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¿Qué es RPA y para qué sirve?

Andrei Neghina | 2 de diciembre de 2020
Tabla de contenido:

Dentro de la transformación digital de las empresas, existen infinidad de acciones a llevar a cabo para que esta transformación sea efectiva y productiva. La RPA o automatización robótica de procesos es una de estas implementaciones. Veamos más en detalle qué es y para qué sirve la RPA. La RPA o automatización robótica de procesos (robotic process automation en sus siglas en inglés), lleva ya un tiempo entre nosotros.

Si bien es cierto, aún es una gran desconocida para el público mayoritario y parte del técnico. En Incentro somos expertos en softwares de automatización y BPM (Business Process Management) como Alfresco o UiPath pero, antes de eso, hay que entender que es el software de automatización y, particularmente, la RPA. Hoy veremos qué es, en qué consiste, cómo funciona, las ventajas y desventajas y qué industrias pueden beneficiarse de la RPA.

Qué es la RPA o Automatización Robótica de procesos

Entonces, ¿qué es exactamente la RPA? La automatización robótica de procesos, como se puede leer aquí, es una tecnología por la cual podemos diseñar un software con el que un “robot” imita actividades que realizaría un humano en un sistema informático, ejecutando diferentes acciones de forma inteligente y automática, evitando así, cualquier tipo de falla humana.

Es decir, estos bots, a través de la interfaz de usuario, realizan acciones y se comunican con otros sistemas, donde hacen tareas repetitivas y rutinarias de forma automática y perfecta. La RPA, en definitiva es un software de automatización y está pensada para quitar carga de trabajo mecánico a los empleados de muchas áreas, especialmente, contabilidad, finanzas o administración, donde pueden automatizar el negocio de manera sencilla.

Cómo funciona la automatización robótica de procesos RPA

Un bot es capaz de imitar cualquier acción que realice un ser humano en una aplicación. Puede iniciar sesión, mover archivos de una carpeta a otra, copiar y pegar datos, rellenar formularios, recopilar información estructurada y semiestructurada, abrir correos y descargar archivos adjuntos, hacer cálculos…

Prácticamente cualquier cosa que se te ocurra que hagas en un software u online, un bot la puede hacer aplicando la RPA. Las únicas premisas serían que sea una acción repetitiva, de alto volumen y dirigida por reglas para automatizar el negocio.

Para qué sirve la RPA

Como ya venimos diciendo, la RPA es un software de automatización que sirve para que un bot realice tareas redundantes en nuestro lugar. De esta forma aumentaremos la productividad de los trabajadores de una empresa y evitaremos posibles errores debido a la realización del trabajo por parte de un humano.

La RPA se puede aplicar en cualquier BPM (Business Process Management) puesto que puede ser integrado con cualquier otra herramienta y, de esta manera, aprovecharse mutuamente de la automatización del negocio.

Ventajas de utilizar RPA y robots de software

Como ya habrás podido deducir, la automatización robótica de procesos cuenta con múltiples ventajas para las empresas. Los beneficios de la robotización (RPA) son los siguientes:

  • Alta precisión: Como comentábamos, un software de automatización, al realizar las tareas un robot en vez de un humano, no hay posibilidad de error si está bien configurado.
  • Monitorización: Una vez el RPA esté configurado correctamente, el bot realizará las acciones exactas que le hayamos mandado sin errores pero, en cualquier caso, estas acciones quedarán registradas y podremos monitorizar todo su trabajo.
  • Gran ahorro de costes: Invertir en una RPA se trata de una inversión con un retorno muy rápido, puesto que veremos resultados de rentabilidad en los primeros meses. Se calcula que según el tipo de implementación, se pueden reducir los costes de procesamiento hasta un 80% en menos de un año.
  • Escalable: Quizá te interese probar un RPA para automatizar una parte del negocio y, una vez veas los resultados, ir haciéndolo crecer. No hay problema. La RPA es altamente escalable y aplicable a muchos ámbitos de la empresa de forma rápida y sencilla para que realicen multitud de tareas en paralelo.
  • Mayor productividad: Como ya hemos señalado, otro de los beneficios de la robotización es la productividad traducida en mayor velocidad al quitar trabajo mecánico a los empleados para que se dediquen a realizar tareas que puedan aportar valor añadido a la empresa.

