la producción. Lo mejor que nos aporta este ERP es que en sus últimas actualizaciones han incluido un sistema en la nube

Conclusiones

En conclusión podríamos decir que la digitalización es necesaria además de haberse vuelto una realidad. El uso de un ERP en una empresa es sinónimo de adelanto, de ventajas, de oportunidades y sobre todo es una forma de anticiparnos a cualquier error que pudiera surgir en la cadena comercial. Un programa ERP debe volverse la base fundamental de nuestra empresa en cuanto a control nos referimos con el fin de conseguir los mejores resultados y así posicionar a nuestra empresa en la cresta de la ola.

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Adrián Alcorta

Adrián es Consultor Informático en Incentro España

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