Para muchas organizaciones, la digitalización se ha convertido en una prioridad estratégica, y Makro, el mayorista de autoservicio, no es una excepción. Esther Struiksma, responsable del Centro de Servicios de RR.HH. en Makro, se ha propuesto liderar una transformación digital en su equipo. Incentro presentó a Makro la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y su nueva “compañera digital,” la robot Mieke, quien ha demostrado ser una incorporación excepcional.

La digitalización puede lograrse de múltiples formas, pero requiere tiempo y atención tanto del equipo de negocio como del departamento de TI. “Nos encontrábamos con el mismo obstáculo una y otra vez: una alta carga de trabajo que fluctuaba constantemente. Aunque suene extraño, esto nos bloqueaba. Teníamos muchas ambiciones para avanzar en proyectos clave, pero estábamos atrapados en un círculo vicioso al no poder liberar tiempo para iniciarlos,” explica Esther. Era necesario reducir la presión operativa para poder dedicar tiempo a temas estratégicos.

Esther optó por una solución innovadora y sostenible para reducir la carga de trabajo en su departamento al implementar RPA. “Solo conocía RPA de oídas, pero no sabía realmente todo lo que podía hacer. Lo que me encanta de esta tecnología es que utiliza la interfaz de usuario de las aplicaciones, sin alterar los sistemas internamente. Solo debíamos analizar el proceso y decidir qué pasos queríamos automatizar.”

Con RPA, procesos completos pueden ser ejecutados por un colaborador digital. La robot replica con precisión las tareas de los empleados y las realiza de forma rápida y sin errores. Además, una robot trabaja 24/7, procesando las transacciones de inmediato.

Un análisis inicial de procesos permitió identificar aquellas tareas que ocupaban una gran parte del tiempo del equipo y que podían automatizarse con RPA. Los resultados señalaron áreas donde la carga operativa podía reducirse significativamente. “Cuando vimos el tiempo que podíamos ahorrar, me emocioné; ¡era mucho!” comenta Esther.

La implementación de la robot tomó dos meses. Primero, optimizamos el proceso y luego configuramos la robot. Los empleados involucrados en el proceso participaron activamente en el diseño de la robot. Esther está encantada de que su equipo haya acogido a su nueva compañera digital y esté comprometido con el cambio: “Están motivados y ven que esta herramienta les permite centrarse en temas más estratégicos.”

Hoy en día, Mieke, como el equipo ha llamado a la robot, está completamente integrada en las operaciones diarias. Gestiona de manera autónoma todas las incorporaciones en SAP, agilizando el proceso y reduciendo la carga de trabajo manual.

Según Esther, el rol de Mieke seguirá creciendo: “Antes, cuando aumentaba la carga de trabajo, siempre necesitábamos contratar a alguien más. Ahora veo que esto es una solución mucho más sostenible. Así puedo gestionar los desafíos de capacidad de manera escalable y, además, el conocimiento permanece en el sistema.”

Actualmente, Mieke está en proceso de capacitación para gestionar también las bajas médicas, renovaciones de contrato y salidas de empleados, liberando así aún más tiempo para el equipo.

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