Industrias que se pueden beneficiar de la RPA

La RPA se puede aplicar a cualquier tipo de empresa que cuente con procesos repetitivos susceptibles de ser automatizados. Un software de automatización o un BPM puede servir para automatizar algunos ejemplos de tareas que son generales para cualquier empresa:

  • Gestión administrativa: Alta de clientes, proveedores y empleados; gestión de facturas, presupuestos, pagos… Cualquier cosa relacionada con las finanzas y la contabilidad puede ser automatizada con la RPA.
  • Gestión de logística: Por ejemplo, si cuentas con un eCommerce o una empresa que tiene que enviar productos, podrás utilizar la RPA para enviar notificaciones a tus clientes y proveedores sobre todo el estado de sus pedidos.
  • Gestión del CRM: Picar datos es algo tedioso, aplicando la RPA en tu CRM, podrás actualizar tu base de datos de manera automática.
  • Marketing Online: La RPA es aplicable a muchas acciones de marketing para hacerlas de forma automatizada como el envío masivo de emails o las conversaciones automatizadas, lo qué es un chatbot. ¿O acaso crees que cuando rellenas un formulario y al minuto tienes un email en tu cuenta estaba una persona preparada para enviartelo? ¿O que había una persona trabajando 24/7 en el chat empresarial?
  • Creación de informes y envío de los mismos: Desde un resultado médico, hasta los resultados de ventas del Q1 de tal comercial. Cualquier informe puede ser automatizado para que la RPA lo genere en unos minutos y te lo envíe.

Por lo que, si lo aplicamos a verticales, las principales que se podrían beneficiar de la robotización serían Banca, Seguros, Salud, Manufacturing, Telecomunicaciones y Energía. Pero, como decimos, existen muchas acciones aplicables a la RPA que pueden beneficiar a cualquier tipo de empresa.

RPA y UiPath

Existen numerosos software de automatización robótica y en Incentro somos partners de UiPath, el cual es considerado uno de los mejores de su sector según el Magic Quadrant de Gartner que lo considera Líder en este 2020.

UiPath aplica la inteligencia artificial para crear un software de automatización personalizado a las necesidades de tu empresa. Crea junto a ti flujos de trabajo, analizando la documentación que le aportes, y de esta forma aplicará diferentes acciones para los robots. Una vez hecha la implementación de las acciones, estos se pondrán en marcha realizando las tareas que se les ordenó. Tú, como humano, podrás ver en todo momento lo que están haciendo y de esta forma equilibrar sus acciones con las necesidades del negocio.

Diferencias entre RPA y BPM

Hemos mencionado arriba los BPM para hablar de RPA pero no se tratan exactamente de lo mismo. Cuando se habla de transformación digital de las empresas, a menudo veremos estas dos siglas juntas o hablando de cosas similares, pero ¿qué las diferencia?.

BPM y RPA son diferentes pero complementarias y las principales diferencias son las siguientes. Un software BPM, como puede ser Alfresco, busca automatizar procesos genéricos y amplios dentro de la empresa, por los cuales, el humano también estará involucrado en ellos. Es decir, mejorará la forma de trabajar de manera general en esa empresa. Por lo que estamos ante una automatización a nivel corporativo y el retorno de la inversión no será tan inmediato, como el la RPA.

Por otro lado, la RPA como hemos mencionado, se trata de un software de automatización de procesos muy concretos, donde el humano es completamente reemplazado por el robot y no necesita de este para trabajar. Define unos flujos de trabajo muy específicos para esas tareas específicas. No aplica, en absoluto, al cómputo global de la empresa.

Un ejemplo de BPM creado por nosotros, por ejemplo, es la gestión de manuales de vuelo con Swiftair, por la cual los pilotos debían revisar toda la documentación alojada en Alfresco y realizar diferentes “checks” dentro de la aplicación creada ad hoc. Una tarea que implicaba varias fases, departamentos y la acción humana.

Un ejemplo de RPA, podría ser cualquiera de los mencionados arriba, por ejemplo, el envío de emails automáticos cuando un usuario haya realizado una acción determinada en tu web.

Conclusiones

En definitiva, si queremos estar a la cabeza de la transformación digital, utilizar la automatización de procesos robótica será muy interesante para automatizar nuestro negocio y llevarlo al siguiente nivel. Los beneficios de la robotización mencionados arriba creemos que son más que suficientes para que cualquier empresa se plantee su aplicación.

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Andrei Neghina

Andrei Neghina es consultant en Incentro Spain

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