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Gestión Documental
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Software de gestión documental. Qué son y para qué sirven.

Daniel Salas | 2019 M11 20

En un post anterior explicábamos qué es la gestión documental, para qué sirve y cuales son sus ventajas a la hora de usarla en una organización. En este post profundizaremos en los programas de gestión documental, es decir, el software que nos permitirá gestionar documentos en la empresa.

Lo primero hay que saber diferenciar ECM (Enterprise Content Management) de DMS (Document Management System). El ECM se encarga de organizar y acelerar las tareas repetitivas de una organización, además de gestionar la información de la empresa. Mientras que el DMS únicamente se encargará de gestionar la información de la empresa.

A qué nos referimos si hablamos de un programa de gestión documental

Entonces, cuando hablamos de un programa de gestión documental estamos ante un DMS. Por lo que un Document Management System (Sistema de gestión documental), se refiere a todos aquellos softwares que son utilizados como herramienta para organizar la información y documentación de una empresa.

Qué hace y para qué sirve un software de gestión documental

Un software de gestión documental, entonces, nos servirá para tener toda la información de la empresa catalogada. Es decir, el primer beneficio o ventaja que obtendremos al hacer uso de estos programas informáticos es que el usuario tendrá disponible toda la documentación e información pasada y presente de la empresa. Debido a que toda la documentación de la empresa existente en papel deberá haber pasado un proceso de digitalización previo.

Dicha información, además, deberá estar catalogada de una forma lógica para que sea sencillo encontrarla.

El ECM va a permitir que todos los usuarios autorizados tengan acceso a esa información y puedan disponer del contenido para su uso, o realizar modificaciones sobre este (que también irán quedando registradas en el sistema), ahorrando tiempo y mejorando el rendimiento de los flujos de trabajo de la empresa.

Dónde puede estar un programa de gestión de documentos

Los diferentes programas de gestión documental pueden estar alojados, según tus preferencias, en la nube o en tu ordenador. A día de hoy, prácticamente no nos quedan dudas de que la mejor opción para alojar tu plataforma de gestión documental es usar la nube. Pero veamos las diferencias, ventajas y desventajas de cada uno.

➡️ En la nube

Cuando elegimos el software de gestión documental en la nube, tendremos en cuenta diferentes factores. Por ejemplo, una ventaja es que al gasto inicial que supone hacerse con un gestor documental, no tendremos que añadirle el gasto en hardware que supondría tenerlo alojado en nuestros ordenadores. Básicamente, con un SaaS (Software as a Service) obtenemos un gestor documental a cambio de una cuota mensual.

Por otro lado, un gestor documental alojado en la nube nos permitirá acceder al mismo desde cualquier dispositivo, ordenador o móvil, y cualquier lugar.

Una de las pocas problemáticas que ven algunas empresas en tener el gestor documental alojado en la nube es la seguridad. Aunque, actualmente, las plataformas de gestión documental cuentan con medidas de encriptación y seguridad altísimas y no debería ser una preocupación para las empresas.

➡️ En tu ordenador

La otra opción es alojar dicha información en el propio ordenador, aunque nosotros lo desaconsejamos. La elección más interesante, en caso de no querer alojar tu software de gestión documental totalmente en la nube, sería contratar un sistema de gestión documental que esté alojado en nubes privadas o híbridas, lo que nos dará mayor seguridad sin restringir la movilidad.

Tipos de programas para la gestión documental

Dentro de la inmensa oferta de softwares de gestión documental, existen plataformas gratuitas y plataformas de pago. Dependiendo de algunos factores como por ejemplo para qué quieras utilizar dicho gestor, cuántos usuarios seáis en vuestra organización, etc. te interesará adquirir uno u otro.

➡️ Gestor documental gratuitos y open source

Como indicábamos, en el vasto mercado de la gestión documental, hay opciones gratuitas. Son los conocidos como freeware. Se tratan de herramientas que pueden descargarse, usarse y distribuirse sin ningún tipo de coste. El problema es que dichos softwares de gestión documental gratuitos, a no ser que sean también open source, no permiten realizar cambios en el código fuente. Pero, si contamos con un software open source, podríamos realizar infinidad de cambios sobre el código para adaptar el DMS a nuestras necesidades específicas. Aunque para esto se requieren de altos conocimientos en programación.

➡️ Software de pago para gestionar documentos

Por norma general, una empresa preferirá adquirir un software de gestión documental de pago, principalmente por aportar una mayor confianza en lo que a seguridad se refiere. Aquí, lo que tendrán que decidir es si tener alojada la información en la nube, en el ordenador o en una cloud híbrida. El proveedor del mismo se encargará de todo por tu empresa: gestión, mantenimiento, actualizaciones… Normalmente este tipo de softwares tienen diferentes precios, dependiendo de la licencia y las funcionalidades. Dichas licencias, suelen ser renovables de forma mensual o anual.

Nombres de software para la gestión de documentos

Como hemos indicado, en el mercado contamos con infinidad de DMS y ECM. Algunos de los más populares son los siguientes:

  • Alfresco
  • Google Apps for Work
  • Microsoft SharePoint
  • OpenText Content Suite

Cada uno de estos programas cuenta con unas funcionalidades específicas, por las cuales puede ser una buen opción para trabajar. Es cierto que no se puede decir fácilmente cual es el mejor gestor documental pero, desde nuestra experiencia, consideramos que el software llamado Alfresco, por todas las funcionalidades que ofrece, es el más completo del mercado.

Daniel Salas

Daniel Salas es consultant en Incentro España


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E: daniel.salas@incentro.comT: +34 942284639
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