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Qué es un OMS (Order Management System)

Ángela Arce | 14 de julio de 2021
Tabla de contenido:

En este post vamos a hablar sobre qué es OMS o sistema de gestión de pedidos. Muchas veces nos hemos preguntado cómo las empresas pueden llegar a gestionar tanto volumen de pedidos, pues aquí está una de las soluciones, a través de programas como este del que vamos a hablar hoy.

¿Qué es un Order Management System o sistema de gestión de pedidos?

Vamos a empezar dando la definición de Order Management System o en español sistema de gestión de contenidos, que es la función que hace un software para controlar las entradas y los procesamientos de los pedidos que se llevan a cabo en las diferentes empresas. Aquí su finalidad es impulsar la digitalización, aumentar la medición y mejorar los procedimientos entre otras cosas. El entramado empresarial ha cambiado mucho hasta el punto de necesitar determinados programas para cualquier punto de los procesos tanto de compras como de ventas. El sector retail es un ejemplo de cambios abismales y este post es un claro ejemplo de ello.

¿Qué debe hacer un OMS?

Sin tener en cuenta el tamaño de la empresa, un OMS debe de tener una serie de características y dependiendo de la empresa necesitaremos unos softwares más o menos potentes. Pero, ¿Qué debe hacer un OMS?

Monitorizar todos los pedidos

La monitorización de los pedidos es posiblemente la bondad más importante de estos programas. En el momento que una empresa comienza su crecimiento, está claro que necesita unos medios para poder controlar los pedidos, es aquí donde entra a trabajar el sistema de gestión de pedidos tanto para la propia empresa como para los compradores.

Gestionar el inventario

El procesamiento de los pedidos afecta también al resto de la cadena de una empresa, cada pedido realizado con éxito entra también a formar parte del inventario por lo que hay que tener muy controlado nuestro inventario para que el resto de partes de la cadena funcionen correctamente.

¿Qué problemas pueden surgir si esto no lo hacemos bien?

  • Una errónea previsión
  • Excedencia de productos
  • Sobreventa

Facilitar los pedidos

El OMS no solo nos registra los pedidos realizados y nos ayuda a llevar a cabo un correcto seguimiento del inventario, ahora también nos facilita que los productos lleguen correctamente al comprador. Con un buen OMS y sobre todo con una buena gestión, conseguiremos agilizar todos estos procesos sirviéndonos de ayuda a la producción general de la empresa.

Tipos de sistemas para gestión de pedidos

Como ya hemos hablado al comienzo de este artículo, dependiendo de las características de las empresas necesitaremos OMS más o menos potentes. Podemos distinguir entre 5 opciones diferentes:

  • Administración manual de pedidos
  • Empleo de una plataforma de comercio electrónico headless
  • Programa de gestión de pedidos autónomo
  • Software de plataforma de venta retail para empresas (un ERP)
  • Plataforma de operaciones digitales para el comercio retail

Ventajas de utilizar un OMS o sistema de gestión de pedidos

A lo largo de este post hemos dado ya varios matices de la importancia que tiene utilizar un sistema de gestión de pedidos pero vamos a ahondar más en las diferentes ventajas:

Un buen servicio al cliente

Este punto es clave ya que muchas veces los clientes necesitan ayuda concreta y al momento en los procesos de compra. Por otro lado, seleccionar y comprar productos en una sola operación reduce la espera en la entrega de los pedidos. También podemos decir que el buen trabajo del equipo de atención al cliente conlleva a que los pedidos complejos se solucionen de una forma más rápida. Aquí también tiene relevancia un CRM, un programa que acumula toda la información necesaria de los clientes.

Ahorro de tiempo

al emplear este software, ahorramos tiempo ya que este tipo de procesos implica mucha mano de obra.

Gestión del inventario

En muchas ocasiones, cuando una empresa sufre un aumento concreto en los pedidos, normalmente aumentan notablemente los tiempos de entrega con todo lo que conlleva esto tanto para el cliente como para la propia empresa, por eso con un buen OMS podremos evitar esto automatizando los pedidos.

Concreción

No hay mejor reputación para una empresa o tienda online que hacer correctamente un pedido por primera vez, por eso, con un sistema de gestión de pedidos esto es mucho más sencillo y fiable que si por lo contrario lo hacemos de manera manual ya que conseguiremos reducir considerablemente los posibles fallos o errores.

¿Cuándo es necesario un sistema de gestión de pedidos?

En el preciso momento que vemos que no podemos gestionar correctamente los pedidos, es cuando necesitaremos contar con un OMS para que todo este proceso, además de ser más sencillo, sea más exacto y menos duradero. Si tienes problemas con algunos de los siguientes aspectos, es señal de que necesitarás implementar un sistema de gestión de pedidos en tu empresa:

  • Si tardas más de 10 días en el procesamiento de los pedidos.
  • Problemas a la hora de gestionar pedidos provenientes de diferentes canales tales como web o tienda física.
  • El procesamiento tarda varios días lo que conlleva que el plazo de entrega se ralentice.
  • Tener errores como por ejemplo enviar un producto de manera incorrecta o a una dirección que no es la exacta.
  • ...

Conclusiones

A lo largo de este artículo hemos podido ver todas las características y ventajas que nos proporciona una buena gestión de los pedidos, desde el momento en el que se genera una compra, pasando por el proceso de gestión hasta el momento de la deliberación o entrega. Todo aquello que podamos implementar para reducir el tiempo en los trabajos y sobre todo, mejorar la relación con el cliente es bueno para conseguir que nuestra empresa tenga una buena reputación en todos los sentidos.

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Ángela Arce

Ángela es Consultora Informática en Incentro España

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